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Lieferungen - 629738-2020

24/12/2020    S251

Deutschland-Berlin: Softwarepaket und Informationssysteme

2020/S 251-629738

Bekanntmachung vergebener Aufträge

Ergebnisse des Vergabeverfahrens

Lieferauftrag

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: HOWOGE Wohnungsbaugesellschaft mbH
Postanschrift: Ferdinand-Schultze-Straße 71
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 13055
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Herr Jens Mutscher
E-Mail: jens.mutscher@howoge.de
Telefon: +493 054642392
Fax: +493 054642393
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.howoge.de
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere: landeseigenes Unternehmen
I.5)Haupttätigkeit(en)
Wohnungswesen und kommunale Einrichtungen

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Inputmanagement und Dokumentenmanagementsystem

Referenznummer der Bekanntmachung: VG-075-20
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
II.1.3)Art des Auftrags
Lieferauftrag
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Die HOWOGE Wohnungsbaugesellschaft mbH (nachfolgend HOWOGE) ist ein städtisches Berliner Wohnungsunternehmen mit einem Bestand von rd. 60 000 Wohn- und Gewerbeeinheiten. Bis 2025 will die HOWOGE ihr Portfolio deutlich erweitern. Derzeit sind mehr als 800 Mitarbeiter bei der HOWOGE angestellt. Die Digitalisierungsstrategie beinhaltet die Einführung eines zentralen Inputmanagements ggf. mit Unterstützung durch einen Dienstleister für Business Process Outsourcing (nachfolgend BPO) sowie eines Dokumentenmanagementsystems (nachfolgend DMS) zur unternehmensweiten Verwaltung von Dateien, Dokumenten und sonstigen Informationen in mehreren Phasen; dies ist Gegenstand dieses Vergabeverfahrens.

II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.1.7)Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.)
Wert ohne MwSt.: 1.00 EUR
II.2)Beschreibung
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE3 BERLIN
II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Beauftragung eines Dienstleisters im Bereich Inputmanagement. Die Leistungen beinhalten eine vom Auftragnehmer zu liefernde und zu pflegende Softwarelösung für das elektronische Erfassen der Eingangspost sowie die unternehmensweite Weiterverarbeitung in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit elektronischen Archiv inklusive aller weiter notwendigen Komponenten für die HOWOGE.

Die nachfolgenden Merkmale und Funktionen beschreiben die angestrebte Softwarelösung (keine abschließende Aufzählung):

— Posteingangsverarbeitung Papierpost (Postlogistik):

— Postfach oder Einrichtung einer Poststelle vor Ort,

— Belegaufbereitung/Vorsortierung,

— Digitalisierung,

— Klassifizierung und Metadatenerfassung zur Postlenkung (z. B. Ermittlung von Absender, Zuordnung zu Empfänger und Geschäftsvorfall; bei Rechnungen ggf. manuelle Vorkontierung durch Dienstleister),

— Qualitätskontrolle,

— Zwischenlagerung,

— ggf. Re-Scan,

— Vernichtung,

— Elektronische Post:

— Postlenkung von E-Mails mittels Indizierung (wie bei Papierpost),

— Unterstützung papierloser Eingangskanäle: E-Mail, XRechnung, CSV, ..,

— Rechnungserfassung und -kontierung,

— Anbindung an (unter anderem):

— SAP-ERP-System,

— SAP HCM,

— Easysquare der Firma Promos,

— Bereitstellen eines Dokumentenmanagementsystems,

— Bereitstellen eines elektronischen Archivs.

Im Projekt ist die Umsetzung folgender Teilprojekte vorgesehen:

1. Aufbau des zentralen Inputmanagements,

2. Bereitstellung DMS und Archivsystem,

3. Einrichtung einer Ablagestruktur nach Vorgaben des Auftraggebers,

4. Anbindung Externe Applikationen,

5. Migration der Bestandsdokumente aus dem bestehenden MFDWin-Archiv.

Die angestrebte Lösung soll einem Portalgedanken folgen. Sie soll nicht nur internen, sondern auch externen Mitarbeitern bereitgestellt werden und muss demnach projektbezogen selektive beschränkte Zugänge auf Datenbestände ermöglichen.

