Services - 158410-2019

05/04/2019    S68    Service européen pour l’action extérieure - Services - Avis de préinformation sans mise en concurrence - Sans objet 

Belgique-Bruxelles: Avis de prospection d'immeubles pour combler les besoins du SEAE en espaces de bureaux à Bruxelles

2019/S 068-158410

Avis de préinformation

Le présent avis est un avis de préinformation uniquement

Services

Base juridique:

Directive 2014/24/UE

Section I: Pouvoir adjudicateur

I.1)Nom et adresses
Nom officiel: Service européen pour l'action extérieure (SEAE) – Division BA.SI.4 Infrastructure & SafetyRond
Adresse postale: Rond-point Schuman 9A
Ville: Bruxelles
Code NUTS: BE100
Code postal: 1046
Pays: Belgique
Point(s) de contact: Chef de division BA.SI.4
Courriel: BA-SI-4@eeas.europa.eu

Adresse(s) internet:

Adresse principale: http://eeas.europa.eu

Adresse du profil d’acheteur: https://eeas.europa.eu/headquarters/headquarters-homepage/tenders_en

I.2)Informations sur la passation conjointe de marchés
I.3)Communication
Adresse à laquelle des informations complémentaires peuvent être obtenues: le ou les point(s) de contact susmentionné(s)
I.4)Type de pouvoir adjudicateur
Institution/agence européenne ou organisation internationale
I.5)Activité principale
Services généraux des administrations publiques

Section II: Objet

II.1)Étendue du marché
II.1.1)Intitulé:

Avis de prospection d'immeubles pour combler les besoins du SEAE en espaces de bureaux à Bruxelles

II.1.2)Code CPV principal
70000000
II.1.3)Type de marché
Services
II.1.4)Description succincte:

Afin de répondre à ses besoins d'espaces de bureaux, le Service européen pour l'action extérieure (SEAE) est à la recherche de surfaces de bureaux à Bruxelles situées à proximité immédiate du Rond-Point Schuman. La superficie hors sol totale recherchée est de 2 500 à 4 000 m2, à louer pour une période de 5 ans, renouvelable.

Dans un but de meilleure connaissance des opportunités de marché et afin de lui permettre des évaluations plus complètes en vue d'éventuels besoins à plus long terme, le SEAE est prêt à examiner des propositions allant jusqu'à environ 10 000 m2 de superficie de bureaux hors sol, même avec des arrangements contractuels différents (usufruit, emphytéose, etc.).

II.1.5)Valeur totale estimée
II.1.6)Information sur les lots
Ce marché est divisé en lots: non
II.2)Description
II.2.1)Intitulé:
II.2.2)Code(s) CPV additionnel(s)
70220000
70310000
II.2.3)Lieu d'exécution
Code NUTS: BE100
Lieu principal d'exécution:

Bruxelles, à proximité immédiate du Rond-Point Schuman.

II.2.4)Description des prestations:

Le marché a pour objet une surface SIM (selon le code de mesurage applicable aux bâtiments de la Commission européenne à Bruxelles) hors sol estimées de 2 500 à 4 000 m2, dans un seul immeuble de base,capable d'héberger 100 à 200 personnes dans un environnement mixte (bureaux individuels, partagés, espaces ouverts). La surface sera aménagée par le proposant afin d'être prête à l'utilisation par les services du SEAE au plus tard dans les 6 mois qui suivront la signature du bail prévue dans le courant de 2019.

Dans un but de meilleure connaissance des opportunités de marché et afin de lui permettre des évaluations plus complètes en vue d'éventuels besoins à plus long terme, le SEAE est prêt à examiner des propositions allant jusqu'à environ 10 000 m2 de superficie de bureaux hors sol, même avec des arrangements contractuels différents (usufruit, emphytéose, etc.).

