Fournitures - 658538-2021

23/12/2021    S249

France-Paris: Logiciels et systèmes d'information

2021/S 249-658538

Avis de marché – secteurs spéciaux

Fournitures

Base juridique:
Directive 2014/25/UE

Section I: Entité adjudicatrice

I.1)Nom et adresses
Nom officiel: Électricité de France
Adresse postale: 4 rue Floréal
Ville: PARIS 17
Code NUTS: FR105 Hauts-de-Seine
Code postal: 75017
Pays: France
Point(s) de contact: M Cromariat
Courriel: olivier.cromariat@edf.fr
Adresse(s) internet:
Adresse principale: www.edf.com
Adresse du profil d’acheteur: https://pha.edf.com
I.3)Communication
L'accès aux documents du marché est restreint. De plus amples informations peuvent être obtenues à l'adresse suivante: https://pha.edf.com
Adresse à laquelle des informations complémentaires peuvent être obtenues: le ou les point(s) de contact susmentionné(s)
Les offres ou les demandes de participation doivent être envoyées par voie électronique via: https://pha.edf.com
Les offres ou les demandes de participation doivent être envoyées au(x) point(s) de contact susmentionné(s)
I.6)Activité principale
Électricité

Section II: Objet

II.1)Étendue du marché
II.1.1)Intitulé:

Fourniture d'une solution logicielle SAAS de gestion des frais et services associés pour EDF

II.1.2)Code CPV principal
48000000 Logiciels et systèmes d'information
II.1.3)Type de marché
Fournitures
II.1.4)Description succincte:

EDF Groupe souhaite acquérir pour ses agents une solution logicielle SAAS de gestion des frais et services associés (archivage) en remplacement de l'actuelle.

Cette solution permettra de créer, modifier et valider des notes de frais (au réel ou au forfait), de gérer les demandes et reprises d’avance et gérer les indemnités kilométriques.

Le montant global du marché est estimé à 8 M€ avant négociation sur la durée totale du marché (8 années dont options)

II.1.5)Valeur totale estimée
Valeur hors TVA: 8 000 000.00 EUR
II.1.6)Information sur les lots
Ce marché est divisé en lots: non
II.2)Description
II.2.2)Code(s) CPV additionnel(s)
72500000 Services informatiques
II.2.3)Lieu d'exécution
Code NUTS: FR France
Lieu principal d'exécution:

Ile de France

II.2.4)Description des prestations:

La DRH Groupe EDF souhaite analyser les applications informatiques disponibles dans le domaine de la gestion des frais.

Le service doit permettre l’arrêt de l’application actuelle, et offrir la possibilité de :

— créer, modifier et valider des notes de frais (au réel ou au forfait),

— gérer les demandes et reprises d’avance,

— gérer les indemnités kilométriques,

— gérer les ordres de mission (déplacements professionnels qui nécessitent l’utilisation du véhicule personnel) et les déclarations de sinistres – lot optionnel,

— gérer l’archivage selon la norme ISO NF461 – lot optionnel.

Les processus seront totalement dématérialisés, avec une fonction de scan des justificatifs (le fait générateur et les justificatifs de dépense), ainsi qu’un stockage centralisé probant sur 3 ans plus l’année en cours (agréé par l’Urssaf et l’administration fiscale).

Les enjeux principaux du projet de gestion des frais sont :

— de disposer d'un SI fonctionnel, facile d'utilisation, bon marché et moderne,

— de proposer une expérience utilisateur innovante et facilitante à l’aide d’une saisie sur plusieurs supports (par ordinateur, tablette, smartphone…),

— de mettre en place un service qui permet de se conformer à la réglementation et de faciliter tout audit (audit externe ou audit interne),

— de permettre la récupération de la TVA sur les dépenses au réel.

L'éditeur sera également en mesure d'assurer quelques éléments d'intégration si besoin, la maintenance, l'expertise et la formation au service.

La majorité de l'intégration au SI de l'entreprise sera fait par les services internes.