II.2.5)Zuschlagskriterien
Qualitätskriterium - Name: Erfüllungsgrad der Leistungskriterien / Gewichtung: 20
Qualitätskriterium - Name: Lösungsskizze / Gewichtung: 10
Qualitätskriterium - Name: Angebotspräsentation in Bezug auf die Szenarien / Gewichtung: 30
Kostenkriterium - Name: Preis / Gewichtung: 40
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: ja
Beschreibung der Optionen:

1. Option des Auftraggebers, den Auftragnehmer während der Vertragslaufzeit mit zusätzlichen Leistungen, insbesondere bei technologischen oder rechtlichen Neuerungen und/oder Änderungen, die sich auf die Softwarelösung auswirken oder für die Erweiterung des Systems hinsichtlich eines Outputmanagements, zu beauftragen,

2. Option zur Anpassung der Vertragspreise,

3. Option zur Anpassung der Service Level Agreements (SLA),

4. Option zur Beauftragung von weiteren Teilprojekten und zusätzlichen erforderlichen Leistungen im Zusammenhang mit den Vertragsleistungen wie bspw. Coaching, Einsatzunterstützung etc.

5. 5. Der zu vergebende Auftrag beinhaltet die Option für die nachfolgenden Wohnungsbaugesellschaften des Landes Berlin und deren Konzerngesellschaften, die Vertragsleistungen zu den Vertragskonditionen ebenfalls zu beziehen: degewo AG, Potsdamer Straße 60, 10785 Berlin; Gewobag Wohnungsbau-Aktiengesellschaft Berlin, Bottroper Weg 2, 13507 Berlin; WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH, Dircksenstraße 38, 10178 Berlin; Stadt und Land Wohnbauten-Gesellschaft mbH, Werbellinstraße 12,12053 Berlin; GESOBAU AG, Stiftsweg 1, 13187 Berlin.

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Verhandlungsverfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2020/S 130-318620
IV.2.8)Angaben zur Beendigung des dynamischen Beschaffungssystems
IV.2.9)Angaben zur Beendigung des Aufrufs zum Wettbewerb in Form einer Vorinformation

Abschnitt V: Auftragsvergabe

Ein Auftrag/Los wurde vergeben: ja
V.2)Auftragsvergabe
V.2.1)Tag des Vertragsabschlusses:
23/11/2020
V.2.2)Angaben zu den Angeboten
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 1
Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 2
Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein
V.2.3)Name und Anschrift des Wirtschaftsteilnehmers, zu dessen Gunsten der Zuschlag erteilt wurde
Offizielle Bezeichnung: DATASEC information factory GmbH
Postanschrift: Welterstraße 57
Ort: Siegen
NUTS-Code: DEA5A Siegen-Wittgenstein
Postleitzahl: 57072
Land: Deutschland
Internet-Adresse: www.datasec.de
Der Auftragnehmer ist ein KMU: ja
V.2.4)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses (ohne MwSt.)
Ursprünglich veranschlagter Gesamtwert des Auftrags/des Loses: 1.00 EUR
Gesamtwert des Auftrags/Loses: 1.00 EUR
V.2.5)Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen
Es können Unteraufträge vergeben werden
Wert oder Anteil des Auftrags, der an Dritte vergeben werden soll
Wert ohne MwSt.: 1.00 EUR

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3)Zusätzliche Angaben:
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Berlin
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
Telefon: +493 090138316
Fax: +493 090137613
Internet-Adresse: https://www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaft/wirtschaftsrecht/vergabekammer/
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der Vergabestelle binnen 10 Kalendertagen zu rügen, § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB. Bei Verstößen, die aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, hat die Rüge gegenüber der Vergabestelle bis spätestens zum Ablauf der Angebots- oder Bewerbungsfrist zu erfolgen (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 und 3 GWB). Teilt die Vergabestelle mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann innerhalb von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der oben genannten Vergabekammer schriftlich gestellt werden (§§ 160 Abs. 3 Nr.4, 161 Abs. 1 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Nachprüfungsantrag der Vergabestelle erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder elektronisch) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 Abs. 2 GWB).

VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Berlin
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
Telefon: +493 090138316
Fax: +493 090137613
Internet-Adresse: http://www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaft/wirtschaftsrecht/vergabekammer/
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
22/12/2020