Supplies - 32542-2022

21/01/2022    S15

Germany-Berlin: Software package and information systems

2022/S 015-032542

Contract notice

Supplies

Legal Basis:
Directive 2014/24/EU

Section I: Contracting authority

I.1)Name and addresses
Official name: Freie Universität Berlin Abteilung II: Finanzen, Einkauf und Stellenwirtschaft Referat II C - Zentraler Einkauf
Postal address: Thielallee 38
Town: Berlin
NUTS code: DE30 Berlin
Postal code: 14195
Country: Germany
Contact person: Referat II C - Zentraler Einkauf
E-mail: vergabe@fu-berlin.de
Internet address(es):
Main address: https://www.fu-berlin.de
Address of the buyer profile: https://vergabekooperation.berlin
I.3)Communication
The procurement documents are available for unrestricted and full direct access, free of charge, at: https://vergabekooperation.berlin/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-17ce08fc911-4a857a553ea4c14f
Additional information can be obtained from the abovementioned address
Tenders or requests to participate must be submitted electronically via: http://vergabeplattform.bwb.de
I.4)Type of the contracting authority
Body governed by public law
I.5)Main activity
Education

Section II: Object

II.1)Scope of the procurement
II.1.1)Title:

Berufungsmanagementsoftware

Reference number: IIC-2021-0080
II.1.2)Main CPV code
48000000 Software package and information systems
II.1.3)Type of contract
Supplies
II.1.4)Short description:

Berufungsmanagementsoftware

II.1.5)Estimated total value
II.1.6)Information about lots
This contract is divided into lots: no
II.2)Description
II.2.3)Place of performance
NUTS code: DE30 Berlin
Main site or place of performance:

Freie Universität Berlin

Kaiserswerther Str. 16-18

14195 Berlin

II.2.4)Description of the procurement:

Die Freie Universität Berlin beabsichtigt die Beschaffung und Implementierung einer Berufungsmanagementsoftware, die über ein eigenes webbasiertes Bewerbungsportal, ein Verfahrensmanagement zur Digitalisierung der bisher papiergestützten Prozesse sowie Archivierung der Verfahrensdokumente sowie eine Professuren-Datenbank zur Administration sowie statischen Datenauswertung verfügt.

Die Software soll die Berufungsverfahren von Antragstellung auf Ausschreibung bis zur Ernennung und Archivierung des Verfahrens abbilden.

Mengengerüst:

Anzahl Nutzer:innen:

Stabsstellenmitarbeiter:innen: 10

Fachbereichsverwaltungsmitarbeiter:innen: 50

Berufungskommissionsmitglieder: 720

Externe Gutachter:innen: 120

Professuren und Berufungsverfahren:

Anzahl der 2020 besetzten Professuren: 469

Anzahl der 2021 laufenden Berufungsvorgänge in verschiedenen Stadien: 150

Initiale Schulungen:

Initial zu schulende Personen: ca. 60 (Mitarbeiter:innen in Stabsstelle BBS und Fachbereichsverwaltungen.

II.2.5)Award criteria
Price is not the only award criterion and all criteria are stated only in the procurement documents
II.2.6)Estimated value
II.2.7)Duration of the contract, framework agreement or dynamic purchasing system
Start: 01/04/2022
This contract is subject to renewal: no
II.2.10)Information about variants
Variants will be accepted: no
II.2.11)Information about options
Options: no
II.2.13)Information about European Union funds
The procurement is related to a project and/or programme financed by European Union funds: no
II.2.14)Additional information

Section III: Legal, economic, financial and technical information

III.1)Conditions for participation
III.1.1)Suitability to pursue the professional activity, including requirements relating to enrolment on professional or trade registers
List and brief description of conditions:

- Eigenerklärung zur Eignung VgV (vorgegebenes Formular),

- Eigenerklärung und BVB zum Mindeststundenentgelt (vorgegebenes Formular),

- Eigenerklärung zur Abfrage Korruptionsregister und Gewerbezentralregister (vorgebenes Formular),

- Eigenerklärung zur Frauenförderung (vorgegebenes Formular),

- Eigenerklärung der Bieter- und Bewerbergemeinschaft (vorgegebenes Formular),

- Eigenerklärung Nachunternehmen (vorgegebenes Formular),

- Bieterselbstauskunft (vorgegebenes Formular),

- Eigenerklärung zum Datenschutz (vorgegebenes Formular).

III.1.3)Technical and professional ability
List and brief description of selection criteria:

- Eigenerklärung über mindestens zwei Referenzen über vergleichbare Berufungsmanagementsoftware im produktiv laufenden Betrieb mit vergleichbarem Mengengerüst (vorgegebenes Formular: Ausführliche Referenzdarstellung),

- Eigenerklärung über: Der/die einzusetzende Projektleiter/in des Bieters verfügt über nachweisbare Fachkenntnisse über die Administration und den exemplarischen Verlauf von Berufungsverfahren (vorgegebenes Formular Mitarbeiterprofil),

- Datenschutzanforderungen Software as a Service-Lösung:

a) Vom Bieter ist zu bestätigen, dass sich die Hauptniederlassung seines Unternehmens im Europäischen Wirtschaftsraum, in der Schweiz, dem Vereinigten Königreich oder in einem Land, das dem datenschutzrechtlichen Angemessenheitsbeschluss unterliegt (Eine entsprechende Eigenerklärung ist vom Bieter zu fertigen), (https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en), befindet.

b) Vom Bieter ist zu bestätigen, dass sich der Standort des für diesen Auftrag genutzten Rechenzentrums im Europäischen Wirtschaftsraum befindet. (Eine entsprechende Eigenerklärung ist vom Bieter zu fertigen).

Minimum level(s) of standards possibly required:

Siehe III.1.1) und III.1.3) unter Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskritrerien. Es handelt sich ausschließlich um Mindestkriterien.

Section IV: Procedure

IV.1)Description
IV.1.1)Type of procedure
Open procedure
IV.1.3)Information about a framework agreement or a dynamic purchasing system
IV.1.8)Information about the Government Procurement Agreement (GPA)
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement: yes
IV.2)Administrative information
IV.2.2)Time limit for receipt of tenders or requests to participate
Date: 21/02/2022
Local time: 23:59
IV.2.3)Estimated date of dispatch of invitations to tender or to participate to selected candidates
IV.2.4)Languages in which tenders or requests to participate may be submitted:
German
IV.2.6)Minimum time frame during which the tenderer must maintain the tender
Tender must be valid until: 30/04/2022
IV.2.7)Conditions for opening of tenders
Date: 22/02/2022
Local time: 10:00
Information about authorised persons and opening procedure:

entfällt

Section VI: Complementary information

VI.1)Information about recurrence
This is a recurrent procurement: no
VI.3)Additional information:
VI.4)Procedures for review
VI.4.1)Review body
Official name: Vergabekammer des Landes Berlin
Postal address: Martin-Luther-Str. 105
Town: Berlin
Postal code: 10825
Country: Germany
E-mail: vergabekammer@senweb.berlin.de
Telephone: +49 309013-8316
Fax: +49 309013-7613
Internet address: http://www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaft/wirtschaftsrecht/
VI.4.4)Service from which information about the review procedure may be obtained
Official name: Freie Universität Berlin
Postal address: Thielallee 38
Town: Berlin
Postal code: 14195
Country: Germany
E-mail: vergabe@fu-berlin.de
Telephone: +49 3083853314
Fax: +49 30838453314
VI.5)Date of dispatch of this notice:
18/01/2022