Deze aankondiging betreft vrijwillige transparantie van het voornemen van de gemeente Zaanstad tot het gunnen van een raamovereenkomst onder dezelfde condities en voorwaarden aan de huidige drie partijen.
Motivatie hernieuwing raamcontract 2018-2022 inzake digitalisering collecties Gemeentearchief Zaanstad
In 2018 heeft de gemeente Zaanstad een raamcontract afgesloten met de partijen Karmac BV, Picturae BV en GMS Digitaliseert inzake het digitaliseren van de archief-, bibliotheek- en beeldcollectie van het Gemeentearchief Zaanstad. Digitaliseringsprojecten worden vervolgens gegund op basis van de beste aanbieding inzake prijs en doorlooptijd. Digitalisering vindt plaats binnen de kaders van de Archiefwet 1995 en bijbehorende wet- en regelgeving inzake de eisen van goede, geordende en toegankelijke staat, conform de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden versie 2 en vigerende versies (h3, bijlage 3 t/m 6) en de Richtlijnen Preservation Imaging Metamorfoze (variant Metamorfoze Light, versie 1.0, januari 2012, en vigerende versies). De producten (scans) worden ter beschikking gesteld rekening houdend met alle vigerende nationale en Europese wet- en regelgeving, i.h.b. de AVG. De eisen waaraan het digitaliseringsproces en de op te leveren bestanden dienen te voldoen, zijn weergegeven in een programma van eisen.
Dit raamcontract is afgesloten voor een periode van 2 jaar en heeft de maximale verlengingsduur bereikt. Per 30 augustus 2022 zal dit raamcontract aflopen.
De gemeente Zaanstad is van oordeel dat de markt op het gebied van digitalisering van archief-, bibliotheek- en beeldcollecties in Nederland in de tussenliggende jaren niet is uitgebreid met nieuwe partijen die de gevraagde dienst binnen de kaders en volgens het programma van eisen kunnen leveren. Daarom is de gemeente Zaanstad voornemens om met de partijen Karmac BV, Picturae BV en GMS Digitaliseert opnieuw een raamcontract aan te gaan, binnen dezelfde kaders en volgens dezelfde eisen.
Wanneer er partijen zijn die tegen deze procedure bezwaar willen aantekenen, kunnen zij dat doen tot uiterlijk 9 juni 2022 (21 dagen na publicatie), waarna alsnog een Europese aanbesteding zal worden georganiseerd.