Check out our COVID-19 dedicated page for tenders related to medical equipment needs.

The Conference on the Future of Europe is your chance to share your ideas and shape the future of Europe. Make your voice heard!

Services - 333414-2021

02/07/2021    S126

France-Strasbourg: Software-related services

2021/S 126-333414

Contract notice

Services

Legal Basis:
Directive 2014/24/EU

Section I: Contracting authority

I.1)Name and addresses
Official name: ARTE GEIE
Postal address: 4 quai du Chanoine-Winterer
Town: Strasbourg Cedex
NUTS code: FRF11 Bas-Rhin
Postal code: 67080
Country: France
E-mail: appelsdoffres@arte.tv
Telephone: +33 390142222
Fax: +33 390142040
Internet address(es):
Main address: www.arte.tv
Address of the buyer profile: https://alsacemarchespublics.eu
I.3)Communication
The procurement documents are available for unrestricted and full direct access, free of charge, at: https://alsacemarchespublics.eu/
Additional information can be obtained from the abovementioned address
Tenders or requests to participate must be submitted to the abovementioned address
I.4)Type of the contracting authority
Other type: Groupement européen d'intérêt économique (GEIE)
I.5)Main activity
Other activity: Audiovisuel

Section II: Object

II.1)Scope of the procurement
II.1.1)Title:

Système d’information Missions

Reference number: 21094000
II.1.2)Main CPV code
72260000 Software-related services
II.1.3)Type of contract
Services
II.1.4)Short description:

ARTE GEIE souhaite déployer des outils modernes permettant de gérer de façon plus efficace et plus sécurisée les processus comptables et financiers, et, plus spécifiquement, la gestion des frais de missions, avec une ambition de déploiement courant 2022.

II.1.5)Estimated total value
II.1.6)Information about lots
This contract is divided into lots: no
II.2)Description
II.2.3)Place of performance
NUTS code: FRF11 Bas-Rhin
Main site or place of performance:

ARTE GEIE, 4 quai du Chanoine-Winterer, 67080 Strasbourg Cedex, France.

II.2.4)Description of the procurement:

ARTE GEIE utilise l’outil «Travel management» depuis une dizaine d’année comme solution de gestion des frais de mission, développée au sein du module TM de l’ERP SAP.

Les objectifs du projet sont de mettre en place une solution pour:

— optimiser les processus de réservation de voyages, d’ordre de missions et de note de frais au sein d’une solution unique;

— réduire et simplifier les étapes manuelles et les circuits papiers, supprimer les ressaisies d’informations, systématiser et automatiser les circuits de validation et de contrôle en amont et en aval de la mission;

— mettre en œuvre la politique missions et déplacements et la facturation centralisée avec les tiers voyagistes;

— bénéficier d’une solution à reconnaissance optique des justificatifs et permettant une pré-comptabilisation, cette solution devra avoir l’aval de l’administration fiscale afin de pouvoir supprimer tout document papier;

— permettre l’intégration et l’exploitation de tous les éléments d’optimisation déjà identifiés (carte logée, carte affaire…);

— améliorer la comptabilisation, le suivi comptable et fiscal (identification et récupération de la TVA sur factures, vérification de la conformité des factures);

— faciliter les analyses de gestion et le reporting interne;

— permettre la prise en compte des spécificités d’Arte GEIE, à savoir l’ordre de mission préalable au déplacement, le cas échéant les per diem et la possibilité d’avance de frais;

— favoriser l’utilisation des supports mobiles (mobile, tablette).

Le marché couvre le périmètre suivant:

— une solution de gestion des déplacements et des frais professionnels de l’ordre de mission à la facturation;

— un intégrateur ou éditeur qui, en qualité de maître d’œuvre, s’implique dans toutes les phases du projet de la conception au suivi post-démarrage;

— un support technique et une maintenance pour la gestion des anomalies et des évolutions.

II.2.5)Award criteria
Price is not the only award criterion and all criteria are stated only in the procurement documents
II.2.6)Estimated value
II.2.7)Duration of the contract, framework agreement or dynamic purchasing system
Duration in months: 60
This contract is subject to renewal: yes
Description of renewals:

Le marché sera notifié et entrera en vigueur prévisionnellement début janvier 2022.

Le marché sera conclu pour une durée ferme de cinq années à compter de sa date de démarrage effectif. Il pourra être renouvelé, par décisions expresses d'ARTE GEIE, trois fois pour une période d'un an.

II.2.9)Information about the limits on the number of candidates to be invited
Envisaged number of candidates: 3
II.2.10)Information about variants
Variants will be accepted: yes
II.2.11)Information about options
Options: no
II.2.13)Information about European Union funds
The procurement is related to a project and/or programme financed by European Union funds: no
II.2.14)Additional information

Section III: Legal, economic, financial and technical information

III.1)Conditions for participation
III.1.1)Suitability to pursue the professional activity, including requirements relating to enrolment on professional or trade registers
List and brief description of conditions:

1. Le Document unique de marché européen (DUME): les soumissionnaires sont invités à utiliser le service dédié à l’adresse suivante: https://uea.publicprocurement.be

Le document à uploader sur ce service est le fichier .xml joint au dossier de consultation.

