Tjenesteydelser - 656826-2021

Submission deadline has been amended by:  39040-2022
22/12/2021    S248

Danmark-Næstved: Tolkning

2021/S 248-656826

Udbudsbekendtgørelse

Tjenesteydelser

Retsgrundlag:
Direktiv 2014/24/EU

Del I: Ordregivende myndighed

I.1)Navn og adresser
Officielt navn: Udlændingestyrelsen på vegne af Udlændinge- og Integrationsministeriet (Departement, Styrelsen for International Rekruttering og Integration, Hjemrejsestyrelsen, Udlændingenævnet og Flygtningenævnet)
CVR-nummer: 77940413
Postadresse: Farimagsvej 51A
By: Næstved
NUTS-kode: DK Danmark
Postnummer: 4700
Land: Danmark
Kontaktperson: Marie-Louise Christensen
E-mail: maloch@us.dk
Telefon: +45 61205672
Internetadresse(r):
Overordnet internetadresse: https://uim.dk/
I.3)Kommunikation
Udbudsmaterialet er gratis, ubegrænset og fuldt tilgængeligt på: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/63d8003b-7023-4630-9c2f-b45529689109/publicMaterial
Yderligere oplysninger fås på den ovennævnte adresse
Bud eller ansøgninger om deltagelse skal sendes elektronisk via: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/63d8003b-7023-4630-9c2f-b45529689109/homepage
Bud eller ansøgninger om deltagelse skal sendes til den ovennævnte adresse
Elektronisk kommunikation kræver anvendelse af værktøjer og anordninger, der ikke er almindeligt tilgængelige. Der er gratis, ubegrænset og fuld adgang til disse værktøjer og anordninger på: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/63d8003b-7023-4630-9c2f-b45529689109/homepage
I.4)Type ordregivende myndighed
Ministerium eller en anden myndighed på nationalt plan eller forbundsplan, herunder regionale eller lokale afdelinger
I.5)Hovedaktivitet
Generelle offentlige tjenester

Del II: Genstand

II.1)Udbuddets omfang
II.1.1)Betegnelse:

Udbud af levering af tolkeydelser for Udlændinge- og Integrationsministeriet

II.1.2)Hoved-CPV-kode
79540000 Tolkning
II.1.3)Kontrakttype
Tjenesteydelser
II.1.4)Kort beskrivelse:

Udlændingestyrelsen på vegne af Udlændinge- og Integrationsministeriet udbyder en rammeaftale, der omfatter mundtlig tolkning, herunder fremmøde-, video-, og telefontolkning på følgende sprog: arabisk, kurmanji, farsi, dari og pashto. Der er fastsat krav om både "ordinær" og akut tolkning. Nærmere beskrivelse af ydelsen fremgår af udbudsbekendtgørelsens punkt II.2.4) samt udbudsmaterialet.

II.1.5)Anslået samlet værdi
Værdi eksklusive moms: 84 342 000.00 DKK
II.1.6)Oplysninger om delkontrakter
Kontrakten er opdelt i delkontrakter: nej
II.2)Beskrivelse
II.2.3)Udførelsessted
NUTS-kode: DK Danmark
II.2.4)Beskrivelse af udbuddet:

Udlændingestyrelsen på vegne af Udlændinge- og Integrationsministeriet udbyder en rammeaftale, der omfatter mundtlig tolkning, herunder fremmøde-, video-, og telefontolkning på følgende sprog: arabisk, kurmanji, farsi, dari og pashto. Der er fastsat krav om både "ordinær" og akut tolkning. Udlændinge- og Integrationsministeriet består af dennes departement, Udlændingestyrelsen, Styrelsen for International Rekruttering og Integration, Hjemrejsestyrelsen, Udlændingenævnet og Flygtningenævnet. Nærmere beskrivelse af ordregivende myndighed inklusive underliggende styrelser fremgår af udbudsmaterialet. Leverandøren skal ud over tolkningen stille et bookingsystem til rådighed iht. kravene i udbudsmaterialet. Derudover skal leverandøren tilbyde en option på API-integration mellem leverandørens og kundens bookingsystem, således, at API-integration muliggør, at Kundens bookingsystem kan fungere i henhold til samtlige krav til bookingportalen. Tolketaksterne er fastsat afhængigt af tolkenes kompetencer fordelt på nærmere definerede kategorier i udbudsmaterialet, og leverandøren skal afgive en pris for management fee, implementering, vedligeholdelse, videreudvikling og efteruddannelse af tolke samt option på API-integration til kundens bookingsystem. Management fee dækker bl.a. over følgende priser: rekruttering af tolke, bookingsystem, udarbejdelse af tolkekort og tolkehåndbog, leverandørens tilsyn af den leverede kvalitet i aftalen mv.

