Dienstleistungen - 631202-2020

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24/12/2020    S251

Deutschland-Hemer: Scanning

2020/S 251-631202

Auftragsbekanntmachung

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: Südwestfalen-IT
Postanschrift: Sonnenblumenallee 3
Ort: Hemer
NUTS-Code: DEA58 Märkischer Kreis
Postleitzahl: 58675
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Herr Strecke, Leiter Abteilung Recht
E-Mail: strecke@citkomm.de
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.sit.nrw
I.2)Informationen zur gemeinsamen Beschaffung
Der Auftrag wird von einer zentralen Beschaffungsstelle vergeben
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YYVD722/documents
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YYVD722
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere: Kommunaler Zweckverband
I.5)Haupttätigkeit(en)
Andere Tätigkeit: IT und Digitalisierung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Südwestfalen-IT – Rahmenvertrag über die Digitalisierung von Posteingängen

Referenznummer der Bekanntmachung: SIT 02/2020
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
79999100 Scanning
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Die Südwestfalen-IT beabsichtigt den Abschluss eines Rahmenvertrags zur Digitalisierung von Posteingängen für ihre Mitgliedskommunen insbesondere in den Bereichen Verkehrsordnungswidrigkeiten und Rechnungsverarbeitung. Hiervon umfasst sind u. a. die Bündelung von Posteingangsströmen für bestimmte Leistungsprozesse, die Digitalisierung und Indizierung der Posteingangsdokumente, deren sichere elektronische Bereitstellung sowie die Aufbewahrung der Original-Dokumente.

Der Zeitpunkt, ab welchem der Auftragnehmer Leistungen ggü. den bezugsberechtigten Körperschaften zu erbringen hat, ist der 5.5.2021 (0:00 Uhr).

Der Leistungserbringung geht eine achtwöchige Testphase voraus.

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
79999000 Scanning und Rechnungsstellung
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DEA58 Märkischer Kreis
II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Der Auftragnehmer übernimmt auf Abruf durch Einzelbeauftragung die Digitalisierung von Posteingängen und Schriftstücken für die bezugsberechtigten Kommunen des Zweckverbandes Südwestfalen-IT. Vom Auftragnehmer wird erwartet, dass er die Dienstleistung in eigener Verantwortung, d. h. in von ihm bereitzustellenden Räumlichkeiten und mit von ihm bereitzustellenden Hardware-, Software- und Personal-Ressourcen betreibt.

Die Südwestfalen-IT ruft dabei die digitalisierten Posteingangsdokumente vom Auftragnehmer ab und verteilt sie an die bezugsberechtigten Kommunen im Zweckverband.

Der bisherige Scandienstleister führt bislang die Digitalisierung der Posteingänge im Bereich Verkehrsordnungswidrigkeiten für derzeit 3 der bezugsberechtigten Kommunen sowie im Bereich des kreditorischen Rechnungsworkflows für derzeit 2 der bezugsberechtigten Kommunen durch.

Es besteht die Absicht, die Digitalisierung von Posteingangsdokumenten und Aufbewahrung der Originaldokumente auf weitere Fachbereiche und Leistungsprozesse der Verbandsmitglieder auszuweiten.

Die Laufzeit der aus der Rahmenvereinbarung abgerufenen Einzelverträge zwischen den bezugsberechtigten Körperschaften und dem Auftragnehmer beträgt 4 Jahre. Die Laufzeit verlängert sich automatisch einmalig um 2 weitere Jahre, sofern die bezugsberechtigte Körperschaft nicht vor Ablauf der 4 Jahre mit einer Frist von 3 Monaten kündigt.

Maximal können die bezugsberechtigten Körperschaften Scandienstleistungen mit Gesamtkosten in Höhe von 690 000,00 EUR (netto) aus dem Rahmenvertrag abrufen. Sobald dieser Wert erreicht ist, kann aus dem Rahmenvertrag kein Abruf mehr erfolgen.

Der Auftragnehmer hat auf Abruf durch Einzelbeauftragung durch die jeweilige bezugsberechtigte Kommune über einen Zeitraum von bis zu max. 6 Jahren folgende Leistungen zu erbringen:

— Bündelung von Posteingangsströmen für bestimmte Leistungsprozesse oder Fachbereiche mehrerer Nutzerkommunen in verschiedenen PLZ-Bezirken im Einzugsgebiet an einem zentralen Ort.

— Digitalisierung und Indizierung der Posteingangsdokumente gemäß den in dieser Leistungsbeschreibung spezifizierten Anforderungen.

— Sichere elektronische Bereitstellung der digitalisierten Eingangsdokumente und Metadaten für die Südwestfalen-IT.

— Aufbewahrung der Original-Eingangsdokumente inklusive deren physischer Bereitstellung oder Vernichtung auf Anforderung durch die Nutzerkommune.

— Bedarfsorientierten Anpassung der beim Auftragnehmer eingesetzten Hardware, Software und Prozesse zur Erfüllung der Leistungs- und Qualitätsanforderungen der Nutzerkommune (Change Request Management zur Ausweitung und Optimierung des Services auf weitere Leistungsprozesse) sowie Beratung im Zusammenhang mit der Ermittlung und Konzeption technischer und organisatorischer Anforderungen für die Ausweitung des Service-Angebots auf weitere kommunale Leistungsprozesse.

