Какво представляват електронните формуляри?

Електронните формуляри са законодателният стандарт на Европейския съюз за данните за обществени поръчки, които публичните купувачи използват, за да публикуват обявления в притурката към Официален вестник на ЕС на уебсайта TED.

Тези стандартни формуляри са установени през 2019 г. с Регламент за изпълнение (ЕС) 2019/1780 на Комисията. Приложението към регламента съдържа подробности за това как електронните формуляри следва да се използват за публикуване на обявления за обществени поръчки. Например в него се определят и описват стопанските термини и за всеки вид обявление се посочва дали те са забранени, задължителни или условно задължителни.

Регламентът за електронните формуляри е изменян два пъти — през ноември 2022 г. и през декември 2023 г. Няколко секторни законодателни акта също изискват включването на определени полета в електронните формуляри.

Обявления за обществени поръчки могат да се публикуват по стандарта за електронни формуляри от ноември 2022 г., като от октомври 2023 г. това е задължително. Електронните формуляри заменят предишните стандартни формуляри, установени с Регламент за изпълнение (ЕС) 2015/1986 на Комисията.

Каква е целта на електронните формуляри?

Електронните формуляри изпълняват няколко функции. Освен основната им роля за публикуването на обявления в TED, те също така се използват за събиране на данни и могат да подпомагат създателите на политики и повторните ползватели.

По-конкретно, електронните формуляри имат за цел:

  • улесняване на икономическите оператори да намират подходящи обявления;
  • намаляване на административната тежест за купувачите;
  • подобряване на способностите на правителствата да вземат основани на данни решения относно публичните разходи;
  • подобряване на прозрачността на обществените поръчки за гражданите.

Видове обявления за обществени поръчки в рамките на електронните формуляри

С електронните формуляри се стандартизират следните видове формуляри:

  • Консултация

Публичните купувачи могат да използват формулярите за предпазарна консултация, за да могат въз основа на информация от икономическите оператори да придобият по-ясна представа за наличните продукти, строителни работи и услуги във връзка с планирана състезателна процедура. На този етап обявленията за консултация не са свързани с конкретна процедура за възлагане на обществена поръчка.

  • Планиране

Формулярите за планиране могат да бъдат публикувани преди началото на покана за участие в състезателна процедура като обявления за предварителна информация или периодични индикативни обявления. Първоначално обявленията за планиране не са свързани с процедура за възлагане на обществена поръчка, но обикновено са последвани от едно или повече обявления за състезателна процедура, които биват свързани със съответното обявление за планиране.

  • Състезателна процедура

Формулярите за състезателна процедура се използват за съобщаване за различни видове покани за участие в състезателна процедура посредством обявление за поръчка, за концесия или за конкурс за проект. Обявлението за състезателна процедура съдържа информация за начина на провеждане на процедурата за възлагане на обществена поръчка, включително дали поръчката е разделена на обособени позиции, мястото на изпълнение, връзките към документацията за обществената поръчка и сроковете, в които икономическите оператори могат да участват или да подадат оферти.

  • Предварителна обява за пряко възлагане

Формулярите за предварителна обява за пряко възлагане (наричани още обявления за доброволна прозрачност ex ante) дават възможност на купувачите да обявят намерението си да възложат поръчка пряко (т.е. без предварителна покана за участие в състезателна процедура) на един или повече икономически оператори. За разлика от обявленията за резултат, тези обявления се публикуват преди подписването на договора.

  • Резултат

Формулярите за резултат се използват за обявяване на резултата от процедура за възлагане на обществена поръчка. Те съдържат препратка към съответното обявление за състезателна процедура и предоставят информация за възлагането, като например стойността на поръчката или концесията, спечелилите оференти, броя на получените оферти, както и информация за стратегически поръчки. Дадено обявление за състезателна процедура може да доведе до повече от едно обявление за резултат, например когато обособените позиции се възлагат в различни моменти във времето.

  • Изменение на договор

По време на изпълнението на договори може да се наложи те да бъдат изменени. Ако не е необходима нова процедура за възлагане на обществена поръчка, в обявление за изменение на договора се посочват подробно промените въз основа на информацията за възложената поръчка в обявлението за резултата.

  • Изпълнение

След приключване на договор купувачите могат да използват обявления за изпълнена поръчка, за да съобщят подробностите за изпълнението на поръчката, като например изразходваната сума.

Купувачите могат да актуализират информацията във всички видове формуляри чрез обявления за промяна. Ще бъде публикувана нова версия на обявлението, в която информацията е консолидирана и е посочено каква е промяната, например удължаване на крайния срок за обявление за състезателна процедура.

