Services - 331810-2022

20/06/2022    S117

France-Nancy: Services d'organisation d'événements

2022/S 117-331810

Avis de marché – secteurs spéciaux

Services

Base juridique:
Directive 2014/25/UE

Section I: Entité adjudicatrice

I.1)Nom et adresses
Nom officiel: EDF SA
Numéro national d'identification: 552081317
Adresse postale: Direction des Achats Groupe - DA TPIT 1 rue Henriette Gallé Grimm
Ville: NANCY Cedex
Code NUTS: FR France
Code postal: 54015
Pays: France
Point(s) de contact: Sabine MIGUET-PARNAGEON
Courriel: sabine.miguet-parnageon@edf.fr
Téléphone: +33 782096535
Adresse(s) internet:
Adresse principale: http://www.edf.com
Adresse du profil d’acheteur: https://pha.edf.com
I.3)Communication
L'accès aux documents du marché est restreint. De plus amples informations peuvent être obtenues à l'adresse suivante: https://pha.edf.com
Adresse à laquelle des informations complémentaires peuvent être obtenues: le ou les point(s) de contact susmentionné(s)
Les offres ou les demandes de participation doivent être envoyées par voie électronique via: https://pha.edf.com
Les offres ou les demandes de participation doivent être envoyées au(x) point(s) de contact susmentionné(s)
I.6)Activité principale
Électricité

Section II: Objet

II.1)Étendue du marché
II.1.1)Intitulé:

Marché d'organisation d'évènements internes et externes

II.1.2)Code CPV principal
79952000 Services d'organisation d'événements
II.1.3)Type de marché
Services
II.1.4)Description succincte:

Le marché a pour objectif l'accompagnement d'EDF Groupe dans l'organisation d'événements internes et externes.

Ce marché sera composé de 3 lots :

-Lot 1 : Organisation d'événements d'un montant supérieur à 150 k€

-Lot 2 : Organisation d'événements d'un montant compris entre 50 k€ et 150 k€

-Lot 3 : Organisation d'événements d'un montant inférieur à 50 k€. Ce lot est concerné par une répartition géographique de 8 zones

Les prestations attendues sont détaillées dans les paragraphes II.2.4 de chaque lot et dans le cahier des charges sur la plateforme de réponse.

Les types d’événements organisés sont principalement :

- Séminaires, conventions annuelles, assemblées générales

- Road show

- Challenges internes & remise de prix (Victoires du Commerce, Challenge du nucléaire, Prix EDF Pulse…)

- Journée destinée à un public externe autour de l’Innovation (Electric days…)

- Opération de RP (sport et culture)

- Voyages d’Etudes

II.1.5)Valeur totale estimée
Valeur hors TVA: 98 000 000.00 EUR
II.1.6)Information sur les lots
Ce marché est divisé en lots: oui
Il est possible de soumettre des offres pour nombre maximal de lots: 2
Nombre maximal de lots pouvant être attribués à un soumissionnaire: 2
Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit d'attribuer des marchés combinant les lots ou groupes de lots suivants:

Un soumissionnaire peut candidater sur le lot 1 et/ou le lot 2 mais ne pourra le faire sur le lot 3

II.2)Description
II.2.1)Intitulé:

Organisation d'événements d'un montant supérieur à 150 k€

Lot nº: 1
II.2.2)Code(s) CPV additionnel(s)
79952000 Services d'organisation d'événements
II.2.3)Lieu d'exécution
Code NUTS: FR France
II.2.4)Description des prestations:

Ce contrat a pour objectif d’accompagner EDF Groupe dans l’organisation d’événements internes et externes d’un montant supérieur à 150 k€.

Sur la base d’un brief EDF, l’agence pourra être amenée à réaliser notamment des prestations de :

- Conseil et pilotage

- Création, conception et scénarisation

- Production, logistique

- Achats de prestation pour le compte d’EDF Groupe

Exemples d'évènements de ce lot :

- Séminaire Management France : Séminaire réunissant 300 managers français sur une journée

Site d’inscription, e-badge, contenus, recherche de lieux…

- Road show en France / International : Organisation d’un road show réunissant en moyenne 500 personnes sur des demi-journées sur plusieurs dates et lieux en France

- Challenge du nucléaire (événement interne) : « Salon de l’innovation » du nucléaire organisé pendant une ou deux journées aux Docks de Paris

