Co jsou elektronické formuláře?

Elektronické formuláře představují legislativní standard Evropské unie pro údaje o veřejných zakázkách, kterou zadavatelé veřejných zakázek používají ke zveřejňování oznámení v Dodatku k Úřednímu věstníku EU na internetových stránkách TED.

Tyto standardní formuláře byly zavedeny v roce 2019 prováděcím nařízením Komise (EU) 2019/1780. Příloha tohoto nařízení uvádí podrobnosti o tom, jak by se elektronické formuláře měly používat ke zveřejňování oznámení o veřejných zakázkách. Definuje a popisuje například obchodní podmínky a určuje, zda jsou jednotlivé druhy oznámení zakázány, povinné nebo podmíněně povinné.

Nařízení o elektronických formulářích bylo dvakrát pozměněno, a to v listopadu 2022 a v prosinci 2023. Zahrnutí některých oblastí do elektronických formulářů bylo rovněž vyžadováno v několika odvětvových právních předpisech.

Oznámení o veřejných zakázkách bylo možné zveřejňovat za použití standardu pro elektronické formuláře od listopadu 2022 a od října 2023 jsou elektronické formuláře povinné. Elektronické formuláře nahradily předchozí standardní formuláře podle prováděcího nařízení Komise (EU) 2015/1986.

Jaký je účel elektronických formulářů?

Účel elektronických formulářů je několikerý. Kromě své primární úlohy spojené se zveřejňováním oznámení na stránkách TED jsou rovněž využívány ke shromažďování údajů a mají také potenciál podporovat tvůrce politik a další uživatele.

Cílem elektronických formulářů je konkrétně:

  • usnadnit hospodářským subjektům vyhledání relevantních oznámení
  • snížit administrativní zátěž kupujících
  • usnadnit vládám rozhodování o veřejných výdajích založené na datech a
  • zvýšit transparentnost zadávání veřejných zakázek pro občany

Druhy oznámení o veřejných zakázkách v elektronických formulářích

Pomocí elektronických formulářů jsou standardizovány tyto typy formulářů:

  • Konzultace

Zadavatelé veřejných zakázek mohou použít formuláře pro konzultace před uvedením na trh, aby získali od hospodářských subjektů jasnější představu o dostupných produktech, stavebních pracích a službách pro plánované výběrové řízení. V této fázi nejsou oznámení o konzultaci spojena s konkrétním zadávacím řízením.

  • Plánování

Formuláře pro plánování lze zveřejnit před zahájením výzvy k účasti v soutěži jako předběžná oznámení nebo pravidelná předběžná oznámení. Oznámení o plánování nejsou zpočátku spojena se zadávacím řízením, obvykle je však nahradí jedno nebo více oznámení o výběrovém řízení, která budou na oznámení o plánování odkazovat.

  • Výběrové řízení

Zadávací formuláře se používají, pokud chcete oznámit různé typy výzev k účasti v soutěži, a to prostřednictvím oznámení o zahájení zadávacího nebo koncesního řízení nebo oznámení o soutěži o návrh. V oznámení o výběrovém řízení jsou uvedeny podrobnosti o tom, jak bude zadávací řízení probíhat, včetně toho, zda je zakázka rozdělena na části, místa plnění, odkazů na zadávací dokumentaci a lhůty, v nichž se hospodářské subjekty mohou účastnit nebo podávat nabídky.

  • Oznámení o záměru uzavřít smlouvu

Formuláře oznámení o zadání zakázky (nazývané také oznámení o dobrovolné průhlednosti ex ante) umožňují kupujícím oznámit svůj záměr uzavřít smlouvu přímo (tj. bez předchozí výzvy k účasti v soutěži) s jedním nebo více hospodářskými subjekty. Na rozdíl od oznámení o výsledku se oznámení o záměru uzavřít smlouvu zveřejňují před podpisem smlouvy.

  • Výsledek

Jde o formuláře, jejichž pomocí se oznamuje výsledek zadávacího řízení. Odkazují na oznámení o výběrovém řízení a poskytují informace o udělení zakázky, jako je hodnota zakázky nebo koncese, vítězní uchazeči, počet obdržených nabídek, jakož i informace o strategickém zadávání veřejných zakázek. Oznámení o výběrovém řízení může vést k více než jednomu oznámení o výsledcích, například pokud jsou části zadávány v různou dobu.

  • Změna smlouvy

Smlouvy mohou být během jejich plnění upraveny nebo pozměněny. Není-li nové zadávací řízení nutné, jsou v oznámení o změně smlouvy podrobně popsány změny na základě zakázky udělené v oznámení o výsledku.

  • Dokončení

Po dokončení zakázky mohou kupující použít oznámení o dokončení zakázky a informovat o podrobnostech plnění smlouvy, jako je např. o částce, která byla vynaložena.

Kupující mohou aktualizovat informace ve všech typech formulářů prostřednictvím oznámení oprav. Bude zveřejněna nová verze oznámení, v níž budou shrnuty informace s popisem změny, např. prodloužení lhůty pro oznámení o výběrovém řízení.

