1 Einleitung:
Das Leibniz-Zentrum für Agrarlandschaftsforschung (ZALF) e.V. in Müncheberg ist eine Einrichtung der Leibniz-Gemeinschaft. Mit rund 420 Mitarbeitenden und einem Jahresbudget von ca. 30 Mio. Euro forscht das ZALF an der ökonomisch, ökologischen und sozial nachhaltigen Landwirtschaft der Zukunft - gemeinsam mit Akteuren aus der Wissenschaft, Politik und Praxis.
Zur weiteren Optimierung und Digitalisierung der Verwaltungsvorgänge, ist die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) geplant, welches zusätzlich eine Workflowkomponente beinhaltet. An den bestehenden Workflows der unterschiedlichen Geschäftsprozesse sind regelmäßig verschiedene Personen beteiligt. Die Bearbeitung der einzelnen Teilschritte können dabei sowohl orts- als auch zeitunabhängig erfolgen. Spätestens die letzten 2 Jahre haben gezeigt, dass ein effizientes orts- und zeitunabhängiges Arbeiten nur mit einer digitalen Grundlage möglich ist.
Das anzubietende System soll elektronische Archivierung, Dokumenten- und Workflowmanagement übernehmen und zu einem innovativen, nachhaltigen und vor allem ganzheitlichen System des Enterprise-Content-Management (ECM) verbinden. Dabei müssen
- alle Softwarekomponenten, die für die einfache Bearbeitung, die strukturierte Verwaltung und die revisionssichere sowie gesetzeskonforme Archivierung von Dokumenten in eAkten notwendig sind, enthalten sein,
- die vorhandenen Schnittstellen eine vollständige Integration des Systems in die aktuelle Verfahrens- und Anwendungsvielfalt der existierenden Systemlandschaft des ZALF ermöglichen.
Gefordert ist ein System, das dem Anwender ein Höchstmaß an intuitiver Benutzerfreundlichkeit, sowie Technologie- und Investitionssicherheit sowie Ausbaufähigkeit und Barrierefreiheit bietet.
Das DMS soll die Grundlage für zukünftige Digitalisierungsaktivitäten des ZALF bilden. Der Prozess zur Digitalisierung ist langfristig ausgelegt. Im ersten Projektabschnitt, der Gegenstand dieser Leistungsbeschreibung ist, geht es um die grundlegende Einführung eines DMS, Umsetzung erster Workflows im Zuge des digitalen Posteingangs und einer rechtskonformen Archivierung von Dokumenten. Folgender Schwerpunkt ist dabei bis spätestens zum Q2 2024 umzusetzen:
- Digitaler Posteingang
Bei erfolgreichem Abschluss dieses Projektabschnittes sollen zu einem späteren Zeitpunkt weitere Schwerpunkte mit dem DMS umgesetzt werden:
- Rechnungsverarbeitung
- Digitaler Beschaffungsprozess
- eAkte Mitarbeiter
- Ressourcenverwaltung
- Projektmanagement
Die Umsetzung dieser Schwerpunkte ist kein Bestandteil dieser Leistungsbeschreibung. Da das DMS allerdings die Grundlage für weitere Digitalisierungsaktivitäten bildet, muss sichergestellt sein, dass das angebotene System bereits heute in der Lage ist diese Schwerpunkte umsetzen zu können.