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Supplies - 537433-2021

22/10/2021    S206

Germany-Hetlingen: Enterprise resource planning software package

2021/S 206-537433

Modification notice

Modification of a contract/concession during its term

Legal Basis:
Directive 2014/24/EU

Section I: Contracting authority/entity

I.1)Name and addresses
Official name: azv Südholstein
Postal address: Am Heuhafen 2
Town: Hetlingen
NUTS code: DEF09 Pinneberg
Postal code: 25491
Country: Germany
Contact person: Zentrale Vergabestelle
E-mail: vergabestelle@azv.sh
Telephone: +49 4103964425
Fax: +49 410396444425
Internet address(es):
Main address: www.azv.sh

Section II: Object

II.1)Scope of the procurement
II.1.1)Title:

Neueinführung ERP-System

Reference number: 01582
II.1.2)Main CPV code
48451000 Enterprise resource planning software package
II.1.3)Type of contract
Supplies
II.2)Description
II.2.3)Place of performance
NUTS code: DEF09 Pinneberg
Main site or place of performance:

azv Südholstein Am Heuhafen 2 25491 Hetlingen

II.2.4)Description of the procurement at the time of conclusion of the contract:

Im Zuge der Einführung und im laufenden Betrieb notwendige Dienstleistungen:

- Einführung der Software

- Grobplanung Projekt, Lizenzmodell und Konzeption ERP-Software

- Analyse- und Beratungsleistungen bei allen relevanten Geschäftsprozessen im Zuge von Workshops

- Beratung hinsichtlich ergänzend zu beschaffender Hard- und Software

- Erarbeitung eines Pflichtenhefts zur Spezifikation der Anforderungen an die ERP-Software

- Detaillierte Projektplanung in Abstimmung mit der internen Projektleitung

- Entwicklungsarbeiten für notwendige Anpassungen

- Installation, Einrichtung und Begleitung sowie Nachbetreuung der Inbetriebnahme der Software (Test- und Echtsystem)

- Unterstützung bei der Datenübernahme aus dem Altsystem (Basis MS Dynamics NAV 2009 R2)

- spezifische Schulungen für Administratoren und Anwender nach Funktionsbereichen

- Erstellung von Schulungsmaterialien

- umfassende Dokumentation

- laufende Betreuung:

- Wartungs- und Supportdienstleistungen

- bedarfsweise Vornahme von Anpassungen

- gelegentliche Unterstützung bei Datenübernahmen und umfassenderer Einrichtungen

- Schulungen

II.2.7)Duration of the contract, framework agreement, dynamic purchasing system or concession
Start: 02/01/2018
End: 31/03/2019
II.2.13)Information about European Union funds
The procurement is related to a project and/or programme financed by European Union funds: no

Section IV: Procedure

IV.2)Administrative information
IV.2.1)Contract award notice concerning this contract
Notice number in the OJ S: 2018/S 105-239456

Section V: Award of contract/concession

Contract No: 00
Title:

Neueinführung ERP-System

V.2)Award of contract/concession
V.2.1)Date of conclusion of the contract/concession award decision:
31/05/2018
V.2.2)Information about tenders
The contract/concession has been awarded to a group of economic operators: no
V.2.3)Name and address of the contractor/concessionaire
Official name: Wilken Neutrasoft GmbH
Town: Greven
NUTS code: DEA37 Steinfurt
Country: Germany
The contractor/concessionaire is an SME: no
V.2.4)Information on value of the contract/lot/concession (at the time of conclusion of the contract;excluding VAT)
Total value of the procurement: 155 000.00 EUR

Section VI: Complementary information

VI.3)Additional information:

In Stufe 2 des Verfahrens ist eine Verpflichtungserklärung nach § 4 Tariftreue- und Vergabegesetzes Schleswig-Holstein (TTG) abzugeben.