45 stands / 1 plénière / 1.200 salariés / 21ème édition en 2019

II.2.5)Critères d’attribution
Le prix n'est pas le seul critère d'attribution et tous les critères sont énoncés uniquement dans les documents du marché
II.2.6)Valeur estimée
II.2.7)Durée du marché, de l'accord-cadre ou du système d'acquisition dynamique
Durée en mois: 60
Ce marché peut faire l'objet d'une reconduction: non
II.2.9)Informations sur les limites concernant le nombre de candidats invités à participer
Nombre de candidats envisagé: 6
II.2.10)Variantes
Des variantes seront prises en considération: oui
II.2.11)Information sur les options
Options: oui
Description des options:

Option de durée : Dans le paragraphe II.2.7 : Il est mentionné une durée de marché de 60 mois. Cette durée comprend 2 périodes optionnelles (2 fois 12 mois), du 01/03/2026 au 28/02/2028

II.2.13)Information sur les fonds de l'Union européenne
Le contrat s'inscrit dans un projet/programme financé par des fonds de l'Union européenne: non
II.2.14)Informations complémentaires
II.2)Description
II.2.1)Intitulé:

Organisation d'événements d'un montant compris entre 50 k€ et 150 k€

Lot nº: 2
II.2.2)Code(s) CPV additionnel(s)
79952000 Services d'organisation d'événements
II.2.3)Lieu d'exécution
Code NUTS: FR France
II.2.4)Description des prestations:

Ce contrat a pour objectif d’accompagner EDF Groupe dans l’organisation d’événements internes et externes d’un montant compris entre 50 k€ et 150 k€.

Sur la base d’un brief EDF, l’agence pourra être amenée à réaliser notamment des prestations de :

- Conseil et pilotage

- Création, conception et scénarisation

- Production, logistique

- Achats de prestation pour le compte d’EDF Groupe

Exemples d'évènements de ce lot :

-Séminaire Top 200 :

Séminaire réunissant 200 managers français et internationaux sur Paris.

Site d’inscription créé en amont

Recherche de lieux, gestion des invitations

Réflexion et proposition de scénographie

Accompagnement sur des contenus pertinents et innovants

- Séminaire du COMEX :

Organisé sur 2 jours avec hébergement des 14 membres du Comex, salle plénière et restauration

Technique, transport si besoin, logistique, création graphique, choix du lieu mais aussi proposition d’une activité de groupe

- Voyage Learning expedition / Pulse :

Conception, contenus, rencontre / programme

- Séminaire du TEAM EDF : Invitation des 16 athlètes du TEAM EDF sur 2 à 3 jours en France ou à l’étranger :

* Proposition de lieux (villes, hôtels, restaurants…).

* Organisation des transports et transferts

* Proposition d’un programme intégrant :

o les séances d’entrainement (trouver piscines, stades et salle de musculation…)

o une plénière

o un shooting photo

o des enregistrements vidéo

o une activité de cohésion (escape game ou autre)

o une intervention « Ouverture » (proposition originale d’intervenants)

* Proposer une idée de dotation vestimentaire moderne à la marque TEAM EDF. Ces vêtements sont portés par les athlètes lors de leur médiatisation (interviews, entrainements, interventions internes…).

* Proposer un cadeau utile aux athlètes, en lien avec notre métier ou avec les JO/JP

II.2.5)Critères d’attribution
Le prix n'est pas le seul critère d'attribution et tous les critères sont énoncés uniquement dans les documents du marché
II.2.6)Valeur estimée
II.2.7)Durée du marché, de l'accord-cadre ou du système d'acquisition dynamique
Durée en mois: 60
Ce marché peut faire l'objet d'une reconduction: non
II.2.9)Informations sur les limites concernant le nombre de candidats invités à participer
Nombre de candidats envisagé: 6
II.2.10)Variantes
Des variantes seront prises en considération: oui
II.2.11)Information sur les options
Options: oui
Description des options:

Option de durée : Dans le paragraphe II.2.7 : Il est mentionné une durée de marché de 60 mois. Cette durée comprend 2 périodes optionnelles (2 fois 12 mois), du 01/03/2026 au 28/02/2028

II.2.13)Information sur les fonds de l'Union européenne
Le contrat s'inscrit dans un projet/programme financé par des fonds de l'Union européenne: non
II.2.14)Informations complémentaires
II.2)Description
II.2.1)Intitulé:

Organisation d'événements d'un montant inférieur à 50 k€

Lot nº: 3
II.2.2)Code(s) CPV additionnel(s)
79952000 Services d'organisation d'événements
II.2.3)Lieu d'exécution
Code NUTS: FR France
II.2.4)Description des prestations:

Ce contrat a pour objectif d’accompagner EDF Groupe dans l’organisation d’événements internes et externes d’un montant inférieur à 50 k€, selon un découpage géographique comportant 8 zones

Sur la base d’un brief EDF, l’agence pourra être amenée à réaliser notamment des prestations de :

