Services - 34478-2022

21/01/2022    S15

Germany-Aalen: Time accounting or human resources software development services

2022/S 015-034478

Contract notice

Services

Legal Basis:
Directive 2014/24/EU

Section I: Contracting authority

I.1)Name and addresses
Official name: Landratsamt Ostalbkreis - Zentrale Vergabestelle
Postal address: Stuttgarter Straße 41
Town: Aalen
NUTS code: DE11D Ostalbkreis
Postal code: 73430
Country: Germany
E-mail: zentrale.vergabestelle@ostalbkreis.de
Telephone: +49 7361/503-1101
Fax: +49 7361/503-581101
Internet address(es):
Main address: https://www.ostalbkreis.de
I.3)Communication
The procurement documents are available for unrestricted and full direct access, free of charge, at: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YHFYY48/documents
Additional information can be obtained from the abovementioned address
Tenders or requests to participate must be submitted electronically via: https://satellite.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YHFYY48
I.4)Type of the contracting authority
Regional or local authority
I.5)Main activity
General public services

Section II: Object

II.1)Scope of the procurement
II.1.1)Title:

Einführung eines Zeiterfassungssystems in der Landkreisverwaltung Ostalbkreis

Reference number: 2022-LRA-I/15-01
II.1.2)Main CPV code
72212450 Time accounting or human resources software development services
II.1.3)Type of contract
Services
II.1.4)Short description:

Einführung eines Zeiterfassungssystems in der Landkreisverwaltung Ostalbkreis (ca. 1900 Beschäftigte) mit Vertragslaufzeit vom 01.07.2022 bis 30.06.2026 mit Verlängerungsoption um ein Jahr

II.1.5)Estimated total value
II.1.6)Information about lots
This contract is divided into lots: no
II.2)Description
II.2.2)Additional CPV code(s)
31711300 Electronic timekeeping systems
35123300 Timekeeping system
35125200 Time control system or working time recorder
48450000 Time accounting or human resources software package
II.2.3)Place of performance
NUTS code: DE11D Ostalbkreis
Main site or place of performance:

73430 Aalen

II.2.4)Description of the procurement:

Es soll eine digitale Arbeitszeiterfassung in der Landkreisverwaltung Ostalbkreis mit ca. 1900 Mitarbeitenden eingeführt werden. Anforderungen an das zu beschaffenden System:

- Beschleunigung und Vereinfachung der Prozesse und des Aufwandes

- Reduzierung des administrativen Aufwandes durch Nutzung von einer Schnittstelle zu KM-Personal (SAP HCM)

- Webbasierte Lösung mit Zugriff auf das System per PC und mobilen Endgeräten zur Anbindung aller Mitarbeitenden

- Terminallösung soll als Ausnahme für Mitarbeitende ohne PC oder dienstliche mobile Endgeräte eingesetzt werden.

- Verkürzung der Bearbeitungszeiten durch Erfassung der Arbeits- und Fehlzeiten durch die Mitarbeiter (Direkteingabe und Self-Service mit Workflow) und mobile Nutzung

- Export von Daten für Vorgesetzte und von Statistikberichten für den Geschäftsbereich Personal

- Unterstützung von künftigen Anforderungen (Ausbaufähigkeit des Systems)

- Gewährleistung der gesetzlichen Barrierefreiheit für Personen mit Behinderung.

II.2.5)Award criteria
Price is not the only award criterion and all criteria are stated only in the procurement documents
II.2.6)Estimated value
II.2.7)Duration of the contract, framework agreement or dynamic purchasing system
Start: 01/07/2022
End: 30/06/2026
This contract is subject to renewal: yes
Description of renewals:

Der Auftragnehmer räumt dem Auftraggeber ein einmaliges Optionsrecht auf Verlängerung dieses Vertrages um ein weiteres Jahr ein. Die Erklärung des Auftraggebers, dass er

das Optionsrecht ausüben möchte, muss beim Auftragnehmer spätestens am 31.03.2026

eingehen und vom Auftragnehmer bestätigt werden.

