Feladatok részletezése (darabszámok meghatározása a melléklet szerinti országbontásban)
Rövidítés: Ajánlatkérő = AK, Ajánlattevő = AT, Darab = db, Negyedév = né, Minimum: min, Maximum: max
1. Találkozók előkészítése, megszervezése, lebonyolítása és folyamatos kapcsolattartás releváns partnerekkel, javaslattétel együttműködési megállapodás megkötésére, együttműködő partnerek kiválasztására, az alábbi területeken: kultúra, turizmus, szabadidő-gazdaság és ezekhez köthetően politika-diplomácia vonal.
Gyakoriság: Német nyelvű országok (Ausztria, Németország) 30 db/né/célpiac (a 30 db/né esetében Ajánlatkérő Ausztria 20 db/né, Németország 10 db/né, azaz 30 db/né a Németnyelvű országok kategóriában mennyiséget ért), összesen 180 db, Csehország-Szlovákia: 2 db/né/célpiac, (12 db/Csehország, és 12db/Szlovákia) összesen 24 db, Dél-szláv országok (Szlovénia, Horvátország, Szerbia) 2 db/ né / célpiac (12 db/Szlovénia, 12db/Horvátország, és 12db/ Szerbia), össz 36 db
Terjedelem: min 1, max 2; A/4-es oldalnyi írott beszámoló anyag, magyar nyelven
2. Management költségek elszámolása és célpiaci koordináció, briefek készítése a 7 célpiacra
Gyakoriság: Ausztria, Németország, Csehország, Szlovákia, Szlovénia, Horvátország, Szerbia: 6 db/megbízási idő, folyamatos egyeztetés
3. VEB2023 EKF prezentációs lehetőségek szervezése kulturális, kultúrpolitikai, EU-s vagy tartalmilag illeszthető tematikus konferenciákon, pódiumokon, workshopokon, fórumokon (akár más ECOC - Európa Kulturális Fővárosokkal közösen). AT feladata az AK-val egyeztetett esetekben a prezentációk megtartása, a VEB2023 EKF képviselete a kijelölt eseményeken. Szintén AT feladata az egyes országokra és eseményekre vonatkozó - szükség szerinti nyelvű - prezentáció elkészítése AK-val egyeztetve (min 10 - max 50 oldalból álló ppt formátumú, az elkészített oldalak tekintetében minimum a felénél képi és/vagy videós anyag felhasználásával. Gyakoriság Német nyelvű országok (Ausztria, Németország): 1 db/né; összesen 6 db/megbízási idő, Csehország-Szlovákia: 1 db/év, össz 2 db, Dél-szláv országok (Szlovénia, Horvátország, Szerbia) 1 db/év, össz 2 db
4. VEB2023 EKF program megjelenítése turisztikai vásárokon, szakmai rendezvényeken, fórumokon és konferenciákon, rendezvényeken, kulturális fesztiválokon, kiállításokon, prémium célcsoportot megcélzó szabadidős rendezvényeken, workshopokon.
AT feladata a lehetőségek felkutatása, a szervezés és a helyszíni lebonyolítás, helyszíni részvétel biztosítása, azonban nem feladata az esetleges rendezvénytechnikai/rendezvényszervezési, kiállításépítési feladatok ellátása. AT feladata írásos, min 1, max 3 oldalas magyar nyelvű beszámoló, valamint min 5, max 10 fotó dokumentáció megküldése AK felé az eseményt követően 3 munkanapon belül. Gyakoriság Német nyelvű országok (Ausztria, Németország): 2 db/né, össz 12 db, Csehország- Szlovákia és Dél-szláv országok esetében AK ezt a feladatpontot nem várja el.