Bekanntmachungs-ID: CXP4YR0YKQA

VI.4)Procedures for review
VI.4.1)Review body
Official name: Vergabekammer Schleswig-Holstein
Postal address: Düsternbrooker Weg 94
Town: Kiel
Postal code: 24105
Country: Germany
E-mail: vergabekammer@wimi.landsh.de
Telephone: +49 4319884640
Fax: +49 4319884702
Internet address: www.schleswig-holstein.de
VI.4.4)Service from which information about the review procedure may be obtained
Official name: azv Südholstein
Postal address: Am Heuhafen 2
Town: Hetlingen
Postal code: 25491
Country: Germany
E-mail: vergabestelle@azv.sh
Telephone: +49 4103964425
Fax: +49 43196444425
Internet address: www.azv.sh
VI.5)Date of dispatch of this notice:
18/10/2021

Section VII: Modifications to the contract/concession

VII.1)Description of the procurement after the modifications
VII.1.1)Main CPV code
48451000 Enterprise resource planning software package
VII.1.2)Additional CPV code(s)
VII.1.3)Place of performance
NUTS code: DEF09 Pinneberg
Main site or place of performance:

azv Südholstein Am Heuhafen 2 25491 Hetlingen

VII.1.4)Description of the procurement:

Im Zuge der Einführung und im laufenden Betrieb notwendige Dienstleistungen:

- Einführung der Software

- Grobplanung Projekt, Lizenzmodell und Konzeption ERP-Software

- Analyse- und Beratungsleistungen bei allen relevanten Geschäftsprozessen im Zuge von Workshops

- Beratung hinsichtlich ergänzend zu beschaffender Hard- und Software

- Erarbeitung eines Pflichtenhefts zur Spezifikation der Anforderungen an die ERP-Software

- Detaillierte Projektplanung in Abstimmung mit der internen Projektleitung

- Entwicklungsarbeiten für notwendige Anpassungen

- Installation, Einrichtung und Begleitung sowie Nachbetreuung der Inbetriebnahme der Software (Test- und Echtsystem)

- Unterstützung bei der Datenübernahme aus dem Altsystem (Basis MS Dynamics NAV 2009 R2)

- spezifische Schulungen für Administratoren und Anwender nach Funktionsbereichen

- Erstellung von Schulungsmaterialien

- umfassende Dokumentation

- laufende Betreuung:

- Wartungs- und Supportdienstleistungen

- bedarfsweise Vornahme von Anpassungen

- gelegentliche Unterstützung bei Datenübernahmen und umfassenderer Einrichtungen

- Schulungen

VII.1.5)Duration of the contract, framework agreement, dynamic purchasing system or concession
Start: 02/01/2018
End: 31/03/2019
VII.1.6)Information on value of the contract/lot/concession (excluding VAT)
Total value of the contract/lot/concession: 155 000.00 EUR
VII.1.7)Name and address of the contractor/concessionaire
Official name: Wilken Neutrasoft GmbH
Town: Greven
NUTS code: DEA37 Steinfurt
Country: Germany
The contractor/concessionaire is an SME: no
VII.2)Information about modifications
VII.2.1)Description of the modifications
Nature and extent of the modifications (with indication of possible earlier changes to the contract):

Beschaffung weiterer Lizenzen und Einrichten der elektronischen Schnittstelle zum DMS. Der seinerzeit geschlossene EVB IT-Vertrag sieht eine Laufzeit von 5 Jahren vor für den Bereich Wartung und Softwarelizenzen.

VII.2.2)Reasons for modification
Need for additional works, services or supplies by the original contractor/concessionaire (Art. 43(1)(b) of Directive 2014/23/EU, Art. 72(1)(b) of Directive 2014/24/EU, Art. 89(1)(b) of Directive 2014/25/EU)
Description of the economic or technical reasons and the inconvenience or duplication of cost preventing a change of contractor:

Erforderliche zusätzliche Liefer- und Dienstleistung gemäß § 132 Abs.2 Nr. 2 GWB

VII.2.3)Increase in price
Updated total contract value before the modifications (taking into account possible earlier contract modifications and price adaptions and, in the case of Directive 2014/23/EU, average inflation in the Member State concerned)
Value excluding VAT: 180 000.00 EUR
Total contract value after the modifications
Value excluding VAT: 50 000.00 EUR