II.2.9)Information about the limits on the number of candidates to be invited
Maximum number: 5
Objective criteria for choosing the limited number of candidates:

Grundlage für die Auswahl der fünf Bewerber, die am besten geeignet sind, sind die abgegebenen Referenzen. Die detaillierte Bewertung der Referenzen entnehmen Sie der Leistungsbeschreibung unter Ziff. 3.2 oder dem Referenzblatt.

II.2.10)Information about variants
Variants will be accepted: no
II.2.11)Information about options
Options: no
II.2.13)Information about European Union funds
The procurement is related to a project and/or programme financed by European Union funds: no
II.2.14)Additional information

Section III: Legal, economic, financial and technical information

III.1)Conditions for participation
III.1.1)Suitability to pursue the professional activity, including requirements relating to enrolment on professional or trade registers
List and brief description of conditions:

Zuverlässigkeit:

- Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß § 123 und § 124 GWB.

- Angaben zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung.

- Angaben zur Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft

- Angabe zu Insolvenzverfahren und Liquidation

Befähigung und Erlaubnis Berufsausübung:

- Eintragung in das Berufsregister ihres Sitzes oder Wohnsitzes

Falls das Angebot in die engere Wahl kommt, wird zur Bestätigung die entsprechende Bescheinigung vorgelegt.

III.1.2)Economic and financial standing
List and brief description of selection criteria:

Umsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen.

III.1.3)Technical and professional ability
List and brief description of selection criteria:

Referenzen:

Vorlage geeigneter Referenzen über die in den letzten drei Jahren erbrachten vergleichbaren Leistungen.

Es sind mindestens folgende Angaben zu benennen:

Ansprechpartner, Art der ausgeführten Leistung, Auftragssumme, Ausführungszeitraum.

Angabe zu Arbeitskräften:

Erklärung, dass die mit der Ausführung der Leistung erforderlichen Beschäftigen zur Verfügung stehen.

Falls das Angebot in die engere Wahl gelangt, ist die Zahl der in den letzten drei Jahren jahresdurchschnittlich Beschäftigten anzugeben

Section IV: Procedure

IV.1)Description
IV.1.1)Type of procedure
Competitive procedure with negotiation
IV.1.3)Information about a framework agreement or a dynamic purchasing system
IV.1.5)Information about negotiation
The contracting authority reserves the right to award the contract on the basis of the initial tenders without conducting negotiations
IV.1.8)Information about the Government Procurement Agreement (GPA)
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement: yes
IV.2)Administrative information
IV.2.2)Time limit for receipt of tenders or requests to participate
Date: 18/02/2022
Local time: 10:00
IV.2.3)Estimated date of dispatch of invitations to tender or to participate to selected candidates
Date: 09/03/2022
IV.2.4)Languages in which tenders or requests to participate may be submitted:
German

Section VI: Complementary information

VI.1)Information about recurrence
This is a recurrent procurement: no
VI.3)Additional information:

Bieterkommunikation ist ausschließlich über die Vergabeplattform über den Button "Kommunikation" zu führen.

Für den Fall einer Nichtregistrierung auf der Vergabeplattform ist der Bieter verpflichtet, sich regelmäßig über ergänzende Bieterinformationen und sonstige Änderungen auf der Vergabeplattform zu informieren (Holschuld des Bieter).

Angebote, die mittels Post, Telefax oder per E-Mail eingehen sind nicht zugelassen und können daher nicht berücksichtigt werden. Das gleiche gilt für Angebote, die über das Vergabeportal über den Button "Kommunikation" abgegeben werden.

Bekanntmachungs-ID: CXS0YHFYY48

VI.4)Procedures for review
VI.4.1)Review body
Official name: Vergabekammer Baden-Württemberg im RP Karlsruhe
Postal address: Durlacher Allee 100
Town: Karlsruhe
Postal code: 76137
Country: Germany
Telephone: +49 721/926-8730
Fax: +49 721/926-3985
VI.5)Date of dispatch of this notice:
18/01/2022