Dienstleistungen - 271422-2022

20/05/2022    S98

Deutschland-Cottbus: Öffentlichkeitsarbeit

2022/S 098-271422

Bekanntmachung vergebener Aufträge

Ergebnisse des Vergabeverfahrens

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: Wirtschaftsregion Lausitz GmbH
Postanschrift: Magazinstr. 28
Ort: Cottbus
NUTS-Code: DE402 Cottbus, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 03046
Land: Deutschland
E-Mail: gf@wirtschaftsregion-lausitz.de
Telefon: +49 355355516-10
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.wirtschaftsregion-lausitz.de
I.2)Informationen zur gemeinsamen Beschaffung
Der Auftrag wird von einer zentralen Beschaffungsstelle vergeben
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere: GmbH mit ausschließlich hoheitlichen Gesellschaftern
I.5)Haupttätigkeit(en)
Andere Tätigkeit: Wirtschaftsförderung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Imagekampagne "Aufbruch Lausitz"

Referenznummer der Bekanntmachung: WRL-V-02/2022
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
79416000 Öffentlichkeitsarbeit
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Erstellung eines Marketing- und Kommunikationskonzeptes zum Strukturwandel in der Lausitz, dass das strategische Gerüst für die Imagekampagne "Aufbruch Lausitz" bildet.

Mit dem im Kohlekompromiss 2020 vereinbarten Ausstieg aus der fossilen Energieerzeugung die Lausitz vor der Aufgabe, neue zukunftsfähige wirtschaftliche Strukturen zu schaffen. Um den wirtschaftlichen, gesellschaftlichen und ökologischen Strukturwandel in der Lausitz zu gestalten, werden durch Bund und Land umfangreiche Mittel aus dem Strukturstärkungsgesetz (StStG) zur Verfügung gestellt. Im StStG ist das Ziel benannt, die Lausitz zu einer "Europäischen Modellregion" beispielgebend für einen gelungenen Strukturwandel zu entwickeln.

Zielstellung der multimedialen Imagekampagne ist es, den Transformationsprozess in der brandenburgischen Lausitz kontinuierlich zu begleiten und regional, bundesweit und international ein kommunikatives Dach zu schaffen, um die positive Ausgangslage und die Potentiale der Lausitz sichtbar zu machen. Die Kampagne soll das Image der Region als einen attraktiven Lebens- und Arbeitsort entwickeln und stärken. Die zu entwickelnde Imagekampagne soll in erster Linie bundesweit und international für die Attraktivität der Region für Fachkräfte und deren Familien werben. In einem zweiten Schritt soll sie sich auch an die Lausitzer Bevölkerung richten.

Die Imagekampagne ist zu konzipieren, inhaltlich zu füllen, zu steuern und umzusetzen. Begleitet wird der Prozess durch ein Qualitätsmanagement und abgeschlossen durch eine Evaluierung.

II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.1.7)Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.)
Wert ohne MwSt.: 1 600 840.34 EUR
II.2)Beschreibung
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
79416200 Beratung im Bereich Öffentlichkeitsarbeit
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE402 Cottbus, Kreisfreie Stadt
NUTS-Code: DE407 Elbe-Elster
NUTS-Code: DE40B Oberspreewald-Lausitz
NUTS-Code: DE40G Spree-Neiße
NUTS-Code: DE406 Dahme-Spreewald
Hauptort der Ausführung:

Wirtschaftsregion Lausitz GmbH Magazinstr. 28 03046 Cottbus Haupterfüllungsort Region Brandenburger Lausitz

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

1. Vorbereitende Arbeiten/ Situationsanalyse und Entscheider-Befragung

- Durchführung einer Entscheider-Befragung unter Nutzung etablierter Anbieter und Dienstleister mit zu definierenden Kriterien

- Erarbeitung einer Situationsanalyse auf Basis vorliegender Daten der beteiligten Landkreise der WRL, der Entscheider-Befragung sowie übergreifende Strategiepapiere

