Das aktuell IT-Verfahren OK.JUG wird bei der Stadt Amberg im Bereich des Jugendamtes eingesetzt und im eigenen Rechenzentrum betrieben.
Auf Grund gestiegener sicherheitstechnischer Anforderungen und der Verbreitung von Heimarbeitsplätzen wird das Verfahren OK.JUG abgelöst und in ein neues Bandbreitenschonendes Verfahren wieder im Rechenzentrum der AKDB überführt.
Nach umfassender Recherche wurde festgestellt, dass ausschließlich die Jugendamtssoftware der AKDB alle Anforderungen der Stadt Amberg erfüllt. Aus technischen Gründen ist daher kein Wettbewerb vorhanden. Aus Gründen des Schutzes von ausschließlichen Rechten, insbesondere von gewerblichen Schutzrechten kann diese Leistung nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht werden; § 14 Abs. 4 Nr. 2 b) und c) Vergabeordnung (VgV)
Im Detail kann hierzu angeführt werden:
Die Stadt Amberg hat das Verfahren OK.JUG im Jahr 1999 von der AKDB erworben. Die AKDB ist Hersteller und Direktanbieter der Software OK.JUG. Nur dieses Unternehmen kann eine schnelle Bereitstellung der Daten und die Migration dieser in das neue Verfahren OK.JUS anbieten.
Dabei können nach dem Import der Falldaten aus dem Altverfahren diese Sachbearbeiter bezogen zur Übernahme bereitgestellt und bei Bedarf von den jeweiligen Fachkräften in das Verfahren übernommen werden.
Daraus resultiert eine vereinfachte Bewältigung des Parallelbetriebes von Alt- und Neuverfahren, der in jedem Fall erforderlich ist.
Der Auftraggeber verfügt für die anfallenden Verwaltungstätigkeiten über einen begrenzten Mitarbeiterstamm, für den die zukünftige Nutzung eines Upgrades nur mit einem geringen, die zukünftige Nutzung eines anderen Softwareprodukts dagegen mit einem erheblichen, auch finanziell belastenden, Ausbildungs-, Fortbildungs- und Umstellungsmehraufwand verbunden wäre.
Die Komplexität einer vollständigen Ersetzung bisheriger Anwendungen birgt ein enormes Risikopotential für Fehlbedienung, die insbesondere die sensiblen Daten erheblichen und nicht vorhersehbaren Gefahren, aussetzen würde.
Des Weiteren ist das Verfahren der AKDB für weitere Bereiche über die Kernbereiche hinaus, flexibel konfigurier- und einsetzbar (z.B. JAS, KoKi, KIWO…).
OK.JUS ist aktuell das einzige Verfahren, welches eine automatisierbare Personalbemessung mit Auswertungsmöglichkeiten enthält. Eine organisations-bereichsbezogene Personalkapazitätsberechnung, die eine Personalunter- oder überdeckung auswertet, ist automatisch für einen beliebigen Zeitraum von 1 bis 12 Monaten Dauer möglich.
Weitere Kriterien sind die diversen Schnittstellen zu anderen Verfahren und Diensten der Stadt.
OK.JUS verfügt über eine generische Schnittstelle zum innerhalb der Stadt eingesetzten Dokumentenmanagement KomXwork. Es besteht die Möglichkeit der automatischen Übergabe von erzeugten finalisierten Dokumenten nach Erstellung an das Dokumentenmanagementsystem. Die DMS-Schnittstelle ist bis auf Vorgangsebene fein granular konfigurierbar. Außerdem kann entsprechend hinterlegter Kriterien automatisch eine EAkte im DMS erzeugt werden. Der Aufruf der E-Akte ist von jeder Stelle in der Fallbearbeitung möglich.
Eine weitere Besonderheit ist die Schnittstelle zum eingesetzten Finanzprogramm. So enthält das Verfahren eine Sofortauskunft der Finanzadresse (FAD) aus OK.JUS mit Übernahmemöglichkeit und sollte keine FAD vorhanden sein, besteht die Möglichkeit eine FAD in OK.FIS zu erstellen und diese an OK.JUS zu übergeben.
Ein weiteres Alleinstellungsmerkmal der OK.FIS-Schnittstelle ist, dass diese nicht nur von OK.JUG nach OK.FIS funktioniert, sondern auch umgekehrt. So werden Zahlungen ins Verfahren überstellt und Nichtzahler automatisch ausgeworfen und können so unverzüglich aus dem Verfahren gemahnt werden.
Zu nennen ist hier auch die BayBIS-Schnittstelle, die in dieser Kombination mit den anderen Schnittstellen nicht zu erwerben ist.
Volle Integration in vorhandenes BSP der AKDB.