5. A VEB2023 EKF program kulturális és turisztikai kommunikációja az AK-val egyeztetett, releváns médiafelületeken.
AT feladata, a VEB2023 EKF országspecifikus célkitűzéseit leginkább szolgáló médiavásárlási terv összeállítása, azonban nem feladata a konkrét médiavásárlás. Gyakoriság Német nyelvű országok (Ausztria, Németország): 1 db/félév, össz 3 db, Csehország-Szlovákia: 1 db/év, össz 2 db, Dél-szláv országok (Szlovénia, Horvátország, Szerbia): 1 db/ év, össz 2 db
6. AT feladata az AK-val egyeztetett felületekre történő PR anyagok elkészítése; a médiumokba történő anyagokra vonatkozó tartalmi javaslattétel word formátumban, min 500, max 3000 karakter terjedelemben. Gyakoriság Német nyelvű országok (Ausztria, Németország): 2 db/né, össz 12 db, Csehország-Szlovákia: 1 db/né, össz 6 db, Dél-szláv országok (Szlovénia, Horvátország, Szerbia): 1 db/ né, össz 6 db
7. A VEB2023 EKF projekt marketing és PR stratégiájának elkészítése 1,5 évre országonkénti bontásban és félévenkénti aktualizálással (min 2, max 10 A/4 oldal/ország magyar és célpiaci nyelven). Gyakoriság: Német nyelvű országok (Ausztria, Németország): 1 db/ célpiac, össz 2 db. Csehország- Szlovákia és Dél-szláv országok esetében AK ezt a feladatpontot nem várja el
8. EKF Program Akcióterv elkészítése 1,5 évre országokra bontva, félévenkénti aktualizálással, magyar nyelven. Gyakoriság: Német nyelvű országok (Ausztria, Németország): 1 db/ célpiac, össz 2 db. Csehország- Szlovákia és Dél-szláv országok esetében AK ezt a feladatpontot nem várja el.
9. Min 4, max 20 fő részvételével sajtótájékoztatók szervezése célcsoporthoz kapcsolódóan. (terembérlet, catering, szükséges technikai feltételek, prezentációs lehetőségek, sajtóközlemény) Gyakoriság kiemelt célországban (Ausztria, Németország): 2 db / né. Gyakoriság: Német nyelvű országok (Ausztria, Németország): 1 db/ félév; össz 3 db, Csehország-Szlovákia: 1 db/célpiac/megbízási idő; össz 2 db, Dél-szláv országok (Szlovénia, Horvátország, Szerbia): 1 db/célpiac/megbízási idő, össz 3 db
10. Min 25, max 50 fő részvételével nagyobb szabású sajtótájékoztatók szervezése célcsoporthoz és a célkitűzésekhez kapcsolódóan. (terembérlet, catering, szükséges technikai feltételek, prezentációs lehetőségek, sajtóközlemény) Gyakoriság kiemelt célországban (Ausztria, Németország): 2 db / né. Gyakoriság Német nyelvű országok (Ausztria, Németország): 1 db /megbízási idő. Csehország- Szlovákia és Dél-szláv országok esetében AK ezt a feladatpontot nem várja el.
11. A nemzetközi média képviselőik számára (kultúra, turizmus) professzionális tájékoztatás (írásban vagy szóban), min 4, max 25 fős study tour-ok (információs utak) generálása, koordinálása, előkészítése. AT feladata az utak leszervezése, a résztvevők meghívása, valamint az utak végén összefoglaló készítése és küldése számukra. Az utakkal kapcsolatos egyéb felmerülő költségek (utazás, szállás, étkezés, köszönő-ajándék, brossúra) AK-t terhelik. Gyakoriság Német nyelvű országok (Ausztria, Németország): 1 db/félév, össz 3 db, Csehország-Szlovákia: 1 db/év, össz 2 db, Dél-szláv országok (Szlovénia, Horvátország, Szerbia): 1 db/év, össz 2 db
A szolgáltatásra vonatkozó további részletes feladatleírást, információt, teljesítéssel kapcsolatos követelményt a közbeszerzési dokumentumok részeként rendelkezésre bocsátott műszaki leírás, keretszerződés tervezet tartalmazza.
Ajánlatkérő a jelen felhívás II.2.6. pontjában rögzített összeg 70 %-ának lehívására vállal kötelezettséget.
Az ellátandó feladatok részletes meghatározása a közbeszerzési dokumentumban található.
Amennyiben a felhívás, illetve a közbeszerzési dokumentum bármelyik része valamilyen gyártmányú, eredetű, típusú dologra, eljárásra, tevékenységre, személyre, illetőleg szabadalomra vagy védjegyre való hivatkozást tartalmaz, illetve amennyiben szabványt, műszaki engedélyt, műszaki előírásokat, vagy műszaki ajánlást határoz meg úgy Ajánlatkérő az azzal egyenértékű teljesítést is elfogadja.