Τι είναι τα ηλεκτρονικά έντυπα;

Τα ηλεκτρονικά έντυπα αποτελούν νομοθετικό πρότυπο της Ευρωπαϊκής Ένωσης όσον αφορά τα δεδομένα για τις δημόσιες συμβάσεις, τα οποία χρησιμοποιούν οι αγοραστές του δημόσιου τομέα για τη δημοσίευση προκηρύξεων και γνωστοποιήσεων στο Συμπλήρωμα της Επίσημης Εφημερίδας της ΕΕ στον ιστότοπο TED.

Τα εν λόγω τυποποιημένα έντυπα θεσπίστηκαν το 2019 με τον εκτελεστικό κανονισμό (ΕΕ) 2019/1780 της Επιτροπής. Το παράρτημα του κανονισμού περιέχει λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο χρήσης των ηλεκτρονικών εντύπων για τη δημοσίευση των προκηρύξεων και γνωστοποιήσεων στον τομέα των δημοσίων συμβάσεων. Για παράδειγμα, ορίζει και περιγράφει τους όρους συναλλαγών και καθορίζει αν είναι απαγορευμένοι, υποχρεωτικοί ή υπό όρους υποχρεωτικοί για κάθε είδος προκήρυξης και γνωστοποίησης.

Ο κανονισμός για τα ηλεκτρονικά έντυπα τροποποιήθηκε δύο φορές, τον Νοέμβριο του 2022 και τον Δεκέμβριο του 2023. Ορισμένες τομεακές νομοθετικές πράξεις έχουν απαιτήσει επίσης τη συμπερίληψη ορισμένων πεδίων στα ηλεκτρονικά έντυπα.

Οι προκηρύξεις και οι γνωστοποιήσεις δημόσιων συμβάσεων μπορούσαν να δημοσιεύονται σύμφωνα με το πρότυπο ηλεκτρονικών εντύπων ήδη από τον Νοέμβριο του 2022, ενώ από τον Οκτώβριο του 2023 η χρήση των ηλεκτρονικών εντύπων κατέστη υποχρεωτική. Τα ηλεκτρονικά έντυπα αντικατέστησαν τα προηγούμενα τυποποιημένα έντυπα που συμμορφώνονταν με τον εκτελεστικό κανονισμό (ΕΕ) 2015/1986 της Επιτροπής.

Ποιος είναι ο σκοπός των ηλεκτρονικών εντύπων;

Τα ηλεκτρονικά έντυπα έχουν πολλαπλές λειτουργίες. Εκτός από τον πρωταρχικό τους ρόλο στη δημοσίευση προκηρύξεων και γνωστοποιήσεων στο TED, χρησιμοποιούνται επίσης για τη συλλογή δεδομένων και έχουν τη δυνατότητα να στηρίξουν υπεύθυνους χάραξης πολιτικής και περαιτέρω χρήστες.

Συγκεκριμένα, στόχος των ηλεκτρονικών εντύπων είναι:

  • η ενίσχυση της ικανότητας των οικονομικών φορέων να βρίσκουν σχετικές προκηρύξεις και γνωστοποιήσεις·
  • η μείωση του διοικητικού φόρτου για τους αγοραστές·
  • η ενίσχυση των ικανοτήτων των κυβερνήσεων να λαμβάνουν αποφάσεις, βάσει δεδομένων, σχετικά με τις δημόσιες δαπάνες· και
  • η αύξηση της διαφάνειας των δημοσίων συμβάσεων για τους πολίτες.

Είδη προκηρύξεων και γνωστοποιήσεων δημόσιων συμβάσεων σε μορφή ηλεκτρονικού εντύπου

Τα ηλεκτρονικά έντυπα τυποποιούν τα ακόλουθα είδη εντύπων:

  • Διαβούλευση

Οι αγοραστές του δημόσιου τομέα μπορούν να χρησιμοποιούν τα έντυπα προκαταρκτικής διαβούλευσης με την αγορά για να λάβουν από τους οικονομικούς φορείς σαφέστερη εικόνα σχετικά με τα διαθέσιμα προϊόντα, έργα και υπηρεσίες για έναν προβλεπόμενο διαγωνισμό. Στο παρόν στάδιο, οι προκηρύξεις και οι γνωστοποιήσεις διαβούλευσης δεν αφορούν συγκεκριμένη διαδικασία σύναψης συμβάσεων.

