Vad är eForms?

eForms (e-formulär) är EU:s lagstadgade standard för upphandlingsdata som offentliga upphandlare använder för att publicera meddelanden i tillägget till Europeiska unionens officiella tidning (EUT S) på TED-webbplatsen.

De här standardformulären skapades 2019 genom kommissionens genomförandeförordning (EU) 2019/1780. Bilagan till förordningen innehåller uppgifter om hur formulären ska användas för att publicera upphandlingsmeddelanden, definierar och beskriver företagsbegrepp och anger om de är förbjudna, obligatoriska eller villkorat obligatoriska för varje typ av meddelande

Förordningen om eForms har ändrats två gånger, först i november 2022 och därefter i december 2023. Dessutom har en del fält i formulären lagts till till följd av viss sektorslagstiftning.

Meddelanden om offentlig upphandling har kunnat publiceras enligt eForm-standarden sedan november 2022. Från oktober 2023 är det obligatoriskt att använda eForm, som har ersatt de tidigare standardformulären som följde av kommissionens genomförandeförordning (EU) 2015/1986.

Vad är syftet med eForms?

eForms har flera funktioner. Utöver sitt främsta syfte att publiceras i TED-portalen används formulären för datainsamling och för att hjälpa beslutsfattare och återanvändare.

Rent konkret ska eForms

  • göra de enklare förr de ekonomiska aktörerna att hitta relevanta meddelanden
  • minska den administrativa bördan för upphandlarna
  • hjälpa myndigheterna att fatta databaserade beslut om offentliga utgifter
  • öka allmänhetens insyn i offentlig upphandling.

Olika typer av meddelanden om offentlig upphandling i eForms

Genom eForms standardiseras följande typer av formulär:

  • Samråd

Formulär för förberedande marknadssamråd kan användas av offentliga upphandlare som vill göra sig en tydligare bild av tillgängliga varor, byggentreprenader och tjänster inför en planerad upphandling. I det här skedet är meddelandena om samråd inte kopplade till något specifikt upphandlingsförfarande.

  • Planering

Meddelanden om planering kan publiceras före utlysningen av en upphandling i form av olika slags förhandsmeddelanden. Meddelanden om planering är inte från början kopplade till ett visst upphandlingsförfarande men de följs vanligen av ett eller flera upphandlingsmeddelanden som kan kopplas till ett meddelande om planering.

  • Upphandling

Upphandlingsformulären används för att avisera olika typer av anbudsinfordringar i form av ett meddelande om upphandling, koncessionsmeddelande eller meddelande om projekttävling. Ett meddelande om upphandling innehåller detaljuppgifter om hur upphandlingen ska genomföras, bland annat om eventuella delkontrakt, leveransplats, länkar till upphandlingsdokument och tidsfrister då de ekonomiska aktörerna kan delta eller lämna anbud.

  • Förhandsmeddelande om direkttilldelning

Genom formulär för förhandsmeddelande om direkttilldelning (som också kallas meddelanden om frivillig förhandsinsyn) kan upphandlarna meddela att de tänker tilldela ett kontrakt direkt (dvs. utan föregående meddelande om upphandling) till en eller flera ekonomiska aktörer. Till skillnad från meddelanden om resultatet publiceras sådana här förhandsmeddelanden innan kontraktet har skrivits under.

  • Resultat

Formulär om resultat används för att meddela utgången av ett upphandlingsförfarande. De hänvisar till meddelandet om upphandling och innehåller uppgifter om tilldelningen, t.ex. värdet på kontraktet eller koncessionen, det vinnande anbudet, antalet inkomna anbud och information om strategisk upphandling. Ett meddelande om upphandling kan leda till fler än ett meddelande om resultat när delkontrakt tilldelas vid olika tidpunkter.

  • Kontraktsändring

Kontrakt kan behöva ändras under sin löptid. Om det inte krävs ett nytt upphandlingsförfarande så innehåller ett meddelande om ändring av kontrakt uppgift om ändringarna på basis av det kontrakt som tilldelades enligt meddelandet om resultat.

  • Genomfört kontrakt

När ett kontrakt har löpt ut kan upphandlarna använda ett meddelande om genomfört kontrakt för att rapportera om kontraktet, t.ex. hur stora belopp som har använts.