Le SEAE accepte de pouvoir partager un immeuble à condition que ses espaces soient sécurisés,préférablement contigus, reliés entre eux, et non accessibles par le(s) autre(s) occupant(s). Les consommations d'eau et d'énergie des services du SEAE devront être clairement distinguées de celles des autres occupants et facturées directement au SEAE par les fournisseurs d'eau et d'énergie.

Le(s) proposant(s) devra(ont) indiquer le nombre de postes de travail en premier jour dans l'immeuble aménagé dans le respect du manuel de l'immeuble type (MIT) en tenant compte d'une surface utile minimale (surface utile SU) de:

— 10 m2 par occupant en bureau individuel (avec un minimum de 240 cm de largeur par bureau),

— 8 m2 par occupant en bureau partagé,

— 7 m2 par occupant en espace ouvert,

— 1 m2 pour les besoins d'archives hors sol par occupant,

— 2 m2 hors sol par occupant pour les salles de réunion.

Durée et type de contrat: contrat de location de 5 ans, reconductible.

Le marché est régi par les dispositions de l'article 266 du règlement (EU, Euratom) nº 2018/1046 du Parlement européen et du Conseil du 18.7.2018 relatif aux règles financières applicables au budget général de l'Union et du point 11 de l'annexe 1 au même règlement. L'avis de prospection d'immeubles objet de cette publication fait partie de la prospection du marché local et servira à sélectionner le(s) proposant(s) avec le(s)quel(s) le SEAE pourra entamer une procédure négociée.

Il est possible de soumettre des propositions pour plusieurs combinaisons de surfaces. Chaque proposition fera l'objet d'évaluations et de procédures séparées.

La présente publication ne constitue en aucun cas un engagement pour le SEAE dans le cadre des procédures de passation de marchés. Le SEAE se réserve le droit, jusqu'à la signature d'un contrat, de renoncer au marché ou d'annuler la présente procédure sans que les proposants puissent prétendre à une quelconque indemnisation. Le SEAE ne signera, avant ou pendant la phase de négociation, aucun contrat d'exclusivité ni aucune clause similaire en faveur d'un proposant.

Définitions

Par «immeuble de base», on entend un immeuble neuf, en cours de rénovation ou rénové, présenté dans le descriptif de la réponse au présent avis de prospection d'immeubles.

Par «surface aménagée», on entend une surface dont le cloisonnement, le câblage, les installations de sécurité et autres travaux d'aménagement sont réalisés suivant les spécifications du Manuel de l'immeuble type (MIT)de la Commission européenne (http://ec.europa.eu/oib/pdf/mit-standard-building-specs_fr.pdf) et selon les spécifications des services de sécurité du SEAE. Le budget final et les coûts d'aménagements pour adapter l'immeuble aux besoins du SEAE seront fixés lors de la phase de négociation.

L'avis de prospection complet peut être téléchargé à l'adresse: https://eeas.europa.eu/headquarters/headquarters-homepage/tenders_en

II.2.14)Informations complémentaires

Contenu des propositions:

— la réf «Avis de prospection d'immeubles SEAE»,

— le nom de l'immeuble de base et l'adresse complète,

— les coordonnées complètes du propriétaire,

— le descriptif et les plans de l'immeuble,

— le montant de la redevance proposée en location,

— autres infos et documents repris dans l'avis publié à l'adresse: https://eeas.europa.eu/headquarters/headquarters-homepage/tenders_en

II.3)Date prévue pour le lancement de la procédure de passation:
01/08/2019

Section IV: Procédure

IV.1)Description
IV.1.8)Information concernant l’accord sur les marchés publics (AMP)
Le marché est couvert par l'accord sur les marchés publics: non

Section VI: Renseignements complémentaires

VI.3)Informations complémentaires:

Les propositions non conformes et/ou ne respectant pas le périmètre de recherche, la surface souhaitée et/ou présentant des risques identifiables en matière de sécurité physique ne seront pas évaluées. Les proposants d'immeubles exclus en seront informés.