Не е възможно цялата информация да бъде актуализирана чрез обявление за промяна. Например не може чрез обявление за промяна да се направят значителни промени, като например добавяне или премахване на обособени позиции.

Видовете формуляри са допълнително категоризирани в 46 подвида обявления въз основа на четирите основни директиви за обществените поръчки, които се отнасят до:

  • общите обществени поръчки за строителство, доставки и услуги (Директива 2014/24/ЕС)
  • обществените поръчки от възложители, извършващи дейност в секторите на водоснабдяването, енергетиката, транспорта и пощенските услуги (Директива 2014/25/ЕС)
  • концесиите (Директива 2014/23/ЕС)
  • обществените поръчки в областта на отбраната и сигурността (Директива 2009/81/ЕО).

Някои подвидове дават възможност за доброволно публикуване на обявления, които не подлежат на тези директиви, като например обявления за предпазарни консултации, за изпълнени поръчки и за поръчки на стойност под праговете в ЕС.

В приложението към Регламента за електронните формуляри са посочени 46-те подвида и начинът, по който стопанските термини се използват при всеки подтип. Тази версия на приложението във формат Excel може да улесни разбирането на информацията, но тя няма правна валидност.

Преглед на видовете формуляри и видовете и подвидовете обявления:

Вид формуляр Вид обявление Подвид обявление Описание
 Консултация   PMC E1  Доброволно обявление за предпазарна консултация
 Планиране  PIN profile 1—3  Обявление за публикуването на обявление за предварителна информация (или периодично индикативно обявление) относно профил на купувача
 PIN only 4—6, E2   Обявление за предварителна информация или периодично индикативно обявление, използвани само за информация
 PIN time limit 7—9  Обявление за предварителна информация или периодично индикативно обявление, използвани за съкращаване на сроковете за получаване на офертите
 Състезателна процедура  PIN CFC general 10—11  Обявление за предварителна информация или периодично индикативно обявление, използвани като покана за участие в състезателна процедура — стандартен режим
 PIN CFC social 12—14  Обявление за предварителна информация или периодично индикативно обявление, използвани като покана за участие в състезателна процедура — облекчен режим
 QS 15  Обявление за съществуването на квалификационна система
 CN general 16—19, E3  Обявление за поръчка или концесия — стандартен режим
 CN social 20—21  Обявление за поръчка — облекчен режим
 CN subcontracting 22  Обявление за използване на подизпълнители
 CN design 23—24  Обявление за конкурс за проект
 Предварителна обява за пряко възлагане  CAN VEAT 25—28  Обявление за доброволна прозрачност ex-ante
 Резултат  CAN general 29—32, E4  Обявление за възложена поръчка или концесия — стандартен режим
 CAN social 33—35  Обявление за възложена поръчка или концесия — облекчен режим
 CAN design 36—37  Обявление за резултата от конкурс за проект
 Изменение на договор  Изменение на договор 38—40, E6  Обявление за изменение на договор
 Изпълнение  Обявление за изпълнена поръчка E5  Доброволно обявление за изпълнена поръчка

 

eForms SDK

С Регламента за електронните формуляри се въвеждат множество изисквания за данните, които следва да се събират и публикуват чрез обявленията за обществени поръчки, при които се използва стандартът за електронните формуляри („спецификации за електронните формуляри“).

eForms SDK е начинът, по който Службата за публикации на Европейския съюз реализира и формализира тези спецификации за електронните формуляри. SDK означава комплект за разработване на софтуер (на англ.: Software Development Kit) — това е средство за кодиране и разпространение на спецификациите за електронните формуляри в машинночетим формат, така че те да могат да бъдат използвани директно от компютърни приложения.

SDK се използва от Службата за публикации при нейните собствени системи, от електронните податели, които изпращат обявления за публикуване в TED, и от други организации, които трябва да работят с обявления въз основа на електронните формуляри, като например повторни ползватели на данни от TED.

Целта на SDK е да даде възможност на компютърните приложения да създават и кодират обявления, които са в съответствие с най-новите спецификации за електронните формуляри, както и да четат и интерпретират обявления, създадени в миналото (в съответствие с нормативна уредба, която може да се е променила след създаването им).

Въз основа на непрекъснатото развитие на нормативната уредба в областта на европейските обществени поръчки спецификациите за електронните формуляри редовно се актуализират. В съответствие с това SDK се актуализира редовно чрез нови версии или корекции.

Въпреки че формално не са предмет на Регламента за електронните формуляри, SDK включва и формулярите, изисквани от Регламент 1370/2007 (обществени услуги за пътнически превоз), регламенти 2157/2001, 1435/2003 и 2137/85 (за регистрации на дружества) и Финансовия регламент 2024/2509 на ЕС (за покани за заявяване на интерес).

Допълнителни ресурси