  • Προγραμματισμός

Τα έντυπα προγραμματισμού μπορούν να δημοσιεύονται πριν από τη δρομολόγηση μιας πρόσκλησης συμμετοχής σε διαγωνισμό ως προκαταρκτικές ή περιοδικές ενδεικτικές προκηρύξεις. Οι προκηρύξεις προγραμματισμού δεν συνδέονται αρχικά με διαδικασία σύναψης σύμβασης, αλλά συνήθως ακολουθούνται από μία ή περισσότερες προκηρύξεις διαγωνισμών που θα συνδέονται με μια προκήρυξη προγραμματισμού.

  • Διαγωνισμός

Τα έντυπα διαγωνισμού χρησιμοποιούνται για την ανακοίνωση διαφόρων ειδών προκηρύξεων διαγωνισμού, μέσω προκήρυξης σύμβασης, σύμβασης παραχώρησης ή διαγωνισμού μελετών. H προκήρυξη διαγωνισμού παρέχει λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο διεξαγωγής της διαδικασίας σύναψης σύμβασης και αναφέρει, μεταξύ άλλων, εάν η σύμβαση υποδιαιρείται σε παρτίδες, τον τόπο εκτέλεσης, τους συνδέσμους που κατευθύνουν στα έγγραφα σύμβασης και τις προθεσμίες εντός των οποίων οι οικονομικοί φορείς μπορούν να συμμετάσχουν ή να υποβάλουν προσφορές.

  • Εκ των προτέρων γνωστοποίηση απευθείας ανάθεσης

Τα έντυπα εκ των προτέρων γνωστοποίησης απευθείας ανάθεσης (γνωστά και ως προκηρύξεις για εκούσια εκ των προτέρων διαφάνεια) επιτρέπουν στους αγοραστές να γνωστοποιούν την πρόθεσή τους να αναθέσουν μια σύμβαση απευθείας (δηλαδή χωρίς προηγούμενη προκήρυξη διαγωνισμού) σε έναν ή περισσότερους οικονομικούς φορείς. Σε αντίθεση με τις γνωστοποιήσεις αποτελεσμάτων, οι εκ των προτέρων γνωστοποιήσεις απευθείας ανάθεσης δημοσιεύονται πριν από την υπογραφή της σύμβασης.

  • Αποτέλεσμα

Τα έντυπα αποτελέσματος χρησιμοποιούνται για την ανακοίνωση του αποτελέσματος μιας διαδικασίας σύναψης σύμβασης. Παραπέμπουν στην προκήρυξη του διαγωνισμού και παρέχουν πληροφορίες σχετικά με την ανάθεση, όπως η αξία της σύμβασης ή της σύμβασης παραχώρησης, οι επιτυχόντες προσφέροντες, ο αριθμός των προσφορών που παρελήφθησαν, καθώς και πληροφορίες σχετικά με τις στρατηγικές δημόσιες συμβάσεις. Μια προκήρυξη διαγωνισμού μπορεί να καταλήξει σε περισσότερες από μία γνωστοποιήσεις αποτελεσμάτων, για παράδειγμα, όταν παρτίδες της σύμβασης ανατίθενται σε διαφορετικές χρονικές στιγμές.

  • Τροποποίηση της σύμβασης

Οι συμβάσεις ενδέχεται να χρειαστεί να τροποποιηθούν κατά την εκτέλεσή τους. Εάν δεν απαιτείται νέα διαδικασία σύναψης σύμβασης, τότε στη γνωστοποίηση τροποποίησης της σύμβασης περιγράφονται λεπτομερώς οι τροποποιήσεις με βάση τη σύμβαση που ανατέθηκε με τη γνωστοποίηση αποτελέσματος.

  • Ολοκλήρωση

Μετά τη λήξη μιας σύμβασης, οι αγοραστές μπορούν να χρησιμοποιήσουν γνωστοποιήσεις ολοκλήρωσης της σύμβασης για να αναφέρουν τις λεπτομέρειες της εκτέλεσης της σύμβασης, όπως το ποσό που δαπανήθηκε.

Οι αγοραστές μπορούν να επικαιροποιούν τις πληροφορίες σε όλα τα είδη εντύπων μέσω γνωστοποιήσεων τροποποιήσεων. Σε μια νέα έκδοση της προκήρυξης ή γνωστοποίησης θα παρατίθενται συγκεντρωτικά οι πληροφορίες και θα περιγράφεται η τροποποίηση (π.χ. παράταση της προθεσμίας για την προκήρυξη διαγωνισμού).

