Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål løbende og hurtigst muligt, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav i kravspecifikationen, vilkår i rammeaftalen eller udbudsmaterialet i øvrigt. Tilbudsgiver opfordres desuden til at gøre ordregiver opmærksom på eventuelle forhold i udbudsmaterialet, der giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver kan/vil afgive tilbud.
Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige, på dansk og sendes via udbudssystemet.
Spørgsmål, der modtages efter udløb af spørgefristen, besvares kun, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristen.
Ordregiver vil besvare spørgsmål løbende og senest ved udløb af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt og alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort via udbudssystemet.
Før beslutning om tildeling af rammeaftalen skal den tilbudsgiver, som tiltænkes tildeling af rammeaftalen, fremsende dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD’et inden for en passende tidsfrist.
I nærværende udbud vil følgende dokumentation være tilstrækkelig:
• Tilbudsgivers personlige forhold: Serviceattest eller tilsvarende dokumentation for udenlandske tilbudsgivere
• Tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen: Årsregnskab eller lign.
• Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre virksomheders kapacitet jf. pkt. 6.5: Støtteerklæring underskrevet af støttende enheder
Referencelisten fra ESPD’et betragtes som endelig dokumentation, jf. udbudslovens § 155, nr. 2.
Ordregiver vil give en passende frist for fremsendelsen. I det tilfælde, hvor tilbudsgiver allerede har denne dokumentation, opfordres tilbudsgiver til, at dette medsendes allerede ved tilbudsafgivelse, men dette er ikke et krav.
Hvis tilbudsgiver skal fremsende dokumentation vedrørende ovenstående udelukkelsesgrunde, må denne dokumentation maksimalt være udstedt 12 måneder før tilbudsfristen.
Afgives tilbud af et konsortium, skal de krævede oplysninger afgives for hver deltager i konsortiet i særskilte ESPD for hver konsortiedeltager. Konsortiedeltagerne skal i ESPD’et angive, hvilken konsortiedeltager der, med bindende virkning, kan føre afklarende drøftelser og indgå aftaler med ordregiver. Desuden skal de enkelte deltagere i konsortiets ydelser/roller angives i ESPD’et.
Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen være konsortiets samlede egnethed, der vurderes.
Krav vedrørende dokumentation af ESPD jf. ovenfor gælder ligeledes for konsortiedeltagere.
Hvis tilbudsgiver – under henvisning til udbudslovens § 144, stk. 1 ¬- i forbindelse med afgivelse af tilbud baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen, skal de krævede oplysninger afgives for samtlige enheder og det skal specificeres, hvor tilbuddet baserer sig på den anden enhed. Desuden skal de enkelte deltagere i tilbudsgiverteamet ydelser/roller angives.
Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen være tilbudsgiverteamets samlede egnethed, der vurderes.
Indgår der en tjenesteydelse som en del af den udbudte rammeaftale, og baserer tilbudsgiver sig for tjenesteydelsen vedrørende teknisk og/eller faglig formåen på kapacitet fra en anden enhed, forpligter denne anden enhed sig til at udføre tjenesteydelsen, jf. udbudslovens § 144, stk. 3.
Der er ikke krav om, at støttende enheder skal udfylde ESPD, men kravene vedrørende egnethed og udelukkelsesgrunde gælder ligeledes for støttende enheder. Dokumentation for ovennævnte forhold kan ske ved samme metode som dokumentationskravene jf. ovenfor..