Tjenesteydelser - 260329-2019

05/06/2019    S107    Agenturer - Tjenesteydelser - Udbudsbekendtgørelse - Offentligt udbud 

Danmark-Copenhage: Støttetjenester vedrørende deltagelse i eller tilrettelæggelse af arrangementer og udstillinger for Det Europæiske Miljøagentur (EEA) (2 partier)

2019/S 107-260329

Udbudsbekendtgørelse

Tjenesteydelser

Legal Basis:

Forordning (EU, Euratom) nr. 2018/1046

Del I: Ordregivende myndighed

I.1)Navn og adresser
Det Europæiske Miljøagentur
Kongens Nytorv 6
Copenhagen K
1050
Danmark
E-mail: procurement@eea.europa.eu
NUTS-kode: DK011

Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: http://www.eea.europa.eu

Internetadresse for køberprofilen: https://www.eea.europa.eu/about-us/tenders

I.2)Information om fælles indkøb
I.3)Kommunikation
Udbudsmaterialet er gratis, ubegrænset og fuldt tilgængeligt på: https://etendering.ted.europa.eu/cft/cft-display.html?cftId=4897
Yderligere oplysninger fås på den ovennævnte adresse
Bud eller ansøgninger om deltagelse skal sendes elektronisk via: https://etendering.ted.europa.eu/cft/cft-display.html?cftId=4897
Bud eller ansøgninger om deltagelse skal sendes til den ovennævnte adresse
I.4)Type ordregivende myndighed
Europæisk institution/agentur eller international organisation
I.5)Hovedaktivitet
Miljø

Del II: Genstand

II.1)Udbuddets omfang
II.1.1)Betegnelse:

Støttetjenester vedrørende deltagelse i eller tilrettelæggelse af arrangementer og udstillinger for Det Europæiske Miljøagentur (EEA) (2 partier)

Sagsnr.: EEA/COM/19/002
II.1.2)Hoved-CPV-kode
79956000
II.1.3)Kontrakttype
Tjenesteydelser
II.1.4)Kort beskrivelse:

EEA ønsker at indgå en rammetjenesteydelseskontrakt for hver af de 2 partier med tjenesteydere, der kan bistå EEA på området for tilrettelæggelse af arrangementer og udstillinger med henblik på at nå de målsætninger, der er formuleret i kommunikationsrammen.

II.1.5)Anslået samlet værdi
Værdi eksklusive moms: 400 000.00 EUR
II.1.6)Oplysninger om delkontrakter
Kontrakten er opdelt i delkontrakter: ja
Der kan afgives bud på alle delaftaler
II.2)Beskrivelse
II.2.1)Betegnelse:

Støtte til deltagelse i eller tilrettelæggelse af arrangementer

Delkontraktnr.: 1
II.2.2)Supplerende CPV-kode(r)
79952000
79956000
II.2.3)Udførelsessted
NUTS-kode: DK011
Hovedudførelsessted:

I kontrahentens lokaler, på lokaliteter for afholdelse af konferencer/udstillinger, i de fleste tilfælde i et af EEA's medlemslande eller lejlighedsvist i EEA's lokaler i København.

II.2.4)Beskrivelse af udbuddet:

Den fremtidige kontrahent vil normalt være involveret i planlægningsmøder vedrørende kommende arrangementer, skulle levere kreativt input og rådgivning og om nødvendigt foreslå alternative tekniske/logistiske løsninger, ledsaget af omkostnings- og tidsestimater.

De forberedende aktiviteter relateret til deltagere i arrangementet kan omfatte udarbejdelse og afsendelse af invitationer og baggrundsmateriale som f.eks. mødeprogram, konferenceoplæg, præsentationer fremsendt på forhånd, merchandise osv. samt bistand med forhåndsregistrering og tilknyttede aktiviteter.

Med hensyn til opgaver, der vedrører arrangementssteder, kan de omfatte bestilling og tekniske forberedelser og i visse tilfælde kontakt til og opfølgning over for underkontrahenter som f.eks. leverandører af AV-, catering- og sikkerhedstjenester. Kontrahenten kan blive anmodet om at bistå EEA med at levere personale til registrering på stedet og til informationsområder under arrangementsforløbet og, om nødvendigt, med at assistere deltagerne i tilfælde af praktiske spørgsmål. Kontrahenten bør desuden være i stand til at bistå EEA med evaluering af arrangementet, med brug af rundspørger og andre redskaber.