Il convient de sélectionner les options «Je suis un opérateur économique» et «Importer une demande/réponse DUME», puis de télécharger le fichier .xml joint au dossier de consultation. Le DUME complété devra être joint à la candidature aux formats XML et PDF, accompagné des pièces suivantes:

2. un extrait du registre du commerce et des sociétés;

3. si le soumissionnaire est en redressement judiciaire, une copie du ou des jugements prononcés à cet effet.

III.1.2)Economic and financial standing
List and brief description of selection criteria:

1. Une attestation d'assurance garantissant la responsabilité civile professionnelle du candidat;

2. Les chiffres d’affaires HT des trois dernières années, ainsi que la part correspondant aux prestations objet du marché (en %);

3. Une déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du candidat et l'importance du personnel d'encadrement pour chacune des deux dernières années,

III.1.3)Technical and professional ability
List and brief description of selection criteria:

1. Un document de présentation de l'entreprise,

2. Une description d'un maximum de cinq références, comparables aux prestations faisant l'objet de la présente procédure, en cours d'exécution ou achevées il y a moins de trois ans. Pour chaque référence, le soumissionnaire indiquera le nom du client, son domaine d'activité, les caractéristiques de la prestation, les coordonnées de l'interlocuteur principal, ainsi que l'enveloppe financière correspondante.

Le candidat renseignera à cet effet le «Tableau de présentation des candidatures» joint au dossier de la procédure.

Section IV: Procedure

IV.1)Description
IV.1.1)Type of procedure
Competitive procedure with negotiation
IV.1.3)Information about a framework agreement or a dynamic purchasing system
The procurement involves the establishment of a framework agreement
Framework agreement with a single operator
IV.1.4)Information about reduction of the number of solutions or tenders during negotiation or dialogue
Recourse to staged procedure to gradually reduce the number of solutions to be discussed or tenders to be negotiated
IV.1.5)Information about negotiation
The contracting authority reserves the right to award the contract on the basis of the initial tenders without conducting negotiations
IV.1.8)Information about the Government Procurement Agreement (GPA)
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement: yes
IV.2)Administrative information
IV.2.2)Time limit for receipt of tenders or requests to participate
Date: 04/08/2021
Local time: 12:00
IV.2.3)Estimated date of dispatch of invitations to tender or to participate to selected candidates
Date: 03/09/2021
IV.2.4)Languages in which tenders or requests to participate may be submitted:
German, French

Section VI: Complementary information

VI.1)Information about recurrence
This is a recurrent procurement: yes
Estimated timing for further notices to be published:

2026.

VI.3)Additional information:

La réponse est à déposer par voie électronique, exclusivement sur la plateforme:

https://alsacemarchespublics.eu

L’inscription sur la plate-forme de dématérialisation est gratuite et nécessaire pour répondre par voie électronique aux consultations.

Les modalités de dépôt des réponses ainsi que des informations complémentaires relatives à la dématérialisation des procédures de passation et de l’exécution des marchés publics sont détaillées dans le mode d’emploi joint au dossier de la consultation (document disponible en français et en allemand, intitulé «Mode d'emploi/Nutzungsanleitung Alsace Marchés publics»).

Au cours de la négociation, des auditions pourront être organisées, prévisionnellement au cours de la semaine 41 de l’année 2021.

Ces auditions auront pour objet de permettre aux soumissionnaires et à ARTE GEIE d’échanger sur les offres. Elles se dérouleront prévisionnellement en visio-conférence avec partage d’écran. Les modalités de leur déroulement seront communiquées ultérieurement, aux soumissionnaires qui seront invités à remettre une offre.

VI.4)Procedures for review
VI.4.1)Review body
Official name: Tribunal judiciaire
Postal address: Rue Général-Fabvier
Town: Nancy
Postal code: 54035
Country: France
Telephone: +33 383908500
Fax: +33 383274984
VI.4.3)Review procedure
Precise information on deadline(s) for review procedures:

Les recours peuvent être introduits sur le fondement:

— de l'article 2 de l'ordonnance no 2009-515 du 7.5.2009, relative aux procédures de recours applicables aux contrats de la commande publique, avant la conclusion du contrat (référé précontractuel), ou;

— de l'article 11 de ladite ordonnance (référé contractuel), au plus tard le 31e jour suivant la publication de l'avis d'attribution du marché, ou, en l'absence de publication d'un tel avis, jusqu'à l'expiration d'un délai de six mois à compter du lendemain du jour de la notification du marché.

VI.4.4)Service from which information about the review procedure may be obtained
Official name: Tribunal judiciaire
Postal address: Rue Général-Fabvier
Town: Nancy
Postal code: 54035
Country: France
Telephone: +33 383908500
Fax: +33 383274984
VI.5)Date of dispatch of this notice:
29/06/2021