Che cosa sono i formulari elettronici?

I formulari elettronici sono la norma legislativa dell'Unione europea per i dati sugli appalti utilizzati dagli acquirenti pubblici per pubblicare avvisi e bandi nel supplemento della Gazzetta ufficiale dell'UE sul sito TED.

Questi modelli di formulari sono stati istituiti nel 2019 dal regolamento di esecuzione (UE) 2019/1780 della Commissione. L'allegato del regolamento contiene informazioni dettagliate sulle modalità di utilizzo dei formulari elettronici per la pubblicazione dei bandi di gara. Ad esempio, definisce e descrive i termini commerciali e stabilisce se sono vietati, obbligatori o condizionatamente obbligatori per ciascun tipo di avviso.

Il regolamento sui formulari elettronici è stato modificato due volte, nel novembre 2022 e nel dicembre 2023. Diversi atti legislativi settoriali hanno inoltre richiesto l'inclusione di alcuni settori nei formulari elettronici.

I bandi di gara pubblici potevano essere pubblicati con il modello dei formulari elettronici dal novembre 2022 e i formulari elettronici sono diventati obbligatori nell'ottobre 2023. Questi formulari hanno sostituito i precedenti modelli di formulari conformi al regolamento di esecuzione (UE) 2015/1986 della Commissione.

A cosa servono i formulari elettronici?

I formulari elettronici svolgono diverse funzioni. Oltre al loro ruolo primario nella pubblicazione degli avvisi sul sito TED, sono utilizzati anche per raccogliere dati e possono essere utili per aiutare i responsabili politici e i riutilizzatori.

Concretamente, sono stati pensati per:

  • aumentare la capacità degli operatori economici di trovare avvisi pertinenti
  • ridurre gli oneri amministrativi per i committenti
  • aumentare la capacità dei governi di prendere decisioni basate sui dati sulla spesa pubblica nonché
  • rendere gli appalti pubblici più trasparenti per i cittadini.

Tipi di avvisi di appalti pubblici nei formulari elettronici

I formulari elettronici standardizzano i seguenti tipi di formulari:

  • Consultazione

I formulari di consultazione pre-commercializzazione possono essere utilizzati dagli acquirenti pubblici per ottenere dagli operatori economici una visione più chiara dei prodotti, dei lavori e dei servizi disponibili per una gara prevista. In questa fase, gli avvisi di consultazione non sono associati a una specifica procedura di appalto.

  • Programmazione

I formulari di programmazione possono essere pubblicati prima dell'inizio di un avviso di indizione di gara come avvisi di preinformazione o avvisi periodici indicativi. Gli avvisi di programmazione non sono inizialmente collegati a una procedura di appalto, ma sono solitamente sostituiti da uno o più bandi di gara che rinviano a un avviso di programmazione.

  • Gara

I formulari di gara sono utilizzati per annunciare diversi tipi di bandi di gara, mediante un bando di gara, una concessione o un concorso di progettazione. Un avviso di gara fornisce informazioni dettagliate sulle modalità di svolgimento della procedura di appalto, anche se l'appalto è suddiviso in lotti, il luogo di esecuzione, i link ai documenti di gara e i termini entro i quali gli operatori economici possono partecipare o presentare offerte.

  • Preavviso di aggiudicazione diretta (PAD)

I formulari di preavviso di aggiudicazione diretta (denominati anche avvisi volontari di trasparenza ex ante) consentono agli acquirenti di annunciare la loro intenzione di aggiudicare un appalto direttamente (ossia senza previa indizione di gara) a uno o più operatori economici. Contrariamente agli avvisi di risultato, gli avvisi PAD sono pubblicati prima della firma dell'appalto.

  • Risultati

I formulari dei risultati sono utilizzati per annunciare l'esito di una procedura di appalto. Fanno riferimento al bando di gara e forniscono informazioni sull'aggiudicazione, quali il valore dell'appalto o della concessione, gli offerenti aggiudicatari, il numero di offerte ricevute, nonché informazioni sugli appalti strategici. Un avviso di gara può portare a più di un avviso di risultati, ad esempio quando i lotti sono aggiudicati in momenti diversi.

  • Modifica dell'appalto

È possibile che gli appalti debbano essere modificati o rettificati durante la loro esecuzione. Se non è necessaria una nuova procedura di appalto, un avviso di modifica dell'appalto specifica le modifiche basate sull'appalto aggiudicato nell'avviso dei risultati.

  • Completamento

Dopo la scadenza di un appalto, gli acquirenti possono utilizzare gli avvisi di completamento dell'appalto per riferire in merito ai dettagli dell'esecuzione dell'appalto, come l'importo speso.

Gli acquirenti possono aggiornare le informazioni in tutti i tipi di formulari mediante avvisi di rettifica. Sarà pubblicata una nuova versione del bando, che consoliderà le informazioni, con una descrizione della rettifica, come la proroga del termine per un avviso di gara.

