Was sind eForms?

Elektronische Formulare (eForms) sind der Rechtsstandard der EU für Daten über die Vergabe von Aufträgen, die von öffentlichen Auftraggebern zur Veröffentlichung von Bekanntmachungen im Supplement zum Amtsblatt der EU auf der TED-Website verwendet werden.

Diese Standardformulare wurden 2019 mit der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 der Kommission eingeführt. Der Anhang der Verordnung enthält Einzelheiten dazu, wie eForms für die Veröffentlichung von Vergabebekanntmachungen zu verwenden sind. Beispielsweise werden darin die Geschäftsregeln definiert und beschrieben und für jede Art von Bekanntmachung festgelegt, welche Felder verboten, obligatorisch oder bedingt obligatorisch sind.

Die eForms-Verordnung wurde zweimal geändert, im November 2022 und im Dezember 2023. In mehreren sektorspezifischen Rechtsvorschriften wurde auch die Aufnahme bestimmter Felder in eForms vorgeschrieben.

Seit November 2022 können Bekanntmachungen öffentlicher Aufträge im eForms-Standard veröffentlicht werden, und seit Oktober 2023 ist die Verwendung von eForms Pflicht. eForms ersetzten die früheren Standardformulare, die der Durchführungsverordnung (EU) 2015/1986 der Kommission entsprachen.

Welchem Zweck dienen eForms?

eForms erfüllen mehrere Funktionen. Neben ihrer primären Funktion zur Veröffentlichung von Bekanntmachungen auf TED werden sie auch zur Datenerhebung genutzt und können Entscheidungsträger und Weiterverwender unterstützen.

Konkret zielen eForms darauf ab,

  • einschlägige Bekanntmachungen für Wirtschaftsakteure besser auffindbar zu machen;
  • den Verwaltungsaufwand für die Beschaffer zu verringern;
  • Regierungen mehr Möglichkeiten zu geben, datengestützte Entscheidungen über öffentliche Ausgaben zu treffen und
  • das öffentliche Beschaffungswesen für die Bürgerinnen und Bürger transparenter zu gestalten.

Arten von Bekanntmachungen öffentlicher Aufträge in eForms

Mit eForms werden folgende Formulartypen standardisiert:

  • Konsultation

Formulare für die vorherige Marktkonsultation können von öffentlichen Auftraggebern verwendet werden, um von Wirtschaftsakteuren einen klareren Überblick über die verfügbaren Waren, Bauleistungen und Dienstleistungen für einen geplanten Wettbewerb einzuholen. Zum gegenwärtigen Zeitpunkt sind die Konsultationsbekanntmachungen nicht mit einem bestimmten Vergabeverfahren verbunden.

  • Planung

Planungsformulare können vor einem Aufruf zum Wettbewerb als Vorinformation oder regelmäßige nicht verbindliche Bekanntmachung veröffentlicht werden. Bekanntmachungen unter „Planung“ sind zunächst nicht mit einem Vergabeverfahren verbunden, aber in der Regel folgen darauf eine oder mehrere Bekanntmachungen unter „Wettbewerb“, die auf eine Bekanntmachung unter „Planung“ zurückverweisen.

  • Wettbewerb

Formulare für Wettbewerbe werden verwendet, um verschiedene Arten von Aufrufen zum Wettbewerb bekannt zu geben, sei es eine Bekanntmachung eines Auftrags, einer Konzession oder eines Wettbewerbs. Eine Bekanntmachung unter „Wettbewerb“ enthält Einzelheiten zur Durchführung des Vergabeverfahrens, darunter Angaben dazu, ob die Vergabe in Lose unterteilt ist, den Leistungsort, Links zu den Auftragsunterlagen und die Fristen, innerhalb derer Wirtschaftsakteure teilnehmen oder Angebote einreichen können.

  • Voranmeldung — freihändige Vergabe (VfV)

Die Formulare „Voranmeldung — freihändige Vergabe“ (auch freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung) ermöglichen es Beschaffern, ihre Absicht mitzuteilen, einen Auftrag direkt (d. h. ohne vorherigen Aufruf zum Wettbewerb) an einen oder mehrere Wirtschaftsakteure zu vergeben. Im Gegensatz zu den Bekanntmachungen unter „Ergebnis“ werden VfV-Bekanntmachungen vor Vertragsunterzeichnung veröffentlicht.

  • Ergebnis

Formulare für Ergebnisse werden verwendet, um das Ergebnis eines Vergabeverfahrens bekanntzugeben. Sie verweisen auf die Bekanntmachung unter „Wettbewerb“ und enthalten Informationen über die Vergabe, wie beispielsweise den Wert des Auftrags oder der Konzession, die erfolgreichen Bieter, die Anzahl der eingegangenen Angebote sowie Informationen über strategische Auftragsvergabe. Eine Bekanntmachung unter „Wettbewerb“ kann auf mehr als eine Bekanntmachung unter „Ergebnis“ verweisen, z. B. wenn Lose zu unterschiedlichen Zeitpunkten vergeben werden.

  • Auftragsänderungen

Aufträge müssen gegebenenfalls während ihrer Ausführung geändert oder angepasst werden. Ist kein neues Vergabeverfahren erforderlich, werden in einer Bekanntmachung über eine Auftragsänderung die Änderungen aufgeführt, die auf dem in der Bekanntmachung unter „Ergebnis“ vergebenen Auftrag beruhen.

  • Auftragsausführung

Nach Beendigung eines Vertrags können die Beschaffer Bekanntmachungen unter „Auftragsausführung“ verwenden, um über die Einzelheiten der Vertragsausführung, wie z. B. den ausgegebenen Betrag, zu berichten.

