Services - 35592-2022

21/01/2022    S15

Germany-Berlin: Programming services of packaged software products

2022/S 015-035592

Contract award notice

Results of the procurement procedure

Services

Legal Basis:
Directive 2014/24/EU

Section I: Contracting authority

I.1)Name and addresses
Official name: Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin (KBB) GmbH
Postal address: Schöneberger Straße 15
Town: Berlin
NUTS code: DE3 Berlin
Postal code: 10963
Country: Germany
Contact person: Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin (KBB) GmbH
E-mail: Bidding@kbb.eu
Internet address(es):
Main address: http://www.kbb.eu
I.4)Type of the contracting authority
Other type: Juristische Person des privaten Rechts
I.5)Main activity
Recreation, culture and religion

Section II: Object

II.1)Scope of the procurement
II.1.1)Title:

03120IFB BerlinalX

II.1.2)Main CPV code
72210000 Programming services of packaged software products
II.1.3)Type of contract
Services
II.1.4)Short description:

Auf der Grundlage der Ausschreibung wurde ein Dienstleister gesucht, der mit der agilen Erstellung und Wartung seiner Software zur Verwaltung und Steuerung festivalrelevanter Daten und Prozessen beauftragt werden soll. Die Software sollte insbesondere die folgenden Bereiche abdecken: Rechte- und Zugangssteuerung (intern/extern), Online-Services, Mailings und Einladungen, Hotelbuchungen, Nebenbuchhaltung, Veranstaltungen (inkl. detaillierter Abläufe), Terminverwaltung etc.

In unterschiedlichen Bereichen wie z.B. der Kontaktpflege und Kommunikation, dem Gästemanagement, dem Vertrieb und der Veranstaltungsorganisation muss auf einen gemeinsamen Stamm an Daten zurückgegriffen werden können, der fortlaufend modifiziert werden kann. Der Auftraggeber ist davon ausgegangen, dass ein Großteil der Leistungen durch Individualsoftware zu erbringen ist. Der Einsatz von Standardsoftware war jedoch erwünscht und möglich.

II.1.6)Information about lots
This contract is divided into lots: no
II.1.7)Total value of the procurement (excluding VAT)
Value excluding VAT: 3 994 822.50 EUR
II.2)Description
II.2.2)Additional CPV code(s)
72230000 Custom software development services
II.2.3)Place of performance
NUTS code: DE300 Berlin
Main site or place of performance:

Berlin

II.2.4)Description of the procurement:

Die Internationalen Filmfestspiele Berlin – ein Geschäftsbereich der Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin (KBB) GmbH – sind ein jährlich wiederkehrendes internationales Filmfestival mit angeschlossenem Filmmarkt und zahlreichen Initiativen im Bereich Filmwirtschaft und Nachwuchsförderung.

Es sollte ein zentrales IT-System zu entwickelt werden, welches die Internationalen Filmfestspiele Berlin fit für die kommenden Jahre macht (BerlinalX). Kernstück des Systems soll die Verwaltung von Personen, Firmen und Veranstaltungen und ihren Verbindungen zu festivalrelevanten Prozessen. Darauf aufbauend sollten u.a. die folgenden Bereiche inkludiert werden:

Rechte- und Zugangssteuerung (intern/extern)

Online-Services, Mailings und Einladungen, Hotel-Buchungen

Bestell- und Zahlungsvorgänge

Nebenbuchhaltung, Veranstaltungen (inkl. detaillierter Abläufe)

Terminverwaltung

Anwendungsbereiche:

Organisatorisches Ziel war die Zusammenführung und Vereinfachung von Arbeitsprozessen. Ähnliche Arbeitsschritte und Datenbestände sollten in einen gemeinsamen, zentralen Datenbestand münden. Dazu wird eine leistungsstarke, übergreifende Softwarelandschaft benötigt, die die Arbeit der unterschiedlichen Festivalbereiche und ihre diversen Aufgabenbereiche unterstützt. Die Mitarbeitenden müssen in unterschiedlichen Bereichen wie Kontaktpflege und Kommunikation, Gästemanagement, Veranstaltungsorganisation und Vertrieb auf einen gemeinsamen, zentralen Stamm an Daten zurückgreifen und diesen fortlaufend modifizieren. Aufgrund der hohen Datenmengen und engen Zeitfenster sind automatisierte Teilprozesse unabdinglich.

Eine zentrale Rolle spielt der Festivalcharakter: Zahlreiche Prozesse eskalieren jährlich zu jedem Festival, weshalb eine hohe Datenqualität und Zuverlässigkeit der Anwendung sichergestellt sein müssen. Die Software muss ganzjährig betrieben werden, um Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung des Festivals zu unterstützen. Teilbereiche werden nur in bestimmten Zeitfenstern aktiv genutzt.