- Accompagnement dans la création et la conception de séminaires d’équipe ou d’animation (proposition d’intervenant ou animations sur un stand)

- Production, logistique

- Achats de prestation pour le compte d’EDF Groupe

* Exemples d'évènements de ce lot : Séminaire d’unité

* Intervenant lors d’un séminaire

* Animation sur un événement sportif

* Stand mis en place à l’occasion de l’Open de Natation ou des Championnats de France d’athlétisme handisport au Stade Charlety :

- Conception du stand en fonction des spécificités techniques du site

- Création d’une bâche thématique : visuels, messages clés, visibilité marque

- Proposition d’une animation : connectée, photo ou autre, en lien avec l’eau ou le handisport

- Proposition de goodies en lien avec le thème du stand

- Proposition d’animations public

- Organisation logistique de temps médiatiques : cocktail VIP, séances de dédicaces, venue de personnalités (desk, stylos, micro, photocall…)

- Présence d’une équipe agence (chef de projet, régisseurs, hôtesses…) sur 2 à 3 jours

- Remise d’un REX sur présence/participation sur le stand

II.2.5)Critères d’attribution
Le prix n'est pas le seul critère d'attribution et tous les critères sont énoncés uniquement dans les documents du marché
II.2.6)Valeur estimée
II.2.7)Durée du marché, de l'accord-cadre ou du système d'acquisition dynamique
Durée en mois: 60
Ce marché peut faire l'objet d'une reconduction: non
II.2.9)Informations sur les limites concernant le nombre de candidats invités à participer
Nombre maximal: 24
II.2.10)Variantes
Des variantes seront prises en considération: oui
II.2.11)Information sur les options
Options: oui
Description des options:

Option de durée : Dans le paragraphe II.2.7 : Il est mentionné une durée de marché de 60 mois. Cette durée comprend 2 périodes optionnelles (2 fois 12 mois), du 01/03/2026 au 28/02/2028

II.2.13)Information sur les fonds de l'Union européenne
Le contrat s'inscrit dans un projet/programme financé par des fonds de l'Union européenne: non
II.2.14)Informations complémentaires

Section III: Renseignements d’ordre juridique, économique, financier et technique

III.1)Conditions de participation
III.1.1)Habilitation à exercer l'activité professionnelle, y compris exigences relatives à l'inscription au registre du commerce ou de la profession
Liste et description succincte des conditions:

-Le candidat doit fournir une déclaration sur l'honneur datée et signée justifiant qu'il n'entre dans aucun des cas d'interdiction de soumissionner mentionnés aux articles 45 et 48 de l'ordonnance n°2015-899 du 23 juillet2015 relative aux marchés publics. Cette déclaration est à fournir par les candidats individuels, par chacun des membres d'un groupement candidat, et le cas échéant, par les sous-traitants présentés.

- Le candidat doit fournir une déclaration sur l'honneur pour justifier qu'il n'entre dans aucun des cas mentionnés aux articles L. 2141-1 à L. 2141-5 et L. 2141-7 à L. 2141-11 du code de la commande publique notamment qu’il satisfait aux obligations concernant l’emploi des travailleurs handicapés définies aux articles L. 5212-1 à L. 5212-11 du code du travail. Cette déclaration est à produire par les candidats individuels, par chacun des membres d'un groupement candidat et, le cas échéant, par les sous-traitants présentés.

-Chaque candidat doit également remettre son numéro unique d’identification (en lieu et place d'un extrait K bis), ou, à défaut, un document équivalent permettant d'identifier le candidat .

Ce document est à fournir par les candidats individuels et par chacun des membres d'un groupement candidat.

-Si le candidat est en redressement judiciaire, il doit produire la copie du ou des jugements prononcés pour justifier qu'il est habilité à poursuivre ses activités pendant la durée d'exécution du marché. Ce document est à fournir par les candidats individuels et par les membres concernés d'un groupement candidat.

-Le candidat doit fournir les certificats délivrés par les administrateurs et organismes compétents prouvant qu'il a satisfait à ses obligations fiscales et sociales. Ces certificats sont à fournir par les candidats individuels et par chacun des membres d'un groupement candidat.

-En cas de groupement candidat, si la candidature est portée par son mandataire, alors il doit fournir une lettre d'habilitation de ses co-traitants lui permettant de représenter les autres membres du groupement.

III.1.3)Capacité technique et professionnelle
Liste et description succincte des critères de sélection:

Pour les trois lots, l'opérateur économique candidat ou le groupement d'opérateurs économiques candidat doit :

-Avoir une activité principale ou secondaire répondant aux prestations "Agence de communication événementielle et relations publiques".