2. Aufstellung und Fortschreibung Marketing- und Kommunikationskonzept für den Aktionsraum

a) Strategische Bausteine:

- Basierend auf dem ermittelten Handlungsbedarf der Situationsanalyse Entwicklung einer Kommunikationsstrategie mit einem darauf aufsetzenden neuen Kommunikationskonzept inkl. Kernbotschaften und (argumentativen) Kerninhalten

- Ausarbeitung der Kampagne hinsichtlich Kernthemen, Zielgruppen, urbaner / ländlicher Raum zur Schärfung der Rolle der Region in ihrer Bedeutung für die Entwicklung

- umsetzungsreife Untersetzung des Kommunikationskonzeptes überregional und regional

- Entwicklung einer Kreativlösung (Kampagnendesign/-slogan) als optisches Erscheinungsbild mit dem Ziel einen hohen Wiedererkennungswert zu erreichen und möglichst viele Akteure einzubinden, um dadurch Allianzen zur Stärkung des Standortes zu generieren und diesen gemeinsam bundesweit und international zu vermarkten.

- Abstimmung mit den Projektpartnern / der Lenkungsgruppe

b) Umsetzungsbausteine:

- Ausarbeitung von Vorschlägen für die Kampagnenorganisation / Inhaltsbündelung (Webseite, Datenportal, etc.)

- Darstellung der geplanten Kommunikationsmaßnahmen und Kommunikationswege für die verschiedenen Zielgruppen inkl. Begründung für die Kampagne

- Spezifizierung der Beteiligungserfordernisse auf den Ebenen Politik, Wirtschaft, Bürger (unter besonderer Berücksichtigung der Jugendlichen) und Verwaltung; Formulierung geeigneter Beteiligungsformate mit Fokus auf Ergebniserlangung

- Aufstellung eines detaillierten Kampagnenplans i.V.m. einem Zeit- und Budgetplan

- Kommunikationsplan Auftraggeber, Informationsfluss und -weiterleitung aus der Kampagne

- Empfehlung und Erarbeitung eines Servicepakets für Kampagnen - Partner und Sponsoren

c) Qualitätssicherung und Evaluation:

- Etablierung eines Qualitätssicherungsprozederes für die Teilmaßnahmen der Kampagne

- Jour Fixe Plan mit Auftraggeber und Stakeholdern

- Erarbeitung eines Mess- und Bewertungsverfahrens zur Evaluation der Einzelmaßnahmen sowie der Gesamtkampagne

- Medienbeobachtung und Auswertung der Kampagnenerfolge mittels festgelegter Indikatoren

3. Umsetzungsmanagement

Der Auftragnehmer übernimmt für die Dauer der Kampagne das Projektmanagement und ist inhaltlich und organisatorisch für die Kampagnenumsetzung verantwortlich. Dabei sind die Erfordernisse der Qualitätssicherung und Beteiligung permanent zu berücksichtigen und bei Notwendigkeit rechtzeitig Justierungen vorzunehmen, um den Erfolg der Kampagne zu sichern.

Das Umsetzungsmanagement beinhaltet u.a. folgende wesentliche Elemente:

- Justierung des jährlichen Kampagnen- und Mediaplans

- Vorbereitung und Durchführung von Marketing-Maßnahmen zielgruppenspezifisch für Öffentlichkeit, Politik und Fachpublikum; Konzeption und Durchführung der Kampagneninhalte

- Entwicklung und Pflege Online-Portal und CMS von Kampagnenwebseiten und Social-Media-Kanälen etc.