Udlændingestyresen gennemfører udbuddet som udbud med forhandling med to faser, herunder prækvalifikation samt indledende og endeligt tilbud. Dette vil give styrelsen mulighed for at undersøge, hvilke løsninger der bedst kan opfylde hele ministeriets konkrete behov. Tildelingskriterierne er Kvalitet i opgaveløsningen 70 % og Pris 30 %. Underkriteriet "kvalitet i opgaveløsningen" er fordelt på følgende delkriterier, som leverandørerne konkurrerer om: tolkenes kompetencer (50 %), forsyningssikkerhed (25 %), bestillingssystem og klagebehandling (15 %) og implementeringsplan (10%). Underkriteriet "pris" er fordelt på pris som primære leverandør (75%) og pris som sekundære leverandør (25%).

Udlændingestyrelsen forventer på vegne af hele ministerområdet at indgå kontrakt med to leverandører. Tildeling af kontrakt vil ske ved direkte tildeling efter en kaskademodel, hvor der vil være en primær og en sekundær leverandør. På den måde vil bestillingen blive foretaget ved den primære leverandør, og hvis denne ikke kan levere, vil myndighederne kunne gå til den sekundære leverandør. Denne model har til formål at sikre størst mulig forsyningssikkerhed på aftalen.

Rammeaftalen er ikke opdelt i delkontrakter, jf. udbudslovens § 49, stk. 2, da det ville være uhensigtsmæssigt og omkostningstungt for kunden at administrere, samt at virksomhederne på markedet kan håndtere tolkning på alle udbudte sprog.

Rammeaftalens anslåede værdi er den maksimale værdi, som er estimeret til DKK 84.342.000 til at dække udgifter ifm. rammeaftalen til både den primære og den sekundære leverandør. Den maksimale værdi er beregnet på baggrund af det forventede forbrug af tolkeydelser på 13-18 mio. kr. årligt i hele rammeaftalens løbetid på fire år, udgifter til leverandørens management fee, rekruttering og vedligeholdelse, videreudvikling og efteruddannelse af tolke samt Implementering, som er estimeret til 17,7 mio. for hele rammeaftalens periode samt den forventede værdi af option på API-integration til kundens bookingsystem estimeret 300.000-600.000 kr.

II.2.5)Tildelingskriterier
de nedenfor anførte kriterier
Kvalitetskriterium - Navn: Kvalitet i opgaveløsningen / Vægtning: 70 %
Pris - Vægtning: 30 %
II.2.6)Anslået værdi
Værdi eksklusive moms: 84 342 000.00 DKK
II.2.7)Varighed af kontrakten, rammeaftalen eller det dynamiske indkøbssystem
Varighed i måneder: 24
Denne kontrakt kan forlænges: ja
Beskrivelse af forlængelser:

Rammeaftalen har option på forlængelse to gange af et års varighed.

II.2.9)Oplysning om begrænsningen af antallet af ansøgere, der vil blive opfordret til at afgive bud eller deltage
Forventet antal ansøgere: 4
Objektive kriterier for valg af det begrænsede antal ansøgere:

Såfremt der modtages flere end 4 egnede ansøgninger, vil ordregiver begrænse antallet ud fra følgende objektive og ikke-diskriminerende kriterier:

Udvælgelsen vil ske på baggrund af ansøgernes relevante referencer, der i størst mulig grad dokumenterer erfaring med lignende opgaver som nærværende rammeaftale, herunder aftalens volumen, kunden, sammenligneligheden i de faktisk tolkede sprog samt ydelser, jf. udbudsbekendtgørelsens pkt. III.1.3). Det vurderes positivt:

- jo flere sprog og jo mere erfaring ansøger har med tolkning på de af rammeaftalen omfattede sprog,

- jo mere sammenlignelig kunden er med Udlændinge- og Integrationsministeriet,

- jo mere erfaring ansøger har med systemintegration,

- jo mere sammenlignelig volumen er med den på rammeaftalen.