-Fournir a minima trois références d’expériences sur les trois dernières années dans ce domaine détaillant notamment, l’organisation, le descriptif des capacités humaines et matérielles de l’entreprise (1 page maximum par référence).

Dans le cas du groupement d'opérateurs candidat, chaque membre du groupement devra fournir une référence d'expérience de moins de deux ans dans ce domaine détaillant notamment, l’organisation, le descriptif des capacités humaines et matérielles de l’entreprise (1 page maximum par référence)..

(Une page maximum par référence).

Pour le lot 3, l'opérateur économique candidat ou le groupement d'opérateurs économiques candidat doit impérativement avoir une agence ou entité sise dans la zone géographique sur laquelle il souhaite candidater.

III.1.7)Modalités essentielles de financement et de paiement et/ou références aux textes qui les réglementent:

Financement sur ressources propres. Paiement à 60 jours à compter de la date d'émission de facture et versement d'acomptes correspondants aux prestations réalisées.

III.1.8)Forme juridique que devra revêtir le groupement d'opérateurs économiques attributaire du marché:

EDF accepte les groupements d'entreprises conjoints ou solidaires. En cas de groupement, l’un des membres du groupement est désigné comme mandataire. Celui-ci est solidaire, pour l'exécution du marché, de chacun des membres du groupement pour ses obligations contractuelles à l'égard d'EDF.

Sans préjudice de l'article L. 2141-13 du code de la commande publique, la composition du groupement ne peut pas être modifiée entre la date de remise des candidatures et la date de signature du marché, sauf en cas de restructuration de société ou si le groupement apporte la preuve qu'un de ses membres se trouve dans l'impossibilité d'accomplir sa tâche pour des raisons qui ne sont pas de son fait.

Par ailleurs, un soumissionnaire qui proposera une offre au titre d'un groupement d'entreprises ne pourra pas remettre d'offre à titre individuel ou au titre d'un autre groupement.

Section IV: Procédure

IV.1)Description
IV.1.1)Type de procédure
Procédure négociée avec appel à la concurrence préalable
IV.1.3)Information sur l'accord-cadre ou le système d'acquisition dynamique
Le marché implique la mise en place d'un accord-cadre
Accord-cadre avec plusieurs opérateurs
IV.1.8)Information concernant l’accord sur les marchés publics (AMP)
Le marché est couvert par l'accord sur les marchés publics: oui
IV.2)Renseignements d'ordre administratif
IV.2.2)Date limite de réception des offres ou des demandes de participation
Date: 11/07/2022
Heure locale: 10:00
IV.2.3)Date d’envoi estimée des invitations à soumissionner ou à participer aux candidats sélectionnés
IV.2.4)Langue(s) pouvant être utilisée(s) dans l'offre ou la demande de participation:
français

Section VI: Renseignements complémentaires

VI.1)Renouvellement
Il s'agit d'un marché renouvelable: non
VI.3)Informations complémentaires:

Pour répondre au présent avis de marché, les candidats doivent se manifester sur le Portail Achats d'EDF - Demande d'information n° rfx_113942 et rattacher les documents demandés au présent avis de marché.

Les candidats intéressés, non encore inscrits, s'auto-référenceront depuis la page d'accueil du Portail Achats sur le site https://pha.edf.com à l'aide du lien placé dans l'encart : « Nouveau Fournisseur ? Se référencer ».

Un document intitulé « Identification des membres du groupement et répartition des prestations » est disponible dans l'espace collaboratif dédié aux fournisseurs dans le Portail Achats.

La consultation sera effectuée par e-tender via le Portail Achats électronique d’EDF (https://pha.edf.com)

EDF se réserve la possibilité d’attribuer le marché sur la base des offres initiales sans négociation.

Dans le cadre de la dématérialisation de ses procédures, EDF SA informe l'ensemble des soumissionnaires que la signature électronique des marchés est privilégiée, que ceux-ci soient attribués à une seule entreprise ou à un groupement d'entreprises.

VI.4)Procédures de recours
VI.4.1)Instance chargée des procédures de recours
Nom officiel: Tribunal de Grande Instance de Paris
Adresse postale: 4 boulevard du Palais
Ville: Paris Cedex 01
Code postal: 75055
Pays: France
Téléphone: +33 144325151
Adresse internet: http://www.ca-paris.justice.fr
VI.4.4)Service auprès duquel des renseignements peuvent être obtenus sur l'introduction de recours
Nom officiel: Greffe du Tribunal de Grande Instance de Paris
Adresse postale: 4 boulevard du Palais
Ville: PARIS CEDEX 01
Code postal: 75055
Pays: France
Téléphone: +33 144325151
Adresse internet: http://ca-paris.justice.fr
VI.5)Date d’envoi du présent avis:
15/06/2022