II.2.5)Tildelingskriterier
de nedenfor anførte kriterier
Kvalitetskriterium - Navn: Forståelse af kontraktens formål og det arbejde, der skal udføres / Vægtning: 35
Kvalitetskriterium - Navn: Ledelsesmetoder, hvad angår organisation, fleksibilitet og tilgang til tjenesteydelsen / Vægtning: 20
Kvalitetskriterium - Navn: Risici og forhindringer og kvalitetssikring og -kontrol / Vægtning: 15
Pris - Vægtning: 30
II.2.6)Anslået værdi
Værdi eksklusive moms: 200 000.00 EUR
II.2.7)Varighed af kontrakten, rammeaftalen eller det dynamiske indkøbssystem
Varighed i måneder: 48
Denne kontrakt kan forlænges: ja
Beskrivelse af forlængelser:

Den valgte tilbudsgiver vil blive tilbudt en rammetjenesteydelseskontrakt for en indledende periode på 12 måneder, at regne fra datoen for underskrivelse, med mulighed for højst 3 (tre) forlængelser for en periode på 12 (tolv) måneder hver.

II.2.10)Oplysninger om alternative tilbud
Alternative tilbud vil blive taget i betragtning: nej
II.2.11)Oplysninger om optioner
Optioner: nej
II.2.12)Oplysninger om elektroniske kataloger
II.2.13)Oplysninger om EU-midler
Udbuddet vedrører et EU-finansieret projekt og/eller program: nej
II.2.14)Yderligere oplysninger
II.2)Beskrivelse
II.2.1)Betegnelse:

Støtte til deltagelse i eller tilrettelæggelse af udstillinger

Delkontraktnr.: 2
II.2.2)Supplerende CPV-kode(r)
79952000
79956000
II.2.3)Udførelsessted
NUTS-kode: DK011
Hovedudførelsessted:

I kontrahentens lokaler, på lokaliteter for afholdelse af konferencer/udstillinger, i de fleste tilfælde i et af EEA's medlemslande eller lejlighedsvist i EEA's lokaler i København.

II.2.4)Beskrivelse af udbuddet:

Den fremtidige kontrahent kan blive anmodet om at deltage i planlægningsmøder vedrørende fremtidige udstillinger, levere kreativt input og rådgivning og om nødvendigt foreslå alternative tekniske/logistiske løsninger, ledsaget af omkostnings- og tidsestimater.

Kontrahentens forberedende opgaver vil omfatte udarbejdelse af kreative forslag og fremstilling af plakater og andre former for præsentationsmateriale, foldere, omdelte brochurer og andet materiale, transport til og opstilling på arrangementsstedet; ligeledes nedtagning af det ophængte præsentationsmateriale og organisering af returtransport af materialet efter udstillingen.

Forberedelserne til udstillinger omfatter også kontakt med de tekniske arrangører, bestilling af udstillingsareal, leje af møbler, computer- og AV-udstyr, elektricitet, catering, forsikring og andre tjenester efter behov.

Under selve udstillingerne kan personalebistanden omfatte levering af støttepersonale, der kan håndtere praktiske opgaver og vedligeholdelsesopgaver. Det støttepersonale, der stilles til rådighed af kontrahenten, vil dog ikke forventes at kunne besvare mere dybdegående spørgsmål fra besøgende på standen om EEA og agenturets produkter. Kontrahenten bør desuden være i stand til at bistå EEA med evaluering af udstillingen, med brug af rundspørger og andre redskaber.

II.2.5)Tildelingskriterier
de nedenfor anførte kriterier
Kvalitetskriterium - Navn: Forståelse af kontraktens formål og det arbejde, der skal udføres / Vægtning: 35
Kvalitetskriterium - Navn: Ledelsesmetoder, hvad angår organisation, fleksibilitet og tilgang til tjenesteydelsen / Vægtning: 20
Kvalitetskriterium - Navn: Risici og forhindringer og kvalitetssikring og -kontrol / Vægtning: 15
Pris - Vægtning: 30
II.2.6)Anslået værdi
Værdi eksklusive moms: 200 000.00 EUR
II.2.7)Varighed af kontrakten, rammeaftalen eller det dynamiske indkøbssystem
Varighed i måneder: 12
Denne kontrakt kan forlænges: ja
Beskrivelse af forlængelser:

Den valgte tilbudsgiver vil blive tilbudt en rammetjenesteydelseskontrakt for en indledende periode på 12 måneder, at regne fra datoen for underskrivelse, med mulighed for højst 3 (tre) forlængelser for en periode på 12 (tolv) måneder hver.

II.2.10)Oplysninger om alternative tilbud
Alternative tilbud vil blive taget i betragtning: nej
II.2.11)Oplysninger om optioner
Optioner: nej
II.2.12)Oplysninger om elektroniske kataloger
II.2.13)Oplysninger om EU-midler
Udbuddet vedrører et EU-finansieret projekt og/eller program: nej
II.2.14)Yderligere oplysninger

Del III: Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger

III.1)Betingelser for deltagelse
III.1.1)Egnethed til at udøve en erhvervsaktivitet, herunder krav om optagelse i erhvervs- eller handelsregistre
Liste over og kort beskrivelse af betingelser:

Som anført i afsnit 2.2.1) i udbudsmaterialet.