II.2.10)Oplysninger om alternative tilbud
Alternative tilbud vil blive taget i betragtning: ja
II.2.11)Oplysninger om optioner
Optioner: ja
Beskrivelse af optioner:

Rammeaftalen indeholder en option på en API-integration mellem Leverandørens og Kundens bookingsystem. Prisen for optionen skal angives i Bilag 6A Leverandørens priser.

II.2.13)Oplysninger om EU-midler
Udbuddet vedrører et EU-finansieret projekt og/eller program: nej
II.2.14)Yderligere oplysninger

Der ydes intet vederlag, honorar eller lignende for deltagelse i udbuddet. Heller ikke, hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbuddet uden tildeling af kontrakt.

Del III: Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger

III.1)Betingelser for deltagelse
III.1.2)Økonomisk og finansiel kapacitet
Liste over og kort beskrivelse af udvælgelseskriterier:

Ordregiver stiller krav til følgende i forhold til ansøgerens økonomiske og finansielle formåen:

- krav til egenkapital

- krav til årsomsætning

- krav til soliditetsgrad

Mindstekrav til det niveau, der muligvis kræves:

Egenkapital som i de seneste 3 afsluttede regnskabsår skal have været positiv,

Årsomsætning på minimum 3 000 000 DKK årligt i det senest afsluttede regnskabsår,

Soliditetsgrad på mindst 5 % i det senest afsluttede regnskabsår.

III.1.3)Teknisk og faglig kapacitet
Liste over og kort beskrivelse af udvælgelseskriterier:

I forhold til dokumentation for teknisk og faglig kapacitet, skal ansøger fremlægge følgende dokumentation:

Ansøger skal angive relevante referencer, der er udført for offentlige myndigheder inden for de seneste 3 år (regnet fra ansøgningsfristen). En beskrivelse af referencerne skal indeholde tidspunkt for udførelsen af leverancen, angivelse af kunde og det samlede vederlag for referencen.

Ved relevante referencer forstås referencer, der i størst mulig grad dokumenterer erfaring med lignende opgaver som nærværende rammeaftale, herunder aftalens volumen, kunden, sammenligneligheden i de faktisk tolkede sprog samt ydelser.

Mindstekrav til det niveau, der muligvis kræves:

Tilbudsgiver skal mindst angive 2 og maksimalt 5 relevante referencer (maksimalt 1.500 tegn pr. reference uden mellemrum), der er udført for offentlige myndigheder inden for de seneste 3 år (regnet fra ansøgningsfristen). Det er ikke et krav, at opgaven er afsluttet i perioden, men opgaven skal minimum have været i gang i et år i den ovenfor angivne periode. Det vil sige, at opgaver, der er igangsat forud for perioden og afsluttes efter periodens udløb kan medtages, hvis blot de har haft en varighed af minimum et år i den ovenfor angivne periode.

III.2)Kontraktbetingelser
III.2.2)Kontraktudførelsesvilkår:

Tilbudsgiver er forpligtet til at overholde ordregivers arbejdsklausul i forbindelse med opfyldelse af rammeaftalen.

Del IV: Procedure

IV.1)Beskrivelse
IV.1.1)Proceduretype
Udbud med forhandling
IV.1.3)Oplysninger om rammeaftale eller dynamisk indkøbssystem
IV.1.5)Oplysninger om forhandling
Den ordregivende myndighed forbeholder sig retten til at tildele kontrakten på grundlag af de første bud uden at indgå forhandlinger
IV.1.8)Oplysninger om GPA-aftalen om offentlige udbud
Dette udbud er omfattet af GPA-aftalen: ja
IV.2)Administrative oplysninger
IV.2.1)Tidligere offentliggørelse om samme kontrakt
Bekendtgørelsens nummer i EUT S: 2021/S 131-346862
IV.2.2)Frist for modtagelse af bud eller ansøgninger om deltagelse
Dato: 31/01/2022
Tidspunkt: 12:00
IV.2.3)Forventet dato for afsendelse af opfordringer til at afgive bud eller at deltage til udvalgte ansøgere
Dato: 21/02/2022
IV.2.4)Sprog, der må benyttes ved afgivelse af tilbud eller ansøgninger om deltagelse:
Dansk
IV.2.6)Minimumsperiode, i hvilken den bydende er forpligtet af sit bud
Varighed i måneder: 6 (fra den anførte dato for modtagelse af bud)