Non è possibile aggiornare tutte le informazioni mediante un avviso di rettifica. Ad esempio, un avviso di rettifica non può apportare modifiche significative, come l'aggiunta o la rimozione di lotti.

I tipi di formulari sono ulteriormente classificati in 46 sottotipi di avvisi sulla base delle quattro principali direttive sugli appalti pubblici:

Alcuni sottotipi consentono la pubblicazione di avvisi volontari che non sono soggetti a tali direttive, come le consultazioni pre-commercializzazione, il completamento degli appalti e le procedure al di sotto delle soglie UE.

L'allegato del regolamento sui formulari elettronici elenca i 46 sottotipi e il modo in cui i termini commerciali sono utilizzati in ciascun sottotipo. Questa versione Excel dell'allegato può facilitare la comprensione delle informazioni, ma non ha di per sé validità giuridica.

Panoramica dei tipi di formulari, dei tipi di avvisi e dei sottotipi di avvisi:

Tipo di formulario Tipo di avviso Sottotipo di avviso Descrizione
 Consultazione   PMC E1  Avviso di consultazione volontaria pre-commercializzazione
 Programmazione  PIN profilo 1-3  Avviso di pubblicazione di un avviso di preinformazione o di un avviso periodico indicativo relativo al profilo di committente
 PIN sempl. 4-6, E2   Avviso di preinformazione o avviso periodico indicativo a fini unicamente informativi
 PIN termine 7-9  Avviso di preinformazione o avviso periodico indicativo utilizzato per abbreviare i termini per la ricezione delle offerte
 Gara  PIN CFC general 10-11  Avviso di preinformazione o avviso periodico indicativo utilizzato come bando di gara – regime ordinario
 PIN CFC social 12-14  Avviso di preinformazione o avviso periodico indicativo utilizzato come bando di gara – regime alleggerito
 QS 15  Avviso sull'esistenza di un sistema di qualificazione
 CN general 16-19, E3  Bando di gara o di concessione – regime ordinario
 CN social 20-21  Bando di gara – regime alleggerito
 CN subcontracting 22  Avviso di subappalto
 CN design 23-24  Avviso o bando di concorso di progettazione
 PAD  CAN VEAT 25-28  Avviso volontario per la trasparenza ex ante
 Risultati  CAN general 29-32, E4  Avviso di aggiudicazione di un appalto o di una concessione – regime ordinario
 CAN social 33-35  Avviso di aggiudicazione di un appalto o di una concessione – regime alleggerito
 CAN design 36-37  Avviso sui risultati di un concorso di progettazione
 CM  Modifica dell'appalto 38-40, E6  Avviso di modifica di un appalto
 Completamento  Avviso di completamento di un appalto E5  Avviso di completamento volontario di un appalto

 

Kit per lo sviluppo di software (SDK) per i formulari elettronici

Il regolamento sui formulari elettronici introduce numerosi requisiti per i dati che dovrebbero raccogliere e pubblicare gli avvisi di appalti pubblici che utilizzano il modello dei formulari elettronici (le "specifiche dei formulari elettronici").

Per modellizzare e formalizzare le specifiche riguardanti i formulari elettronici l'Ufficio delle pubblicazioni dell’Unione europea ha creato un "kit per lo sviluppo di software" chiamato SDK. “SDK” è la sigla che sta per Software Development Kit ed è un modo per codificare e distribuire le specifiche dei formulari elettronici in un formato a lettura automatica in modo da utilizzarli con le applicazioni informatiche.

L'SDK è utilizzato dai sistemi propri dell'Ufficio delle pubblicazioni, dagli eSender che presentano avvisi per la pubblicazione su TED e da altre organizzazioni che devono lavorare con gli avvisi dei formulari elettronici, come i riutilizzatori di dati TED.

Lo scopo dell'SDK è consentire alle applicazioni informatiche di creare e codificare avvisi conformi alle ultime specifiche dei formulari elettronici, da un lato, e di leggere e interpretare gli avvisi creati in passato (e quindi rispettare un quadro normativo che potrebbe essere cambiato dopo la loro creazione), dall'altro.

Sulla base della continua evoluzione del quadro normativo in materia di appalti pubblici europei, le specifiche dei formulari elettronici sono regolarmente adeguate. Per tener conto di questa natura in continua evoluzione delle specifiche dei formulari elettronici, l'SDK è aggiornato periodicamente mediante la pubblicazione di nuove versioni o patch.

Pur non essendo formalmente soggetto al regolamento sui formulari elettronici, l'SDK comprende anche i formulari richiesti dal regolamento (CE) n. 1370/2007 (servizi di trasporto pubblico di passeggeri), dai regolamenti (CE) n. 2157/2001, 1435/2003 e 2137/85 (per le iscrizioni delle imprese) e dal regolamento (UE/Euratom) 2024/2509 che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell’Unione (per gli inviti a manifestare interesse).

Altre risorse