— Implementierung und Überwachung von Maßnahmen und Verfahren zur Einhaltung des Datenschutzes und zur Erfüllung der Anforderungen zur Datensicherheit.

— Bereitstellung von Berichten und statistischen Daten zur Leistungserbringung.

— Erfüllung der vom Auftraggeber in Abstimmung mit den Nutzerkommunen definierten Kriterien und Parameter zur Messung und Bewertung der Leistungsqualität.

II.2.5)Zuschlagskriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
II.2.6)Geschätzter Wert
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Laufzeit in Monaten: 48
Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein
II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: ja
Beschreibung der Optionen:

Es besteht die Option, den Gegenstand des Rahmenvertrages über die Bereiche Verkehrsordnungswidrigkeiten und kreditorisches Rechnungswesen hinaus auf weitere Fachbereiche und Leistungsprozesse zu erweitern, soweit dem Auftragnehmer auch insoweit eine Digitalisierung von Posteingangsdokumenten und Aufbewahrung der Originaldokumente möglich und zumutbar ist.

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

a) Schriftliche Unternehmensdarstellung/Firmenprofil.

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Eignungskriterium sind

a) der in den letzten 3 Jahren erzielte Gesamtumsatz brutto; dieser ist mit dem Angebot getrennt nach Jahren mitzuteilen,

b) der in den letzten 3 Jahren erzielte Gesamtumsatz brutto im Bereich „Scannen“; dieser ist mit dem Angebot getrennt nach Jahren mitzuteilen;,

c) der bestehende Betriebshaftpflichtversicherungsschutz; dieser ist mit Angebotsabgabe durch einen vom Versicherer ausgestellten Nachweis zu erbringen.

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

Zu a): Bieter müssen in den letzten 3 Jahren jeweils einen Gesamtumsatz von 2 Mio. EUR brutto erzielt haben.

Zu c): Bieter müssen über eine Betriebshaftpflichtversicherung in Höhe von 500 000,00 EUR verfügen. Der durch den Versicherer ausgestellte Ausweis darf im Zeitpunkt der Angebotsabgabe nicht älter als 6 Monate sein.

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Eignungskriterien sind

a) die Anzahl der Beschäftigten insgesamt zum Ende des Jahres umgerechnet auf Vollzeitkräfte in den letzten 3 Jahren,

b) die Anzahl der Beschäftigten im Bereich „Scannen“ zum Ende des Jahres umgerechnet auf Vollzeitkräfte in den letzten 3 Jahren,

c) die Angabe der mit den durchzuführenden Arbeiten betrauten Verantwortlichen für die kaufmännische Abwicklung,

d) die Angabe der mit den durchzuführenden Arbeiten betrauten Verantwortlichen für die technischen Belange,

e) die Erfahrung zur Durchführung von Leistungen vergleichbarer Art; diese ist anhand von Referenzen im Bereich Scandienstleistungen mitzuteilen.

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

Zu a): Bieter müssen in den letzten 3 Jahren jeweils mindestens 40 Vollzeitäquivalente beschäftigt haben.

Zu e): Bieter müssen mindestens 3 vergleichbare Referenzen aus dem Bereich der Scandienstleistungen benennen. Es werden nur Leistungen berücksichtigt, die seit 12/2014 erbracht wurden/werden. Es werden nur Referenzen berücksichtigt, die eine Mindestlaufzeit von 3 Jahren aufweisen.

III.2)Bedingungen für den Auftrag
III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal
Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Offenes Verfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem
Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung
Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 22/01/2021
Ortszeit: 14:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:
Deutsch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
Das Angebot muss gültig bleiben bis: 19/02/2021
IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote
Tag: 22/01/2021
Ortszeit: 14:00

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.3)Zusätzliche Angaben:

1) Es wird darauf hingewiesen, dass allein der Inhalt der vorliegenden europaweiten Veröffentlichung im Supplement zum Amtsblatt der EU maßgeblich ist, wenn die Bekanntmachung zusätzlich in weiteren Bekanntmachungsmedien veröffentlich wird und der Bekanntmachungstext in diesen zusätzlichen Bekanntmachungen nicht vollständig, unrichtig, verändert oder mit weiteren Angaben wiedergegeben wird.

2) Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich elektronisch auf dem Vergabeportal DTVP zur Verfügung gestellt. Die Beantwortung von Fragen zum Verfahren sowie sämtliche Kommunikation zwischen den Beteiligten und der Vergabestelle erfolgt ausschließlich über das o. g. Vergabeportal. Beteiligte sind daher im eigenen Interesse gehalten, die dort für diese eingerichteten Postfächer regelmäßig auf neue Informationen der Vergabestelle zu kontrollieren; hierzu wird eine Registrierung empfohlen.

3) Für die Einreichung von Angeboten sind die bereitgestellten Vordrucke zu verwenden. Die Vordrucke sowie die weiteren Unterlagen zum Verfahren können über das o. g. Vergabeportal abgerufen werden.

4) Angebote können nur elektronisch über das Bietertool im Projektraum eingereicht werden.

5) Von den Bietern ist ferner eine Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen i. S. d. §§ 123, 124 GWB sowie eine Eigenerklärung gemäß § 19 Abs. 3 MiLoG einzureichen.

Bekanntmachungs-ID: CXP4YYVD722

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Ort: Münster
Postleitzahl: 48147
Land: Deutschland
Fax: +49 251411-2165
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Nach § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis 4 GWB ist der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens unzulässig, soweit:

1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
22/12/2020