III.1.2)Økonomisk og finansiel kapacitet
Udvælgelseskriterier som angivet i udbudsmaterialet
III.1.3)Teknisk og faglig kapacitet
Udvælgelseskriterier som angivet i udbudsmaterialet
III.1.5)Oplysning om reserverede kontrakter
III.2)Kontraktbetingelser
III.2.1)Oplysninger om en bestemt profession
III.2.2)Kontraktudførelsesvilkår:
III.2.3)Oplysninger om de medarbejdere, der er ansvarlige for kontraktens udførelse

Del IV: Procedure

IV.1)Beskrivelse
IV.1.1)Proceduretype
Offentligt udbud
IV.1.3)Oplysninger om rammeaftale eller dynamisk indkøbssystem
Udbuddet indebærer udarbejdelse af en rammeaftale
Rammeaftale med en enkelt aktør
IV.1.4)Oplysninger om reduktion af antallet af løsninger eller tilbud under forhandlingerne eller dialogen
IV.1.6)Oplysninger om elektronisk auktion
IV.1.8)Oplysninger om GPA-aftalen om offentlige udbud
Dette udbud er omfattet af GPA-aftalen: nej
IV.2)Administrative oplysninger
IV.2.1)Tidligere offentliggørelse om samme kontrakt
IV.2.2)Frist for modtagelse af bud eller ansøgninger om deltagelse
Dato: 05/07/2019
Tidspunkt: 14:00
IV.2.3)Forventet dato for afsendelse af opfordringer til at afgive bud eller at deltage til udvalgte ansøgere
IV.2.4)Sprog, der må benyttes ved afgivelse af tilbud eller ansøgninger om deltagelse:
Engelsk, Bulgarsk, Dansk, Tysk, Græsk, Estisk, Finsk, Fransk, Irsk, Kroatisk, Ungarsk, Italiensk, Lettisk, Litauisk, Maltesisk, Nederlandsk, Polsk, Portugisisk, Rumænsk, Slovakisk, Slovensk, Spansk, Svensk, Tjekkisk
IV.2.6)Minimumsperiode, i hvilken den bydende er forpligtet af sit bud
Varighed i måneder: 6 (fra den anførte dato for modtagelse af bud)
IV.2.7)Betingelser for åbning af bud
Dato: 08/07/2019
Tidspunkt: 10:00
Sted:

EEA's lokaler beliggende Kongens Nytorv 6, 1050 Copenhagen K, DANMARK.

Oplysninger om adgangsberettigede personer og fremgangsmåde ved åbning af bud:

Tilbudsgivernes repræsentanter (1 pr. tilbudsgiver) kan deltage i åbningen. De bedes informere EEA's indkøbsafdeling i forvejen og senest 5.7.2019 (16:00), CET, pr. e-mail til adressen procurement@eea.europa.eu.

Del VI: Supplerende oplysninger

VI.1)Oplysninger om gentagelse
Dette er et tilbagevendende offentligt indkøb: nej
VI.2)Oplysninger om elektroniske arbejdsgange
Elektronisk fakturering accepteres
VI.3)Yderligere oplysninger:

Tilbudsgivere kan downloade udbudsdokumenterne og alle yderligere oplysninger fra »e-tendering«-webstedet: https://etendering.ted.europa.eu/cft/cft-display.html?cftId=4897.

Webstedet opdateres regelmæssigt, og det er tilbudsgiverens ansvar at kontrollere, om der sker opdateringer eller ændringer i udbudsperioden.

I de 3 år, der følger efter den oprindelige kontrakts ikrafttrædelse, forbeholder EEA sig retten til at udøve muligheden for at udføre et udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse om nye tjenester med den fremtidige kontrahent, i overensstemmelse med punkt e) i det andet delafsnit af punkt 11.1) og 11.4) af bilag I til finansforordningen.

VI.4)Klageprocedurer
VI.4.1)Organ med ansvar for klageprocedurerne
Retten
Rue du Fort Niedergrünewald
Luxembourg
L-2925
Luxembourg
Telefon: +352 4303-1
E-mail: generalcourt.registry@curia.europa.eu
Fax: +352 4303-2100

Internetadresse: http://curia.europa.eu

VI.4.2)Organ med ansvar for mæglingsprocedurerne
Den Europæiske Ombudsmand
1 avenue du Président Robert Schuman
Strasbourg
67001
Frankrig
Telefon: +33 388172313
E-mail: eo@ombudsman.europa.eu
Fax: +33 388179062

Internetadresse: http://www.ombudsman.europa.eu

VI.4.3)Klageprocedure
VI.4.4)Tjeneste, hvor der kan fås oplysninger om klageproceduren
Retten
Rue du Fort Niedergrünewald
Luxembourg
L-2925
Luxembourg
Telefon: +352 4303-1
E-mail: generalcourt.registry@curia.europa.eu
Fax: +352 4303-2100

Internetadresse: http://curia.europa.eu

VI.5)Dato for afsendelse af denne bekendtgørelse:
24/05/2019