Δεν είναι δυνατή η επικαιροποίηση όλων των πληροφοριών μέσω μιας γνωστοποίησης τροποποιήσεων. Για παράδειγμα, δεν είναι δυνατόν μια γνωστοποίηση τροποποιήσεων να επιφέρει σημαντικές τροποποιήσεις, όπως η προσθήκη ή η αφαίρεση παρτίδων.

Τα είδη εντύπων κατηγοριοποιούνται περαιτέρω σε 46 υποείδη προκηρύξεων και γνωστοποιήσεων με βάση τις τέσσερις κύριες οδηγίες για τις δημόσιες συμβάσεις:

  • Γενικές δημόσιες συμβάσεις έργων, προμηθειών και υπηρεσιών (οδηγία 2014/24/ΕΕ)
  • Σύναψη συμβάσεων φορέων που δραστηριοποιούνται στους τομείς του ύδατος, της ενέργειας, των μεταφορών και των ταχυδρομικών υπηρεσιών (οδηγία 2014/25/EΕ)
  • Συμβάσεις παραχώρησης (οδηγία 2014/23/ΕΕ)
  • Σύναψη συμβάσεων στους τομείς της άμυνας και της ασφάλειας (οδηγία 2009/81/ΕΚ)

Ορισμένα υποείδη επιτρέπουν τη δημοσίευση εκούσιων γνωστοποιήσεων που δεν ρυθμίζονται από τις εν λόγω οδηγίες, όπως προκαταρκτικές διαβουλεύσεις με την αγορά, γνωστοποιήσεις ολοκλήρωσης συμβάσεων και διαδικασίες που βρίσκονται κάτω από το κατώτατο όριο της ΕΕ.

Το παράρτημα του κανονισμού για τα ηλεκτρονικά έντυπα απαριθμεί τα 46 υποείδη και περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιούνται οι όροι συναλλαγών σε κάθε υποείδος. Αυτή η έκδοση του παραρτήματος σε μορφή Excel μπορεί μεν να διευκολύνει την κατανόηση των πληροφοριών αλλά δεν έχει νομική ισχύ.

Επισκόπηση των ειδών εντύπων, των ειδών προκηρύξεων και γνωστοποιήσεων και των υποειδών προκηρύξεων και γνωστοποιήσεων:

Είδος εντύπου Είδος προκήρυξης ή γνωστοποίησης Υποείδος προκήρυξης ή γνωστοποίησης Περιγραφή
 Διαβούλευση   PMC E1  Γνωστοποίηση για εκούσια προκαταρκτική διαβούλευση με την αγορά
 Προγραμματισμός  PIN profile 1–3  Γνωστοποίηση της δημοσίευσης προκαταρκτικής προκήρυξης (ή περιοδικής ενδεικτικής προκήρυξης) σε προφίλ αγοραστή
 PIN only 4-6, E2   Προκαταρκτική προκήρυξη ή περιοδική ενδεικτική προκήρυξη που χρησιμοποιείται μόνο για πληροφορίες
 PIN time limit 7–9  Προκαταρκτική προκήρυξη ή περιοδική ενδεικτική προκήρυξη που χρησιμοποιείται για τη συντόμευση των προθεσμιών παραλαβής των προσφορών
 Διαγωνισμός  PIN CFC general 10–11  Προκαταρκτική προκήρυξη ή περιοδική ενδεικτική προκήρυξη που χρησιμοποιείται ως προκήρυξη διαγωνισμού — τυποποιημένο καθεστώς
 PIN CFC social 12–14  Προκαταρκτική προκήρυξη ή περιοδική ενδεικτική προκήρυξη που χρησιμοποιείται ως προκήρυξη διαγωνισμού — απλοποιημένο καθεστώς
 QS 15  Γνωστοποίηση για την ύπαρξη συστήματος προεπιλογής
 CN general 16-19, E3  Προκήρυξη σύμβασης ή σύμβασης παραχώρησης — τυποποιημένο καθεστώς
 CN social 20–21  Προκήρυξη σύμβασης — απλοποιημένο καθεστώς
 CN subcontracting 22  Προκήρυξη υπεργολαβίας
 CN design 23–24  Προκήρυξη διαγωνισμού μελετών
 DAP  CAN VEAT 25–28  Προκήρυξη για εκούσια εκ των προτέρων διαφάνεια
 Αποτέλεσμα  CAN general 29-32, E4  Γνωστοποίηση ανάθεσης σύμβασης ή σύμβασης παραχώρησης — τυποποιημένο καθεστώς
 CAN social 33–35  Γνωστοποίηση ανάθεσης σύμβασης ή σύμβασης παραχώρησης — απλοποιημένο καθεστώς
 CAN design 36–37  Γνωστοποίηση αποτελέσματος διαγωνισμού μελετών
 CM  Τροποποίηση σύμβασης 38-40, E6  Γνωστοποίηση τροποποίησης σύμβασης
 Ολοκλήρωση  Γνωστοποίηση ολοκλήρωσης σύμβασης E5  Γνωστοποίηση εκούσιας ολοκλήρωσης σύμβασης