Externes Ziel ist eine Erweiterung des Service-Angebots für Teilnehmer*innen der Internationalen Filmfestspiele Berlin. Teilnehmer*innen sollen online auf Daten und Leistungen zugreifen und gezielt Änderungen vornehmen können. Eine Stärkung im Kundenservice soll durch optimierte Bestellprozesse sowie kundenfreundliche Zahlungs- und Stornierungsvorgänge erreicht werden. Interne Verwaltungsvorgänge sollen reduziert werden und Kund*innen schneller Zugriff auf benötigte Online-Services erhalten.

Vernetzung:

Die Fachprozesse der Internationalen Filmfestspiele Berlin sind untereinander stark verflochten. Dies betrifft alle Sektionen und Abteilungen sowie die Industry Cluster (u.a. European Film Market, Berlinale Co-Production Market, Berlinale Talents) und ggfls. Dritten. Dieselben Personen und Firmen treten in verschiedenen Bereichen auf - oft mit unterschiedlichen Funktionen. Eine 360-Grad-Sicht muss Querverbindungen sichtbar machen, um inhaltliche und organisatorische Synergien nutzen zu können.

Mengengerüst:

Je Edition fallen schätzungsweise die folgenden aktiven Datenobjekte an:

3.000 - 4.000 Firmen

2.000 - 2.500 Medien-Formate

4.000-5.000 Veranstaltungen

Rund 8.000 Filmanmeldungen (außerhalb von BerlinalX)

Rund 20.000 Bestellungen und Rechnungen

4.000 - 5.000 Bewerbungen (außerhalb von BerlinalX)

Rund 10.000 Hotelnächte in rund 25 Partnerhotels

300 - 400 Gruppen

Schnittstellen:

Die Software sollte über weit ausgebaute Standard-Schnittstellen verfügen, die die Integration anderer Anwendungen einfach ermöglichen, um die Zukunftsfähigkeit des Systems zu gewährleisten. Ausgewählte Bestandssysteme und Anwendungen Dritter müssen angeschlossen werden können. Schnittstellen müssen die folgenden Bereiche abdecken:

Accounts und Identity Provider

Payment-Service-Provider

Buchhaltung (Sage Office Line)

Fachanwendung Film

Berlinale Talents

Active Directory

(Microsoft) OfficePresenceLogging / innovaphone

Optional:

Fahrzeug-Buchung, EFM Messeverwaltung und Ticketing

II.2.5)Award criteria
Quality criterion - Name: Gesamtsumme der Leistungspunkte L (gemäß UfAB Erweiterte Richtwert methode mit 10 % Schwankungsbereich im Entscheidungskriterium Leistung) / Weighting: 50
Price - Weighting: 50
II.2.11)Information about options
Options: yes
Description of options:

Nach Abnahme der Leistungen gegebenenfalls ergänzend notwendige Programmier- und Entwicklungsleistungen und/oder Erweiterungen auf zusätzliche Anwendungen sollen - ceteris paribus - optional in Anspruch genommen werden können, wenn sie nicht mehr als 50% des ursprünglichen Auftragsvolumens umfassen und vom Gegenstand der unter Ziff. II.2.4) dieser Bekanntmachung umschriebenen Leistungen nicht grundlegend abweichen. Eine Verpflichtung zur Ausübung dieser Option soll nicht begründet werden.

II.2.13)Information about European Union funds
The procurement is related to a project and/or programme financed by European Union funds: no
II.2.14)Additional information

Zu Ziff. IV.1.4) Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu verhandelnden Angebote - vergleiche hierzu den beigefügten Verfahrensbrief.

Nebenangebote sind nicht zugelassen.

Section IV: Procedure

IV.1)Description
IV.1.1)Type of procedure
Competitive procedure with negotiation
IV.1.3)Information about a framework agreement or a dynamic purchasing system
IV.1.8)Information about the Government Procurement Agreement (GPA)
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement: no
IV.2)Administrative information
IV.2.1)Previous publication concerning this procedure
Notice number in the OJ S: 2021/S 036-090302
IV.2.8)Information about termination of dynamic purchasing system
IV.2.9)Information about termination of call for competition in the form of a prior information notice

Section V: Award of contract

Contract No: 03021IFB
Title:

03120IFB BerlinalX

A contract/lot is awarded: yes
V.2)Award of contract
V.2.1)Date of conclusion of the contract:
10/12/2021
V.2.2)Information about tenders
Number of tenders received: 3
Number of tenders received from SMEs: 3
Number of tenders received from tenderers from other EU Member States: 0
Number of tenders received from tenderers from non-EU Member States: 0
Number of tenders received by electronic means: 3
The contract has been awarded to a group of economic operators: no
V.2.3)Name and address of the contractor
Official name: WPS - Workplace Solutions GmbH
Postal address: Hans-Henny-Jahnn-Weg 29
Town: Hamburg
NUTS code: DE600 Hamburg
Postal code: 22085
Country: Germany
The contractor is an SME: yes
V.2.4)Information on value of the contract/lot (excluding VAT)
Total value of the contract/lot: 3 994 822.50 EUR
V.2.5)Information about subcontracting