II.2.5)Critères d’attribution
Critères énoncés ci-dessous
Critère de qualité - Nom: offre technique / Pondération: 40
Prix - Pondération: 60
II.2.6)Valeur estimée
Valeur hors TVA: 1.00 EUR
II.2.7)Durée du marché, de l'accord-cadre ou du système d'acquisition dynamique
Début: 01/04/2022
Fin: 31/03/2030
Ce marché peut faire l'objet d'une reconduction: non
II.2.9)Informations sur les limites concernant le nombre de candidats invités à participer
Nombre minimal envisagé: 2
II.2.10)Variantes
Des variantes seront prises en considération: non
II.2.11)Information sur les options
Options: oui
Description des options:

la durée ferme du marché sera de 4 ans suivie de 3 périodes optionnelles de 1 an puis 2 périodes optionnelles de 6 mois maximum.

la durée du marché mentionnée à la rubrique II.2.7 comprend l'option de durée.

II.2.13)Information sur les fonds de l'Union européenne
Le contrat s'inscrit dans un projet/programme financé par des fonds de l'Union européenne: non
II.2.14)Informations complémentaires

Section III: Renseignements d’ordre juridique, économique, financier et technique

III.1)Conditions de participation
III.1.1)Habilitation à exercer l'activité professionnelle, y compris exigences relatives à l'inscription au registre du commerce ou de la profession
Liste et description succincte des conditions:

Le candidat doit fournir une déclaration sur l'honneur datée et signée justifiant qu'il n'entre dans aucun des cas d'interdiction de soumissionner mentionnés aux articles 45 et 48 de l'ordonnance n°2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics. Cette déclaration est à fournir par les candidats individuels, par chacun des membres d'un groupement candidat et, le cas échéant, par les sous-traitants présentés. En cas d'absence de preuve, la candidature pourra être rejetée.

III.1.2)Capacité économique et financière
Critères de sélection tels que mentionnés dans les documents de la consultation
III.1.3)Capacité technique et professionnelle
Liste et description succincte des critères de sélection:

Le candidat ou chaque membre de groupement candidat devra apporter la preuve du respect des niveaux spécifiques techniques et professionnels minimaux indiqué ci-dessous dans le dossier de demande de participation répondant à cet avis joint dans le RFx_104809 dans le document Excel « NDF.RFI Cadre de réponse Notes de frais.xlsx » ainsi que dans le « NDF.RFI CCTP simplifié.docx ». En cas d'absence de preuve, la candidature pourra être rejetée

Niveau(x) spécifique(s) minimal/minimaux exigé(s):

Le service devra pouvoir garantir une tenue de la charge pour 75 000 utilisateurs potentiels au sein du Groupe EDF répartis dans plusieurs sociétés, avec une capacité de traitement d’une volumétrie annuelle d’environ 1 200 000 de notes de frais et de 850 000 indemnités kilométriques.

Les éditeurs devront démontrer leur capacité à gérer la demande du Groupe EDF, au travers de références similaires.

La solution doit permettre la gestion des notes de frais, des avances, les ordres de mission et indemnités kilométriques.

La solution est une solution en mode SaaS.

La solution doit être accessible sur les navigateurs Web.

La solution doit être accessible sur tous les supports informatiques (ordinateurs, tablettes, smartphones…).

Le service doit disposer d'une application mobile disponible sur un store public.

Le service doit permettre de vérifier l'authenticité des pièces dématérialisées, dans le respect de l'article A102 B-2 du livre des procédures fiscales.

La solution doit inclure un dispositif de scan à valeur probatoire.

L'entreprise doit héberger (ou faire héberger) et exploiter (ou faire exploiter) la solution en Union européenne.

La solution devra être accessible via un protocole sécurisé (exemple : HTTPS).

La solution (incluant la documentation et le support) est disponible en langue française et anglaise.

La solution est compatible avec la réglementation française sur la gestion des frais.

L'entreprise doit avoir la capacité de cloisonner la solution et les données entre sociétés.

L'entreprise est propriétaire de la solution proposée.

L'entreprise doit concevoir et réaliser elle-même l'adaptation de la solution.

La solution doit permettre un archivage probatoire des notes de frais.

La solution d'archivage proposée doit être certifiée NF461.

III.1.6)Cautionnement et garanties exigés:

Une caution ou garantie bancaire pourra être exigée et sera indiquée le cas échéant dans le dossier de consultation et/ou dans les Conditions Particulières d'Achat (projet de contrat).