Die Beschaffer können die Informationen in allen Arten von Formularen durch Änderungsbekanntmachungen aktualisieren. Es wird eine neue Fassung der Bekanntmachung veröffentlicht, die eine Zusammenfassung der Informationen und eine Beschreibung der Änderung enthält, z. B. die Verlängerung der Frist für eine Bekanntmachung unter „Wettbewerb“.

Es ist nicht möglich, alle Informationen durch eine Änderungsbekanntmachungen zu aktualisieren. Es ist etwa nicht möglich, in einer Änderungsbekanntmachung wesentliche Änderungen vorzunehmen, wie z. B. das Hinzufügen oder Entfernen von Losen.

Die Formulartypen werden auf der Grundlage der vier wichtigsten Vergaberichtlinien in 46 Unterarten von Bekanntmachungen eingeteilt:

Einige Unterarten ermöglichen die Veröffentlichung freiwilliger Bekanntmachungen, die nicht unter diese Richtlinien fallen, wie z. B. vorherige Marktkonsultation, Vertragsabschlüsse und Verfahren unterhalb der Schwellenwerte der EU.

Im Anhang der eForms-Verordnung sind die 46 Untertypen und die Verwendung der Geschäftsregeln für jeden Untertyp aufgeführt. Diese Excel-Version des Anhangs kann das Verständnis der Informationen erleichtern, hat aber selbst keine Rechtsgültigkeit.

Übersicht über die Formulartypen, die Typen von Bekanntmachungen und die Unterarten der Bekanntmachungen:

Formulartyp Bekanntmachung – Typ Unterart der Bekanntmachung Beschreibung
 Konsultation   PMC E1  Freiwillige Bekanntmachung unter „vorherige Marktkonsultation“
 Planung  PIN profile 1-3  Bekanntmachung über die Veröffentlichung einer Vorinformation (oder einer regelmäßigen nicht verbindlichen Bekanntmachung) in einem Beschafferprofil
 PIN only 4-6, E2   Vorinformation oder regelmäßige nicht verbindliche Bekanntmachung nur zu Informationszwecken
 PIN time limit 7-9  Vorinformation oder regelmäßige nicht verbindliche Bekanntmachung zum Zweck der Verkürzung der Frist für den Eingang der Angebote
 Wettbewerb  PIN CFC general 10-11  Vorinformation oder regelmäßige nicht verbindliche Bekanntmachung als Aufruf zum Wettbewerb – Standardregelung
 PIN CFC social 12-14  Vorinformation oder regelmäßige nicht verbindliche Bekanntmachung als Aufruf zum Wettbewerb – Sonderregelung
 QS 15  Bekanntmachung über das Bestehen eines Qualifizierungssystems
 CN general 16-19, E3  Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
 CN social 20-21  Auftragsbekanntmachung – Sonderregelung
 CN subcontracting 22  Bekanntmachung über die Vergabe von Unteraufträgen
 CN design 23-24  Bekanntmachung über einen Wettbewerb
 VfV  CAN VEAT 25-28  Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
 Ergebnis  CAN general 29-32, E4  Vergabebekanntmachung oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
 CAN social 33-35  Vergabebekanntmachung oder Zuschlagsbekanntmachung – Sonderregelung
 CAN design 36-37  Bekanntmachung über das Ergebnis des Wettbewerbs
 CM  Auftragsänderung 38-40, E6  Bekanntmachung einer Auftragsänderung
 Auftragsausführung  Bekanntmachung der Auftragsausführung E5  Freiwillige Bekanntmachung der Auftragsausführung

 

Das eForms SDK

Mit der eForms-Verordnung werden zahlreiche Anforderungen an die Daten eingeführt, die Bekanntmachungen öffentlicher Aufträge unter Verwendung des eForms-Standards erfasst und veröffentlichen sollten („eForms-Spezifikationen“).

Mit dem eForms SDK hat das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union diese eForms-Spezifikationen modelliert und formalisiert. „SDK“ steht für Software Development Kit. Damit werden die eForms-Spezifikationen in einem maschinenlesbaren Format kodiert und verteilt, sodass sie direkt von Computeranwendungen verwendet werden können.

Das SDK wird von den eigenen Systemen des Amts für Veröffentlichungen, den eSendern, die Bekanntmachungen zur Veröffentlichung auf TED einreichen, und von anderen Organisationen verwendet, die mit eForms-Bekanntmachungen arbeiten, wie beispielsweise die Weiterverwender von TED-Daten.

Der Zweck des SDK besteht darin, Computeranwendungen einerseits die Erstellung und Kodierung von Bekanntmachungen zu ermöglichen, die den neuesten eForms-Spezifikationen entsprechen, und andererseits die Lese- und Interpretierbarkeit von Bekanntmachungen zu gewährleisten, die in der Vergangenheit erstellt wurden (und somit einem Rechtsrahmen entsprechen, der sich seit ihrer Erstellung möglicherweise geändert hat).

Aufgrund der kontinuierlichen Weiterentwicklung des Rechtsrahmens für das öffentliche Auftragswesen in Europa werden die eForms-Spezifikationen regelmäßig angepasst. Um dieser ständigen Entwicklung der Spezifikationen für eForms Rechnung zu tragen, wird das SDK regelmäßig durch die Veröffentlichung neuer Versionen oder Patches aktualisiert.

Obwohl das SDK formal nicht der eForms-Verordnung unterliegt, umfasst es auch die in der Verordnung 1370/2007 (öffentliche Personenverkehrsdienste), den Verordnungen 2157/2001, 1435/2003 und 2137/85 (für Unternehmenseintragung) und der Haushaltsordnung der EU 2024/2509 (für Aufrufe zur Interessenbekundung) vorgeschriebenen Formulare.

Weitere Ressourcen