Les propositions recevables seront analysées sur la base des critères de qualité et du prix selon la pondération suivante:

— prix (50 %),

— qualité (50 %).

Bien que le prix fasse l'objet de négociations, le proposant est invité à soumettre un prix hors aménagements pour les surfaces conformément aux points précédents en mentionnant séparément toute éventuelle gratuité ou autre ristourne applicable. Le proposant devra indiquer si l'opération de cession du droit réel est soumise à la TVA.

Le prix sera détaillé par m2, et par type de surface: surfaces SIM hors sol, les archives en sous-sols et parkings par niveau. Le prix des éventuels emplacements parking sera donné par emplacement en différenciant les emplacements de l'immeuble et, le cas échéant, externes à celui-ci.

Le prix total de location annuel sera réparti sur la surface SIM hors sol et évalué de la façon suivante (100 points):

P = 100 x (prix le plus bas) / (prix de la proposition considérée).

La qualité (Q) de l'offre sera établie sur la base des éléments suivants (100 points):

— capacité d'hébergement de l'immeuble,

— accessibilité en transports publics,

— distance du Rond Point Schuman (siège SEAE),

— conformité au MIT de l'immeuble de base,

— performances énergétiques de l'immeuble de base,

— qualité de l'aménagement de base offert,

— efficacité de l'immeuble de base.

Un classement sera réalisé sur la base d'une note finale (F) selon la formule suivante:

F = (50 % x Q) + (50 % x P).

Dont Q = 100 x (points de qualité de la proposition considérée)/(points de qualité de la meilleure proposition).

Seules les redevances de l'immeuble de base et éventuelles ristournes ou gratuités seront considérées. Les montants accordés pour améliorer l'immeuble de base ne seront pas pris en considération. Dans une phase ultérieure et distincte de la présente procédure, des négociations seront organisées au cours desquelles les frais d'aménagement, une mise à niveau par rapport aux aspects du MIT, les aspects de la TVA, les éventuelles taxes applicables et les frais opérationnels seront considérés. En répondant au présent avis, le(s) proposant(s) présélectionné(s) s'engage(nt) à coopérer avec les services du SEAE ou leurs experts pour fournir toute information jugée indispensable afin de déterminer les frais précités.

Les réponses doivent être envoyées avant le 30.4.2019 (16:00). Les informations doivent être transmises selon les modalités suivantes, au choix:

— soit par la poste, par envoi recommandé, le cachet de la poste faisant foi, à l'adresse suivante: service européen pour l'action extérieure, division BA SI 4 — avis de prospection d'immeubles SEAE — Bruxelles, bureau: B100 07/030, 1046 Bruxelles, Belgique,

— soit par dépôt (directement ou par tout mandataire du candidat ou par messagerie), à l'adresse suivante: service européen pour l'action extérieure, division BA SI 4 — avis de prospection d'immeubles SEAE —Bruxelles, bureau: B100 07/030, Avenue du Bourget 1, 1140 Bruxelles (Evere), Belgique. Ce service est ouvert de 8:00 à 17:00 du lundi au jeudi et de 8:00 à 16:00 le vendredi, sauf les jours fériés de la Commission.

Dans le cas d'un dépôt par messagerie, la date d'envoi sur le bordereau de la messagerie fait foi. Dans le cas d'un dépôt directement ou par tout mandataire, le dépôt de la réponse est établi au moyen d'un reçu daté, signé par le fonctionnaire du service central de réception du courrier de la Commission à qui les documents ont été remis.

Les réponses seront données en 2 exemplaires (1 original + 1 copie) sous double enveloppe fermée avec mention: «Avis de prospection d'immeubles SEAE» et «À ne pas ouvrir par le service du courrier».

La date limite pour envoyer les questions est le 12.4.2019 (16:00).

VI.5)Date d’envoi du présent avis:
26/03/2019