Are you an ambitious procurement expert with recent publications? Check out the TED Ambassador award, our competition that aims to identify and reward research in the field of public procurement. Apply here by 28 April 2023.

Services - 86818-2021

Submission deadline has been amended by:  139274-2021
19/02/2021    S35

Sweden-Eskilstuna: Telephone switchboard services

2021/S 035-086818

Contract notice

Services

Legal Basis:
Directive 2014/24/EU

Section I: Contracting authority

I.1)Name and addresses
Official name: Region Sörmland, Inköp
National registration number: 232100-0032
Town: Eskilstuna
NUTS code: SE122 Södermanlands län
Postal code: 631 88
Country: Sweden
Contact person: Robin Åkerman
E-mail: robin.akerman@regionsormland.se
Internet address(es):
Main address: http://www.regionsormland.se
I.3)Communication
The procurement documents are available for unrestricted and full direct access, free of charge, at: https://tendsign.com/doc.aspx?UniqueId=afbdmfborw&GoTo=Docs
Additional information can be obtained from the abovementioned address
Tenders or requests to participate must be submitted electronically via: https://tendsign.com/doc.aspx?UniqueId=afbdmfborw&GoTo=Tender
I.4)Type of the contracting authority
Regional or local authority
I.5)Main activity
Health

Section II: Object

II.1)Scope of the procurement
II.1.1)Title:

Telefonisttjänster till Region Sörmland

Reference number: IN-IN21-0084
II.1.2)Main CPV code
64214200 Telephone switchboard services
II.1.3)Type of contract
Services
II.1.4)Short description:

Region Sörmland har beslutat om förnyad upphandling av telefonisttjänster. Upphandlingen syftar till att täcka Region Sörmlands behov av telefonitjänster helgfri vardag, lördag, söndag samt helgdagar för samtal till kontaktcenter alla dagar året om. Målet med denna tjänst är att leverantören säkerställer servicenivån vid övertagande av Region Sörmlands telefonväxel avseende bemötande, service och hantering av alla sorters samtal och sökningar.

II.1.5)Estimated total value
II.1.6)Information about lots
This contract is divided into lots: no
II.2)Description
II.2.2)Additional CPV code(s)
79510000 Telephone-answering services
II.2.3)Place of performance
NUTS code: SE122 Södermanlands län
II.2.4)Description of the procurement:

Region Sörmland har beslutat om förnyad upphandling av telefonisttjänster. Upphandlingen syftar till att täcka Region Sörmlands behov av telefonitjänster helgfri vardag, lördag, söndag samt helgdagar för samtal till kontaktcenter alla dagar året om. Målet med denna tjänst är att leverantören säkerställer servicenivån vid övertagande av Region Sörmlands telefonväxel avseende bemötande, service och hantering av alla sorters samtal och sökningar.

Region Sörmland inbjuder företag, i fortsättningen kallade anbudsgivare, att inkomma med anbud avseende avtal för telefonisttjänster till Region Sörmland. Tecknat avtal kommer att kunna användas av samtliga avdelningar och verksamheter inom Region Sörmland, i fortsättningen kallade köpare. Behovet avser tjänster på orter där köparen är verksam.

Region Sörmland har ca 7 400 medarbetare fördelade på fyra sjukhus och 19 regiondrivna vårdcentraler. Region Sörmland har samlat olika kontaktytor till ett gemensamt kontaktcenter för att förenkla och förbättra servicen till medborgare och medarbetare i Region Sörmland. Kontaktcenter har fyra huvuduppdrag där telefonväxeln är ett av uppdragen. I uppdraget ingår att ta emot och förmedla samtal vidare inom Region Sörmland, hantera ändringar i jourlisa samt personsökningar, hantera fel som uppstår inom IT-och telefonisystemet, hjälpa till med hänvisningar, avstängningar samt vidarekopplingar av telefon. Kontaktcenter är vanligtvis bemannad med tio personer varje dag (12 totalt) som besvarar samtal vardagar kl. 07.00-17.00 och med en person på lördagar och söndagar kl. 09.00-16.00. Idag tar kontaktcenter emot ungefär 2 300 samtal per vardag och 700 samtal per helg.

Region Sörmland använder sig av en Avaya Aura 8 växel med Tele2 som leverantör. Telefonistplattformen är från Mitel InAttend med hänvisnings-system Mitel Directory Manager och Mitel CMG web. Andra stödsystem som används är Ascom IP – DECT system, personsökaranläggningar med Netpage sökning, TeleQ från Aurora, JourLisa och TOPdesk. För dokumentation, debitering och statistik av telefontrafik och tjänster används Mitel Companion. För mer ingående beskrivning av uppdraget, se p. 3.3.3. Anbudsgivaren ska samverka med köparen och köparens leverantör för Telefoni för att säkra ett smidigt införande av tjänsten. Som en del i leveransen ska anbudsgivaren inkludera projektledare för att säkerställa hög kvalitet på införandet. Den praktiska implementeringen hanteras från köparens sida genom regionens telefonileverantör och vid behov av Regionens IT-avdelning, RSIT.

II.2.5)Award criteria
Price is not the only award criterion and all criteria are stated only in the procurement documents
II.2.6)Estimated value
II.2.7)Duration of the contract, framework agreement or dynamic purchasing system
Start: 01/06/2021
End: 31/05/2023
This contract is subject to renewal: yes
Description of renewals:

2 förlängningar á 12 månader

II.2.10)Information about variants
Variants will be accepted: no
II.2.11)Information about options
Options: no
II.2.13)Information about European Union funds
The procurement is related to a project and/or programme financed by European Union funds: no
II.2.14)Additional information

Section IV: Procedure

IV.1)Description
IV.1.1)Type of procedure
Open procedure
IV.1.3)Information about a framework agreement or a dynamic purchasing system
IV.1.8)Information about the Government Procurement Agreement (GPA)
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement: yes
IV.2)Administrative information
IV.2.2)Time limit for receipt of tenders or requests to participate
Date: 19/03/2021
Local time: 23:59
IV.2.3)Estimated date of dispatch of invitations to tender or to participate to selected candidates
IV.2.4)Languages in which tenders or requests to participate may be submitted:
Swedish
IV.2.6)Minimum time frame during which the tenderer must maintain the tender
Tender must be valid until: 30/06/2021
IV.2.7)Conditions for opening of tenders
Date: 22/03/2021
Local time: 00:00

Section VI: Complementary information

VI.1)Information about recurrence
This is a recurrent procurement: no
VI.3)Additional information:

Visma annons: https://opic.com/id/afbdmfborw

VI.4)Procedures for review
VI.4.1)Review body
Official name: Förvaltningsrätten
Town: Linköping
Country: Sweden
VI.5)Date of dispatch of this notice:
16/02/2021