III.1.7)Modalités essentielles de financement et de paiement et/ou références aux textes qui les réglementent:

Financement sur ressources propres. Paiement à 60 jours à compter de la date d'émission de facture et versement d'acomptes correspondants aux prestations réalisées.

III.1.8)Forme juridique que devra revêtir le groupement d'opérateurs économiques attributaire du marché:

En cas de groupement d'entreprises attributaire du marché, EDF accepte que chacun des autres membres du groupement ne soit engagé que pour les prestations qui lui seront attribuées (groupement «conjoint»).EDF accepte également que chacun des membres du groupement soit engagé pour la totalité du marché (groupement «solidaire»). Une entreprise peut être candidate en son nom et participer à plusieurs candidatures sous la forme de différents groupements momentanés d'entreprises.

Section IV: Procédure

IV.1)Description
IV.1.1)Type de procédure
Procédure négociée avec appel à la concurrence préalable
IV.1.3)Information sur l'accord-cadre ou le système d'acquisition dynamique
Le marché implique la mise en place d'un accord-cadre
Accord-cadre avec un seul opérateur
Dans le cas d'accords-cadres, justification d'une durée dépassant huit ans:

Sans objet

IV.1.8)Information concernant l’accord sur les marchés publics (AMP)
Le marché est couvert par l'accord sur les marchés publics: oui
IV.2)Renseignements d'ordre administratif
IV.2.2)Date limite de réception des offres ou des demandes de participation
Date: 10/01/2022
Heure locale: 09:00
IV.2.3)Date d’envoi estimée des invitations à soumissionner ou à participer aux candidats sélectionnés
Date: 15/01/2022
IV.2.4)Langue(s) pouvant être utilisée(s) dans l'offre ou la demande de participation:
français
IV.2.6)Délai minimal pendant lequel le soumissionnaire est tenu de maintenir son offre
L'offre doit être valable jusqu'au: 01/04/2022

Section VI: Renseignements complémentaires

VI.1)Renouvellement
Il s'agit d'un marché renouvelable: non
VI.3)Informations complémentaires:

Rappel important :

Les candidats doivent manifester leur intérêt au présent avis de marché en écrivant au point de contact mentionné (olivier.cromariat@edf.fr),ensuite, l'invitation à se connecter au Portail achats (https://pha.edf.com) sera faite exclusivement pas invitation de l'acheteur et vous pourrez accéder à la demande d'informations RFx_104809, ainsi que, le cas échéant, les autres modalités relatives au Portail achats. Ce rfi_104809 "RFx_" est donc accessible uniquement par invitation, il est en diffusion restreinte.

" Un document intitulé " Identification des membres du groupement et répartition des prestations - groupement momentané d'entreprises solidaire ou conjoint " est disponible dans l'espace collaboratif dédié aux fournisseurs du Portail achats. "

EDF se réservera la possibilité d'attribuer le marché sur la base des offres initiales sans négociation.

Dans le cadre de la dématérialisation de ses procédures, EDF SA informe l'ensemble des soumissionnaires que la signature électronique des marchés est privilégiée, que ceux-ci soient attribués à une seule entreprise ou à un groupement d'entreprises. "

VI.4)Procédures de recours
VI.4.1)Instance chargée des procédures de recours
Nom officiel: Tribunal judiciaire
Adresse postale: Parvis du Tribunal de Paris
Ville: PARIS Cedex 17
Code postal: 75859
Pays: France
Téléphone: +33 144325151
Adresse internet: www.tribunal-de-paris.justice.fr
VI.4.2)Organe chargé des procédures de médiation
Nom officiel: Médiateur du Groupe EDF ou le Centre de Médiation et d'Arbitrage de Paris (CMAP)
Ville: Paris
Pays: France
VI.4.4)Service auprès duquel des renseignements peuvent être obtenus sur l'introduction de recours
Nom officiel: Tribunal judiciaire
Adresse postale: Parvis du Tribunal de Paris
Ville: PARIS Cedex 17
Code postal: 75859
Pays: France
Téléphone: +33 144325151
Adresse internet: www.tribunal-de-paris.justice.fr
VI.5)Date d’envoi du présent avis:
18/12/2021