 

eForms SDK (δέσμη εργαλείων ανάπτυξης λογισμικού για τα ηλεκτρονικά έντυπα)

Ο κανονισμός για τα ηλεκτρονικά έντυπα θεσπίζει πολλαπλές απαιτήσεις για τα δεδομένα που θα πρέπει να συλλέγονται και να δημοσιεύονται από τις προκηρύξεις και τις γνωστοποιήσεις δημόσιων συμβάσεων που χρησιμοποιούν το πρότυπο ηλεκτρονικών εντύπων (προδιαγραφές όσον αφορά τα ηλεκτρονικά έντυπα).

Η eForms SDK είναι ο τρόπος με τον οποίο η Υπηρεσία Εκδόσεων της Ευρωπαϊκής Ένωσης έχει μοντελοποιήσει και τυποποιήσει αυτές τις προδιαγραφές όσον αφορά τα ηλεκτρονικά έντυπα. «SDK» είναι το ακρωνύμιο του Software Development Kit (δέσμη εργαλείων ανάπτυξης λογισμικού), το οποίο είναι μέσο κωδικοποίησης και διανομής των προδιαγραφών όσον αφορά τα ηλεκτρονικά έντυπα σε μηχαναγνώσιμο μορφότυπο, ώστε να μπορούν να χρησιμοποιούνται απευθείας από εφαρμογές πληροφορικής.

Η SDK χρησιμοποιείται από τα συστήματα της Υπηρεσίας Εκδόσεων, τους eSenders, οι οποίοι υποβάλλουν προκηρύξεις και γνωστοποιήσεις προς δημοσίευση στη βάση δεδομένων TED, καθώς και από άλλους οργανισμούς που δουλεύουν με προκηρύξεις και γνωστοποιήσεις ηλεκτρονικών εντύπων, όπως οι περαιτέρω χρήστες δεδομένων TED.

Σκοπός της SDK είναι να επιτρέψει στις εφαρμογές, αφενός, να δημιουργούν και να κωδικοποιούν προκηρύξεις και γνωστοποιήσεις που τηρούν τις πιο πρόσφατες προδιαγραφές όσον αφορά τα ηλεκτρονικά έντυπα και, αφετέρου, να διαβάζουν και να ερμηνεύουν προκηρύξεις και γνωστοποιήσεις που δημιουργήθηκαν στο παρελθόν (και, ως εκ τούτου, τηρούν ένα κανονιστικό πλαίσιο που ενδέχεται να έχει αλλάξει από τη δημιουργία τους).

Δεδομένης της συνεχούς εξέλιξης του κανονιστικού πλαισίου γύρω από τις ευρωπαϊκές δημόσιες συμβάσεις, οι προδιαγραφές όσον αφορά τα ηλεκτρονικά έντυπα προσαρμόζονται τακτικά. Η SDK, για να ανταποκρίνεται σε αυτήν τη διαρκώς εξελισσόμενη φύση των προδιαγραφών όσον αφορά τα ηλεκτρονικά έντυπα, ενημερώνεται τακτικά μέσω της κυκλοφορίας νέων εκδόσεων ή διορθωτικών ενημερώσεων.

Αν και δεν υπόκειται τυπικά στον κανονισμό για τα ηλεκτρονικά έντυπα, η SDK περιλαμβάνει επίσης τα έντυπα που απαιτούνται από τον κανονισμό 1370/2007 (δημόσιες υπηρεσίες επιβατικών μεταφορών), τους κανονισμούς 2157/2001, 1435/2003 και 2137/85 (για τις καταχωρίσεις επιχειρήσεων) και τον δημοσιονομικό κανονισμό (ΕΕ) 2024/2509 (για προσκλήσεις εκδήλωσης ενδιαφέροντος).

Επιπρόσθετοι πόροι