Auftraggeberin ist die AGAPLESION Management- und Beratungsgesellschaft mbH. Sie ist Teil des Gesundheitskonzerns AGAPLESION gAG, die eine Vielzahl medizinischer Einrichtungen deutschlandweit unter ihrem Dach vereint und über Tochtergesellschaften betreibt.
Die Auftraggeberin koordiniert die Beschaffung dieses Systems für vierzehn konzernverbundene Krankenhäuser, die bundesweit belegen sind. Aufgrund des Auftragsumfangs sind ausschließlich ausgesprochen leistungsfähige Bieter aufgerufen, sich an dem Verfahren zu beteiligen. Für Bieter gelten dementsprechend erhöhte Mindestanforderungen, um sicherzustellen, dass die Leistung nach den gesetzlichen Anforderungen erfüllt wird und der Bieter den Anforderungen eines Gesundheitskonzerns der vorliegenden Größe gerecht werden kann.
Die Zielsetzung dieses Beschaffungsvorhabens besteht in der Implementierung eines digitalen Medikationsmanagement-Systems einschließlich integrierter Arzneimitteltherapiesicherheitsfunktion (AMTS) für das Krankenhausinformationssystem Orbis (KIS). Dieses enthält Informationen zu sämtlichen arzneibezogenen Behandlungen über den gesamten Behandlungsprozess im Krankenhaus und steht allen, an der Behandlung Beteiligten zur Verfügung (Gemäß § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 5 KHSFV). Die Beschaffung wird gefördert aus Mitteln des Krankenhauszukunftsgesetzes.
Aufbauend auf dem IST-Stand strebt die Auftraggeberin mit der Beschaffung an, die Binnendigitalisierung voranzutreiben und den Prozess des digitalen Medikationsmanagements als Teil ihrer Digitalisierungsstrategie umfassend abzubilden. Technische Voraussetzung für die effiziente Nutzung ist eine durchgängig digitale Dokumentation (bei Aufnahme, auf Normal- und Intensivstation, in Funktionsbereichen und bei Entlassung, sowie Integration in die digitale Fieberkurve) in interoperablen, also standardisierten, optimal kooperierenden Systemen (z. B. HL7, FHIR). Damit ist auch die ständige Verfügbarkeit der Informationen sichergestellt. Die relevanten Informationen werden bereits vor oder bei Aufnahme in das System eingegeben und sind für alle am Behandlungsprozess Beteiligten in zielgruppenorientierter Aufbereitung ständig verfügbar. Durch automatisierte Überprüfungs- und Warnsysteme sowie durch Anwendung von KI-Technologien (Künstliche Intelligenz) werden Ärzte und Ärztinnen sowie Pflegekräfte im Anordnungs- und Administrationsprozess unterstützt, unerwünschte Arzneimittelereignisse und Medikationsfehler reduziert. Der angestrebte Umsetzungsstandard ist hierbei der sog. „Closed-Loop-Process“ als höchste Qualität des digitalen Medikationsprozesses (Erfassung mitgebrachter Medikamente oder Allergien in der Anamnese, Verordnung im digitalen Medikationssystem, Übernahme und Prüfung durch den Pharmazeuten, Distribution und Arzneimittelgabe, Umstellung von Hausmedikation auf Klinikmedikation bei Entlassung). Die Dokumentation innerhalb des Prozesses wird mit Scan-Lösungen zur Erfassung der Identität des Personals und des/der Patient*in unterstützt und qualitätsgesichert („Scan for Safety“).
Bieter berücksichtigen bei Ihrem Preisangebot die Schulungs- und Beratungsleistungen, die mit der Implementierung einhergehen. Die anzubietenden Preise ergeben sich aus dem Preisblatt, ANLAGE 02b der Vergabeunterlagen.
Es wird die Lieferung der Software inkl. der gesetzlich geforderten Schulungskonzepte (Medizinprodukt), sowie die Begleitung der Einführung mind. der ersten beiden Einrichtungen erwartet.
Geringfügige Mängel, welche die Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit nicht beeinträchtigen sowie das Ausstehen unwesentlicher Teillieferungen oder geringfügiger Leistungen des AN, verhindern die Abnahme nicht.
Fehlerklassen
a) Fehlerklasse 1: Fehler, die zur Folge haben, dass die DV/IT-Lösung, bzw. ein Softwaremodul, eine sich aus dem Vertragsgegenstand ergebende Aufgabenstellung nicht erfüllt. Die zweckmäßige Nutzung („wirtschaftlich sinnvolle Nutzung") ist durch solche Fehler nicht möglich oder unzumutbar eingeschränkt bzw. behindert.
b) Fehlerklasse 2: Alle syntaktischen und logischen Fehler eines Programms/ Moduls, sofern der Verwendungszweck wesentlich beeinträchtigt ist. Die zweckmäßige Nutzung ist aber nicht so weit beeinträchtigt, dass die Funktionsprüfung nicht doch durchgeführt werden kann. Diese Fehler sind abnahmehindernd, sie müssen während der vereinbarten Dauer der Funktionsprüfung behoben werden.
c) Fehlerklasse 3: Fehler, durch die die zweckmäßige Nutzung nicht oder nur unwesentlich eingeschränkt ist.
Fehler der Klasse 1 und der Klasse 2 sind abnahmehindernd. Sie müssen während der Dauer der Funktionsprüfung (die sich dadurch eventuell verlängert) behoben werden. Fehler der Klasse 3 werden im Rahmen der Gewährleistung (bzw. Pflegevereinbarung) und nach einem gemeinsam abgestimmten Zeitplan behoben. Hinweise, Verbesserungsvorschläge und Wünsche des Auftraggebers werden vom Auftragnehmer soweit möglich, jedoch, ohne jegliche rechtliche Verpflichtung, ggf. im Rahmen neuer Releases und Versionen berücksichtigt. Ein Anspruch auf Umsetzung besteht nicht. Diese Fehlerklassen gelten für die gesamte Projektlaufzeit.
Wartungsleistungen
Wartungsleistungen werden mit einer Laufzeit von mind. 36 Monaten beauftragt (Im Sinne des KHZG-Förderzeitraums). Die Häufigkeit der Wartung orientiert sich an den quartalsmäßigen Updateplanungen und werden dementsprechend beauftragt.
Lieferung
Die Software ist an die Auftraggeberin zu liefern. Eine Verteilung auf die einzelnen Krankenhäuser wird von ihr koordiniert.
Die Auftraggeberin behält sich vor, bei Zweifeln an der Eignung der Bieter nach den zuvor skizzierten Merkmalen weitere Nachforschungen anzustellen und entsprechende Angaben nachzufordern. Bieter, die die Eignungsvoraussetzungen nicht erfüllen, werden von dem Vergabeverfahren ausgeschlossen.