Prostřednictvím oznámení oprav nelze aktualizovat všechny informace. Například není možné, aby byly prostřednictvím oznámení oprav provedeny významné změny, jako je přidání nebo odstranění částí.

Jednotlivé typy formulářů jsou dále rozděleny do 46 podtypů oznámení na základě čtyř hlavních směrnic o zadávání veřejných zakázek:

Některé podtypy umožňují zveřejňování dobrovolných oznámení, na něž se tyto směrnice nevztahují, jako jsou předběžné tržní konzultace, dokončení zakázky a postupy, které nedosahují prahových hodnot EU.

Příloha nařízení o elektronických formulářích uvádí 46 podtypů a způsob použití obchodních pojmů v každém podtypu. Tato excelová verze přílohy může usnadnit pochopení těchto informací, ale sama o sobě nemá právní platnost.

Přehled typů formulářů, typů oznámení a podtypů oznámení:

typ formuláře typ oznámení podtyp oznámení popis
 Konzultace   PMC E1  dobrovolné oznámení o předběžné tržní konzultaci
 Plánování  PIN profil 1–3  oznámení o uveřejnění předběžného oznámení nebo pravidelného předběžného oznámení na profilu kupujícího
 pouze PIN 4–6, E2   předběžné oznámení nebo pravidelné předběžné oznámení použité pouze pro informační účely
 PIN lhůta 7–9  předběžné oznámení nebo pravidelné předběžné oznámení použité za účelem zkrácení lhůty pro podání nabídek
 Výběrové řízení  PIN CFC obecné 10–11  předběžné oznámení nebo pravidelné předběžné oznámení použité jako výzva k účasti v soutěži – standardní režim
 PIN CFC sociální 12–14  předběžné oznámení nebo pravidelné předběžné oznámení použité jako výzva k účasti v soutěži – zjednodušený režim
 QS 15  oznámení o zavedení systému kvalifikace
 CN obecné 16–19, E3  oznámení o zahájení zadávacího nebo koncesního řízení – standardní režim
 CN sociální 20–21  oznámení o zahájení zadávacího řízení – zjednodušený režim
 CN subdodávky 22  oznámení o subdodávkách
 CN návrh 23–24  oznámení o soutěži o návrh
 Ozn. o záměru  CAN VEAT 25–28  oznámení o dobrovolné průhlednosti ex ante
 Výsledek  CAN obecné 29–32, E4  oznámení o výsledku zadávacího nebo koncesního řízení – standardní režim
 CAN sociální 33–35  oznámení o výsledku zadávacího nebo koncesního řízení – zjednodušený režim
 CAN návrh 36–37  oznámení o výsledku soutěže o návrh
 CM  změna smlouvy 38–40, E6  oznámení o změně smlouvy
 Dokončení  oznámení o dokončení zakázky E5  dobrovolné oznámení o dokončení zakázky

 

SDK elektronických formulářů

Nařízení o elektronických formulářích zavádí řadu požadavků ohledně dat, která by měla oznámení o veřejných zakázkách za použití standardu pro elektronické formuláře shromažďovat a zveřejňovat (dále jen „specifikace elektronických formulářů“).

SDK elektronických formulářů představuje způsob, jakým Úřad pro publikace Evropské unie tyto specifikace elektronických formulářů modeloval a formalizoval. Zkratka „SDK“ (z anglického Software Development Kit ) znamená soubor pro vývoj softwaru. Jde o prostředek pro kódování a distribuci specifikací elektronických formulářů ve strojově čitelném formátu, takže jej mohou přímo využívat počítačové aplikace.

SDK používají vlastní systémy Úřadu pro publikace, eSenders, které podávají oznámení k uveřejnění na stránkách TED, a další organizace, které musí pracovat s oznámeními pomocí elektronických formulářů, jako jsou další uživatelé dat TED.

Účelem SDK je umožnit počítačovým aplikacím na jedné straně vytvářet a kódovat oznámení, která jsou v souladu s nejnovějšími specifikacemi elektronických formulářů, a na straně druhé číst a vykládat oznámení, která byla vytvořena v minulosti (a dodržovat tak regulační rámec, který se od jejich vytvoření mohl změnit).

Regulační rámec pro evropské zadávání veřejných zakázek se neustále vyvíjí, a specifikace elektronických formulářů se proto pravidelně upravují. Aby se zohlednila neustále se vyvíjející povaha specifikací elektronických formulářů, je SDK pravidelně aktualizováno vydáním nových verzí nebo oprav.

Ačkoli se nařízení o elektronických formulářích formálně nevztahuje na nařízení 1370/2007(veřejné služby v přepravě cestujících), nařízení 2157/2001, 1435/2003 a 2137/85 (pro registraci podniků) a finanční nařízení EU 2024/2509 (pro výzvy k vyjádření zájmu), SDK obsahuje rovněž formuláře podle uvedených nařízení.

Další zdroje