Section VI: Complementary information

VI.3)Additional information:

1) Die insbesondere in Ziffer III.1.1 bis III.1.3 geforderten Erklärungen und Angaben sollen unter Verwendung der vom Auftraggeber gestellten Formblätter gemacht werden. Bei den Formblättern handelt es sich um interaktive PDF-Dateien zum maschinellen Ausfüllen, die heruntergeladen werden können. Die Formblätter sind - in deutscher/englischer Sprache gut lesbar – vollständig auszufüllen, Anlagen dazu können auch nur in englischer Sprache verfasst sein. Eine Unterschrift ist bei elektronischer Bewerbung nicht erforderlich. Der Name des Erklärenden/der bevollmächtigten Person sowie der Name der vertretenen Gesellschaft/Bewerbergemeinschaft sind anzugeben. Im Falle einer Bewerbergemeinschaft sind die Angaben für die Bewerbergemeinschaft vorzunehmen, sofern nicht individuelle Angaben/Erklärungen von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft gefordert sind. Je Bewerbung ist nur ein Teilnahmeantrag zugelassen. Bewerbergemeinschaften benennen einen bevollmächtigten Vertreter als zentralen Ansprechpartner.

2) Die Bewerbungsunterlagen (Teilnahmeantrag) sind elektronisch unter Nutzung des sog. Bietertools auf der Vergabeplattform subreport (siehe Ziff. I.3) bis zu der in Ziff. IV.2.2 genannten Frist einzureichen. Nicht form- und fristgerecht eingereichte Bewerbungen werden ausgeschlossen. Der ausgefüllte Teilnahmeantrag nebst Anlagen ist im PDF-Format hochzuladen. Da Formularmuster in einem bearbeitbaren PDF-Format vom AG zur Verfügung gestellt werden, sind die ausgefüllten Formulare zunächst in ein nicht mehr bearbeitbares PDF umzuwandeln, um die Eintragungen zu schützen. Soweit separate Anlagen beigefügt werden, sind diese einzuscannen und ebenfalls im PDF-Format beizufügen.

3) Die Nichtvorlage bzw. die Vorlage nicht vollständiger Unterlagen, Erklärungen und Nachweise hat den Ausschluss vom weiteren Verfahren zur Folge. Es bleibt vorbehalten, fehlende, unvollständige Erklärungen, Angaben, Bescheinigungen etc. nachzufordern, vgl. § 56 Abs. 2 VgV. Ein Anspruch auf Nachforderung besteht nicht.

4) Die Bewerbungsunterlagen verbleiben beim Auftraggeber. Ein Anspruch auf Kostenerstattung besteht nicht.

5) Sofern der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) einreichen möchte, muss er/sie sicherstellen, dass die EEE sämtliche zuvor genannten Angaben/Erklärungen/Nachweise enthält. Die EEE muss nicht verwendet werden, wenn der Teilnahmeantrag einschließlich der Anlagen ausgefüllt eingereicht wird.

6) Unter der in Ziff. I.3 genannten Internetadresse können alle Vergabeunterlagen, die im Laufe des Verfahrens sukzessive zur Verfügung gestellt werden, unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abgerufen werden. Dies gilt ebenso für etwaige Änderungen/ Ergänzungen zur Bekanntmachung und ähnliches, wie auch die weiteren Auskünfte. Bewerber sind verpflichtet, sich eigenständig die Informationen dort zu verschaffen.

7) Bieterfragen zum Teilnahmewettbewerb sind möglichst bis zum 15.03.2021 zu stellen. Der Auftraggeber behält sich vor, danach gestellte Fragen im Teilnahmewettbewerb nicht mehr zu beantworten. Die Kommunikation erfolgt ausschließlich über die Kommunikationsfunktion der Vergabeplattform supreport (siehe Ziff. I.3). Die Fragen sind so zu formulieren, dass eine klare Antwort möglich ist.

VI.4)Procedures for review
VI.4.1)Review body
Official name: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Postal address: Villemombler Str. 76
Town: Bonn
Postal code: 53123
Country: Germany
Telephone: +49 22894990
Fax: +49 2289499-163
Internet address: http://www.bundeskartellamt.de
VI.4.3)Review procedure
Precise information on deadline(s) for review procedures:

Ein Antrag auf Nachprüfung ist gem. § 160 Abs. 3 Nr. 1 bis 4 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) in der Fassung der Bekanntmachung vom 26.6.2013(BGB l.IS.1750, 3245), zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 17.2.2016 (BGBl. I S. 203) ist nur zulässig, soweit:

1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber innerhalb von 10 Kalendertagen gerügt hat,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt worden sind,

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, und,

4) nicht mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

VI.4.4)Service from which information about the review procedure may be obtained
Official name: Rechtsabteilung der KBB GmbH - Kontakt siehe unter Ziffer I.1.
Town: Berlin
Country: Germany
VI.5)Date of dispatch of this notice:
18/01/2022