Dienstleistungen - 271818-2022

20/05/2022    S98

die Niederlande-Zaandam: Archivierung

2022/S 098-271818

Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: Gemeente Zaanstad
Nationale Identifikationsnummer: 49675616
Postanschrift: Stadhuisplein 100
Ort: Zaandam
NUTS-Code: NL Nederland
Postleitzahl: 1506MZ
Land: Niederlande
Kontaktstelle(n): Rob den Dulk
E-Mail: inkoop.contracten@zaanstad.nl
Telefon: +31 14075
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.zaanstad.nl
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
I.5)Haupttätigkeit(en)
Allgemeine öffentliche Verwaltung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Digitalisering archieven, bibliotheek en beeldcollecties gemeentearchief Zaanstad

Referenznummer der Bekanntmachung: 2022-025
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
79995100 Archivierung
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:

De gemeente Zaanstad wenst opnieuw een raamovereenkomst af te sluiten met de 3 huidige opdrachtnemers voor het digitaliseren van bronmaterialen en het geven van (technische) adviezen. Meer specifiek gaat het over het digitaliseren en adviseren inzake:

— papieren archieven (bijvoorbeeld akten van de burgerlijke stand, archieven van het kadaster, notariële akten, bouwvergunningen),

— bibliotheekobjecten (bijvoorbeeld kranten, boeken, tijdschriften),

— niet bewegend beeldmateriaal (bijvoorbeeld foto’s, prenten, tekeningen, dia’s, negatieven).

Buiten de scope van de opdracht valt het digitaliseren van Audiovisuele Middelen (AVM).

Specifieke digitaliseringsopdrachten worden in minicompetitie gegund.

II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.1.7)Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.)
Wert ohne MwSt.: 280 000.00 EUR
II.2)Beschreibung
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: NL325 Zaanstreek
Hauptort der Ausführung:

Gemeente Zaanstad

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

De gemeente Zaanstad wenst opnieuw een raamovereenkomst af te sluiten voor een periode van 2 jaren, met optie tot verlenging van 2 keer 1 jaar, waarbij de beoogde ingangsdatum van de raamovereenkomst 1 september 2022 is.

II.2.5)Zuschlagskriterien
Qualitätskriterium - Name: Inrichting digitaliseringsproces / Gewichtung: 25
Qualitätskriterium - Name: Communicatie / Gewichtung: 25
Qualitätskriterium - Name: Kwaliteit van dienstverlening / Gewichtung: 50
Preis - Gewichtung: 0
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung
  • Neue Bauleistungen/Dienstleistungen, die in der Wiederholung ähnlicher Bau- oder Dienstleistungen bestehen und die gemäß den strengen Vorschriften der Richtlinie vergeben werden
Erläuterung:

Deze aankondiging betreft vrijwillige transparantie van het voornemen van de gemeente Zaanstad tot het gunnen van een raamovereenkomst onder dezelfde condities en voorwaarden aan de huidige drie partijen.

Motivatie hernieuwing raamcontract 2018-2022 inzake digitalisering collecties Gemeentearchief Zaanstad

In 2018 heeft de gemeente Zaanstad een raamcontract afgesloten met de partijen Karmac BV, Picturae BV en GMS Digitaliseert inzake het digitaliseren van de archief-, bibliotheek- en beeldcollectie van het Gemeentearchief Zaanstad. Digitaliseringsprojecten worden vervolgens gegund op basis van de beste aanbieding inzake prijs en doorlooptijd. Digitalisering vindt plaats binnen de kaders van de Archiefwet 1995 en bijbehorende wet- en regelgeving inzake de eisen van goede, geordende en toegankelijke staat, conform de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden versie 2 en vigerende versies (h3, bijlage 3 t/m 6) en de Richtlijnen Preservation Imaging Metamorfoze (variant Metamorfoze Light, versie 1.0, januari 2012, en vigerende versies). De producten (scans) worden ter beschikking gesteld rekening houdend met alle vigerende nationale en Europese wet- en regelgeving, i.h.b. de AVG. De eisen waaraan het digitaliseringsproces en de op te leveren bestanden dienen te voldoen, zijn weergegeven in een programma van eisen.

Dit raamcontract is afgesloten voor een periode van 2 jaar en heeft de maximale verlengingsduur bereikt. Per 30 augustus 2022 zal dit raamcontract aflopen.

De gemeente Zaanstad is van oordeel dat de markt op het gebied van digitalisering van archief-, bibliotheek- en beeldcollecties in Nederland in de tussenliggende jaren niet is uitgebreid met nieuwe partijen die de gevraagde dienst binnen de kaders en volgens het programma van eisen kunnen leveren. Daarom is de gemeente Zaanstad voornemens om met de partijen Karmac BV, Picturae BV en GMS Digitaliseert opnieuw een raamcontract aan te gaan, binnen dezelfde kaders en volgens dezelfde eisen.

Wanneer er partijen zijn die tegen deze procedure bezwaar willen aantekenen, kunnen zij dat doen tot uiterlijk 9 juni 2022 (21 dagen na publicatie), waarna alsnog een Europese aanbesteding zal worden georganiseerd.

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung
Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben

Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe

Auftrags-Nr.: 1
Bezeichnung des Auftrags:

Digitalisering archieven, bibliotheek en beeldcollecties gemeentearchief Zaanstad

V.2)Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe
V.2.1)Tag der Zuschlagsentscheidung:
15/05/2022
V.2.2)Angaben zu den Angeboten
Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: ja
V.2.3)Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs
Offizielle Bezeichnung: Picturae B.V.
Nationale Identifikationsnummer: 37124060
Postanschrift: J. Duikerweg 14
Ort: Heerhugowaard
NUTS-Code: NL Nederland
Postleitzahl: 1703 DH
Land: Niederlande
Der Auftragnehmer/Konzessionär wird ein KMU sein: ja
V.2.3)Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs
Offizielle Bezeichnung: GMS - Groenendijk Microfilm- en Scanservice B.V.
Nationale Identifikationsnummer: 23047664
Postanschrift: Parabool 2
Ort: Sliedrecht
NUTS-Code: NL Nederland
Postleitzahl: 3364 DH
Land: Niederlande
Der Auftragnehmer/Konzessionär wird ein KMU sein: ja
V.2.3)Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs
Offizielle Bezeichnung: Karmac informatie & Innovatie B.V.
Nationale Identifikationsnummer: 39071565
Postanschrift: Pascallaan 72
Ort: Lelystad
NUTS-Code: NL Nederland
Postleitzahl: 8218 NJ
Land: Niederlande
Der Auftragnehmer/Konzessionär wird ein KMU sein: ja
V.2.4)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses/der Konzession (ohne MwSt.)
Ursprünglich veranschlagter Gesamtwert des Auftrags/Loses/der Konzession: 280 000.00 EUR
Gesamtwert des Auftrags/des Loses/der Konzession: 280 000.00 EUR
V.2.5)Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3)Zusätzliche Angaben:
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Rechtbank Haarlem
Postanschrift: Postbus 1621
Ort: Haarlem
Postleitzahl: 2003 BR
Land: Niederlande
E-Mail: kanton.rb-nho.haarlem@rechtspraak.nl
Internet-Adresse: http://www.rechtbankhaarlem.nl
VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt
Offizielle Bezeichnung: Gemeente Zaanstad
Postanschrift: Postbus 2000
Ort: Zaandam
Postleitzahl: 1500 GA
Land: Niederlande
E-Mail: inkoop.contracten@zaanstad.nl
Internet-Adresse: http://WWW.Zaanstad.nl
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
16/05/2022