Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
I.1)Name und AdressenOffizielle Bezeichnung: Freie Universität Berlin Abteilung II: Finanzen, Einkauf und Stellenwirtschaft Referat II C - Zentraler Einkauf
Postanschrift: Thielallee 38
Ort: Berlin
NUTS-Code:
DE30 BerlinPostleitzahl: 14195
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Referat II C - Zentraler Einkauf
E-Mail:
vergabe@fu-berlin.deInternet-Adresse(n): Hauptadresse:
https://www.fu-berlin.deAdresse des Beschafferprofils:
https://vergabekooperation.berlin I.3)KommunikationWeitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
I.4)Art des öffentlichen AuftraggebersEinrichtung des öffentlichen Rechts
I.5)Haupttätigkeit(en)Bildung
Abschnitt II: Gegenstand
II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:
Berufungsmanagementsoftware
Referenznummer der Bekanntmachung: IIC-2021-0080
II.1.2)CPV-Code Hauptteil48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
II.1.3)Art des AuftragsLieferauftrag
II.1.4)Kurze Beschreibung:
Berufungsmanagementsoftware
II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
II.1.6)Angaben zu den LosenAufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.3)ErfüllungsortNUTS-Code: DE30 Berlin
Hauptort der Ausführung:
Freie Universität Berlin
Kaiserswerther Str. 16-18
14195 Berlin
II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:
Die Freie Universität Berlin beabsichtigt die Beschaffung und Implementierung einer Berufungsmanagementsoftware, die über ein eigenes webbasiertes Bewerbungsportal, ein Verfahrensmanagement zur Digitalisierung der bisher papiergestützten Prozesse sowie Archivierung der Verfahrensdokumente sowie eine Professuren-Datenbank zur Administration sowie statischen Datenauswertung verfügt.
Die Software soll die Berufungsverfahren von Antragstellung auf Ausschreibung bis zur Ernennung und Archivierung des Verfahrens abbilden.
Mengengerüst:
Anzahl Nutzer:innen:
Stabsstellenmitarbeiter:innen: 10
Fachbereichsverwaltungsmitarbeiter:innen: 50
Berufungskommissionsmitglieder: 720
Externe Gutachter:innen: 120
Professuren und Berufungsverfahren:
Anzahl der 2020 besetzten Professuren: 469
Anzahl der 2021 laufenden Berufungsvorgänge in verschiedenen Stadien: 150
Initiale Schulungen:
Initial zu schulende Personen: ca. 60 (Mitarbeiter:innen in Stabsstelle BBS und Fachbereichsverwaltungen.
II.2.5)ZuschlagskriterienDer Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
II.2.6)Geschätzter Wert
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen BeschaffungssystemsBeginn: 01/04/2022
Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein
II.2.10)Angaben über Varianten/AlternativangeboteVarianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu OptionenOptionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen UnionDer Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder HandelsregisterAuflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:
- Eigenerklärung zur Eignung VgV (vorgegebenes Formular),
- Eigenerklärung und BVB zum Mindeststundenentgelt (vorgegebenes Formular),
- Eigenerklärung zur Abfrage Korruptionsregister und Gewerbezentralregister (vorgebenes Formular),
- Eigenerklärung zur Frauenförderung (vorgegebenes Formular),
- Eigenerklärung der Bieter- und Bewerbergemeinschaft (vorgegebenes Formular),
- Eigenerklärung Nachunternehmen (vorgegebenes Formular),
- Bieterselbstauskunft (vorgegebenes Formular),
- Eigenerklärung zum Datenschutz (vorgegebenes Formular).
III.1.3)Technische und berufliche LeistungsfähigkeitAuflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
- Eigenerklärung über mindestens zwei Referenzen über vergleichbare Berufungsmanagementsoftware im produktiv laufenden Betrieb mit vergleichbarem Mengengerüst (vorgegebenes Formular: Ausführliche Referenzdarstellung),
- Eigenerklärung über: Der/die einzusetzende Projektleiter/in des Bieters verfügt über nachweisbare Fachkenntnisse über die Administration und den exemplarischen Verlauf von Berufungsverfahren (vorgegebenes Formular Mitarbeiterprofil),
- Datenschutzanforderungen Software as a Service-Lösung:
a) Vom Bieter ist zu bestätigen, dass sich die Hauptniederlassung seines Unternehmens im Europäischen Wirtschaftsraum, in der Schweiz, dem Vereinigten Königreich oder in einem Land, das dem datenschutzrechtlichen Angemessenheitsbeschluss unterliegt (Eine entsprechende Eigenerklärung ist vom Bieter zu fertigen), (https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en), befindet.
b) Vom Bieter ist zu bestätigen, dass sich der Standort des für diesen Auftrag genutzten Rechenzentrums im Europäischen Wirtschaftsraum befindet. (Eine entsprechende Eigenerklärung ist vom Bieter zu fertigen).
Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
Siehe III.1.1) und III.1.3) unter Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskritrerien. Es handelt sich ausschließlich um Mindestkriterien.
Abschnitt IV: Verfahren
IV.1)Beschreibung
IV.1.1)VerfahrensartOffenes Verfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder TeilnahmeanträgeTag: 21/02/2022
Ortszeit: 23:59
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:Deutsch
IV.2.6)Bindefrist des AngebotsDas Angebot muss gültig bleiben bis: 30/04/2022
IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der AngeboteTag: 22/02/2022
Ortszeit: 10:00
Angaben über befugte Personen und das Öffnungsverfahren:
Abschnitt VI: Weitere Angaben
VI.1)Angaben zur Wiederkehr des AuftragsDies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.3)Zusätzliche Angaben:
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteiltOffizielle Bezeichnung: Freie Universität Berlin
Postanschrift: Thielallee 38
Ort: Berlin
Postleitzahl: 14195
Land: Deutschland
E-Mail:
vergabe@fu-berlin.deTelefon: +49 3083853314
Fax: +49 30838453314
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:18/01/2022