Del VI: Supplerende oplysninger

VI.1)Oplysninger om gentagelse
Dette er et tilbagevendende offentligt indkøb: nej
VI.2)Oplysninger om elektroniske arbejdsgange
Der vil blive anvendt elektronisk bestilling
Elektronisk fakturering accepteres
Der vil blive anvendt elektronisk betaling
VI.3)Yderligere oplysninger:

Ud over de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 135 og 136 finder de frivillige udelukkelsesgrunde i § 137 anvendelse i dette udbud. Der henvises til udbudslovens bestemmelser for den endelige og fuldstændige ordlyd af de nævnte bestemmelser.

Ansøger skal udfylde og aflevere ESPD’et som et foreløbigt bevis for udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3 nævnte forhold.

Inden beslutning om tildeling af rammeaftalen skal dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD'et fremlægges, jf. udbudslovens §§ 151 og 152. Ordregiver forbeholder sig endvidere mulighed for på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren at anmode en ansøger eller tilbudsgiver om at fremlægge dokumentation, hvis dette er nødvendigt for at sikre, at proceduren gennemføres korrekt.

En ansøger, der er omfattet af en udelukkelsesgrund er udelukket fra at deltage i udbuddet, medmindre ansøger har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig i overensstemmelse med udbudslovens § 138. Ordregiver kan alene udelukke en ansøger, hvis ordregiver har meddelt ansøger, at den pågældende er omfattet af en udelukkelsesgrund, og hvis denne ikke inden for en passende frist har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for dennes pålidelighed (self-cleaning). I forhold til hvad der tilstrækkelig dokumentation, henvises til udbudslovens § 138, stk. 3.

Som dokumentation for, at ansøger ikke er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i § 135, stk. 1 og 3 samt § 137, stk. 1, nr. 2 og nr. 7, skal følgende fremlægges, jf. udbudslovens § 153:

- Et uddrag fra et relevant register eller tilsvarende dokument, der viser at ansøger ikke er omfattet af § 135, stk. 1, og et certifikat, der beviser, at ansøgeren ikke er omfattet af § 135, stk. 3 og § 137, stk. 1, nr. 2 og nr. 7.

- Udsteder det pågældende land ikke disse former for dokumentation eller dækker disse ikke alle tilfældene i § 135, stk. 1 eller 3 og § 137, stk. 1, nr. 2 og nr. 7, kan de erstattes af en erklæring under ed eller en erklæring på tro og love, der er afgivet for en kompetent retslig myndighed mv., hvis edsaflæggelse ikke anvendes i det pågældende land.

For danske tilbudsgivere kan beviset bestå i en serviceattest. Hvis ansøger, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre enheder er fra et andet EU/EØS-land, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis.

VI.4)Klageprocedurer
VI.4.1)Organ med ansvar for klageprocedurerne
Officielt navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Toldboden 2
By: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark
E-mail: klfu@naevneneshus.dk
Telefon: +45 72405600
Internetadresse: https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/
VI.4.3)Klageprocedure
Præcise oplysninger om klagefrist(er):

I henhold til LBK nr. 593 af 2.6.2016 om Klagenævnet for Udbud med senere ændringer, gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.

Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II, som ikke er omfattet af lovens stk. 1, skal, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4;

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt.

Har en ordregiver fulgt proceduren i lovens § 4, for at sikre, at en kontrakt ikke erklæres for uden virkning, jf. lovens § 7, stk. 3, skal en klage over, at ordregiveren i strid med udbudsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren, jf. lovens § 6, stk. 4, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. § 3, stk. 1 eller 2, eller i den periode på 10 kalenderdage, som er fastsat i § 4, stk. 1, nr. 2. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i de nævnte perioder, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på naevneneshus.dk.

VI.4.4)Tjeneste, hvor der kan fås oplysninger om klageproceduren
Officielt navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
By: Valby
Postnummer: 2500
Land: Danmark
E-mail: kfst@kfst.dk
Telefon: +45 41715000
Internetadresse: www.kfst.dk
VI.5)Dato for afsendelse af denne bekendtgørelse:
17/12/2021