Upphandlarna kan uppdatera informationen i alla typer av formulär via ändringsmeddelanden. Då publiceras en ny version av meddelandet som konsoliderar informationen och beskriver ändringen, t.ex. en förlängning av tidsfristen i ett meddelande om upphandling.

Det är dock inte möjligt att uppdatera all information genom ett ändringsmeddelande. Det går t.ex. inte att göra stora ändringar som att lägga till eller ta bort delkontrakt.

Formulärtyperna kategoriseras i 46 undertyper på basis av de fyra direktiven om offentlig upphandling:

Inom vissa undertyper kan man publicera frivilliga meddelanden som inte omfattas av direktiven, t.ex. förberedande marknadssamråd, meddelande om genomfört kontrakt och förfaranden som gäller kontrakt som ligger under EU:s tröskelvärden.

I bilagan till eForms-förordningen räknas de 46 undertyperna upp och hur företagsbegreppen används i dem. För att lättare förstå informationen kan du titta i vår Excelversion av bilagan, men observera att den inte är rättsligt bindande.

Översikt av formulärtyperna och typerna och undertyperna av meddelanden:

Formulärtyp Meddelandetyp Undertyp av meddelanden Beskrivning
 Samråd   PMC E1  Frivilligt meddelande om förberedande marknadssamråd
 Planering  PIN profile 1–3  Meddelande om offentliggörande av ett förhandsmeddelande på en upphandlarprofil
 PIN only 4–6, E2   Förhandsmeddelande som endast används i informationssyfte
 PIN time limit 7–9  Förhandsmeddelande som används för att minska tidsfristerna för mottagande av anbud
 Upphandling  PIN CFC general 10–11  Förhandsmeddelande som används som anbudsinfordran – standardsystem
 PIN CFC social 12–14  Förhandsmeddelande som används som anbudsinfordran – förenklat system
 QS 15  Meddelande om att det finns ett kvalificeringssystem
 CN general 16–19, E3  Meddelande om upphandling eller koncession – standardsystem
 CN social 20–21  Meddelande om upphandling – förenklat system
 CN subcontracting 22  Meddelande om underentreprenad
 CN design 23–24  Meddelande om projekttävling
 DAP  CAN VEAT 25–28  Meddelande om frivillig förhandsinsyn
 Resultat  CAN general 29–32, E4  Meddelande om upphandlings- eller koncessionstilldelning – standardsystem
 CAN social 33–35  Meddelande om upphandlings- eller koncessionstilldelning – förenklat system
 CAN design 36–37  Meddelande om resultat av projekttävling
 CM  Kontraktsändring 38–40, E6  Meddelande om kontraktsändring
 Genomfört kontrakt  Meddelande om genomfört kontrakt E5  Frivilligt meddelande om genomfört kontrakt

 

Programutvecklingsverktyget för eForms (SDK)

Genom eForms-förordningen införs många krav på de data som ska samlas in och publiceras genom upphandlingsmeddelanden i eForms-standard (”eForms-specifikationerna”).

EU:s publikationsbyrå har använt programutvecklingsverktyget eForms SDK för att koda och distribuera de här eForms-specifikationerna så att de är maskinläsbara och kan användas direkt av datorprogram.

Verktyget används av både Publikationsbyråns eget system och av eSenders som skickar meddelanden för publicering i TED och andra organisationer som måste arbeta med eForms-meddelanden, t.ex. de som återanvänder TED-data.

Tack vare SDK kan datorprogram dels skapa och koda meddelanden som följer de senaste eForms-specifikationerna, dels läsa och tolka tidigare meddelanden (och därmed följa regelverket som kan ha ändrats sedan de skapades).

Eftersom regelverket om offentlig upphandling i EU ständigt utvecklas måste eForms-specifikationerna regelbundet anpassas. Och eftersom eForms-specifikationerna ändras måste även SDK uppdateras regelbundet genom nya versioner eller patchar.

Även om eForms-förordningen inte formellt täcker detta omfattar SDK också de formulär som krävs enligt förordning 1370/2007 (kollektivtrafik), förordningarna 2157/2001, 1435/2003 och 2137/85 (för företagsregistreringar) och EU:s budgetförordning 2024/2509 (för inbjudningar att anmäla intresse).

Fler resurser