- Planung und Umsetzung der Kommunikation vor Ort zur Information, Motivation und Vernetzung aller Akteure

- Aufstellen eines Krisenkommunikationsplans und ggf. Führung der Krisenkommunikation

- Weiterleitung des Kampagnenrücklaufs / Anfragen an die zuständigen Stellen in der Verwaltung

- Vertragsmanagement Dritte (Vergaben, Rechnungsprüfung, Mängelmanagement)

4. Umsetzung

Der Auftragnehmer setzt die zuvor erarbeiteten Kampagnenbausteine im Namen und Auftrag der Wirtschaftsregion Lausitz GmbH um. Bei der Vergabe der Dienstleistungen sind jeweils mindestens 3 Angebote einzuholen und ein Vergabevorschlag auszuarbeiten. Der Zuschlag ist erst nach Freigabe durch den Auftraggeber zu erteilen. Der Auftragnehmer rechnet die Leistungen gegenüber dem Auftraggeber "open book" ab, d.h. er erhält nach Vergabe der Leistungen und deren Umsetzung eine prozentuale Vergütung auf die nachgewiesenen Kosten (Rechnungen Dritter). Der Auftraggeber behält sich vor, Vergaben auch selbst abzuwickeln, insbesondere wenn es das Finanzierungsmodel erfordert.

Die Sachleistungen sind aus dem Marketing- und Kommunikationskonzept abgeleitet; werden jährlich budgetiert und entsprechend dem jährlichen Kampagnenplan abgewickelt. Das jährlich festgelegte Budget darf nicht überschritten werden und beinhaltet auch den Nachunternehmerzuschlag des Auftragnehmers sowie die Kosten für das Umsetzungsmanagement.

II.2.5)Zuschlagskriterien
Qualitätskriterium - Name: Konzeptskizze / Gewichtung: 70
Preis - Gewichtung: 30
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Der Bearbeitungszeitraum umfasst die Jahre 2022 bis 2025. Der Auftragnehmer erklärt sich bereit, zu den in dem Vertrag vereinbarten Konditionen auch zusätzliche Leistungen auf besondere Anforderung der Gesellschafter der WRL (Landkreise und kreisfreie Stadt Cottbus) zu übernehmen. Dazu wird im Einzelfall eine gesonderte Honorarvereinbarung mit dem Auftragnehmer geschlossen. Diese Zusatzleistungen stehen außerhalb des Jahresbudgets.

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Offenes Verfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem
Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2022/S 018-043895
IV.2.8)Angaben zur Beendigung des dynamischen Beschaffungssystems
IV.2.9)Angaben zur Beendigung des Aufrufs zum Wettbewerb in Form einer Vorinformation

Abschnitt V: Auftragsvergabe

Bezeichnung des Auftrags:

Rahmenvertrag

Ein Auftrag/Los wurde vergeben: ja
V.2)Auftragsvergabe
V.2.1)Tag des Vertragsabschlusses:
17/05/2022
V.2.2)Angaben zu den Angeboten
Anzahl der eingegangenen Angebote: 6
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 6
Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 6
Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein
V.2.3)Name und Anschrift des Wirtschaftsteilnehmers, zu dessen Gunsten der Zuschlag erteilt wurde
Offizielle Bezeichnung: Ressourcenmangel
Postanschrift: Schlesische Str. 26
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 10997
Land: Deutschland
E-Mail: newbusiness@ressourcenmangel.de
Telefon: +49 30590037-491
Internet-Adresse: https://www.ressourcenmangel.de/
Der Auftragnehmer ist ein KMU: ja
V.2.4)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses (ohne MwSt.)
Ursprünglich veranschlagter Gesamtwert des Auftrags/des Loses: 1 600 840.34 EUR
Gesamtwert des Auftrags/Loses: 1 600 840.34 EUR
V.2.5)Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen
Es können Unteraufträge vergeben werden
Wert oder Anteil des Auftrags, der an Dritte vergeben werden soll
Anteil: 3 %

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3)Zusätzliche Angaben:

Bekanntmachungs-ID: CXP9Y3PR7PZ

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Energie
Postanschrift: Heinrich-Mann-Allee 107
Ort: Potsdam
Postleitzahl: 14473
Land: Deutschland
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
17/05/2022