Den eksisterende løsning (Video3) er en national videokonferenceløsning i Danmark, inklusive Bornholm og Færøerne, på tværs af justitsområdet (Danmarks Domstole, anklagemyndigheden, Rigspolitiet og Kriminalforsorgen). Den består af ca. 241 lokaler/videoinstallationer i retssale og mindre videokonferencerum, der er geografisk fordelt ud over hele landet – primært hos ovennævnte myndigheder.
Video3-løsningen blev oprindeligt udviklet/udrullet i 2013-2014 og optimeret i 2015-2016. Den er i dag meget stabil, men indeholder udgåede komponenter.
Kontrakten omfatter overordnet følgende Ydelser:
A) Levering af en ny/opgraderet videokonferenceløsning, benævnt Video4-løsningen,
B) drift, vedligeholdelse og support samt videreudvikling af Video4-løsningen, og
C) transition, drift, vedligeholdelse og support af Video3-løsningen (indtil driftsprøven for Video4-løsningen påbegyndes).
Ad A): Kontrakten omhandler levering af en ny/opgraderet videokonferenceløsningen Video4- løsningen). Ambitionen er, at kombinationen af anvendelse af standardfunktionalitet og en lav grad af kompleksitet skal fremtidssikre Video4-løsningen, så den har en høj kvalitet, og så det bliver nemmere og billigere at udskifte udgåede komponenter og løbende holde løsningen ajour med videokonferencemarkedets udvikling.
Video4-løsningen omfatter alt, hvad der er nødvendigt for at få en funktionsdygtig og velfungerende Video4-løsning.
Det forventes, at Leverandøren genbruger dele af Video3-løsningen, herunder fx skærme, projektorer og kabling, i det omfang det vurderes hensigtsmæssigt.
Udrulningen af Video4-løsningen sker i 5 Delleverancer, hvor den første udgør en pilot, og i samme takt udfases Video3-løsningen, idet de elementer fra Video3-løsningen, Leverandøren vælger at genbruge/videreføre (fx skærme, projektorer og kabling), bliver til en del af Video4-løsningen, når en Delleverance godkendes (Overtagelsesdag).
Ad B): Kontrakten omfatter endvidere den efterfølgende drift, vedligeholdelse og support samt videreudvikling af Video4-løsningen. Dette omfatter eksempelvis overvågning af Video4-løsningen, fejlsøgning og -retning samt opdatering af codec, software mv.
Kunden har i kontraktperioden mulighed for at købe såkaldte Supplerende Ydelser, fx udvidelse af Video4-løsningen med flere Nær- og Fjernender, ligesom Kunden har mulighed for at tilkøbe ikke på forhånd definerede ydelser i form af ændringer og videreudvikling samt konsulentbistand.
Ad C): Kontrakten omfatter også drift, vedligeholdelse og support af Video3-løsningen, indtil driftsprøven for Video4-løsningen påbegyndes.
Video3-løsningen fungerer som anført ovenfor i dag godt og stabilt. Det ændrer dog ikke ved, at visse dele af løsningen er forholdsvis kompleks, og at forældede dele af løsningen skal udfases i takt med udrulning af Video4-løsningen.
Leverandørens forpligtelser i relation til Video3-løsningen går derfor navnlig på at videreføre Video3-løsningen, indtil Video4-løsningens driftsprøve påbegyndes. Det indebærer, at Leverandøren skal drive Video3-løsningen videre, sådan som den overtages (der er dog kun krav om overvågning af centralt udstyr), så den fortsat kan benyttes af Kunden. Leverandøren er ikke underlagt servicemål for Video3-løsningen, og al vedligeholdelse af Video3-løsningens Nær- og Fjernender sker efter aftale og efter dokumenteret tids- og materialeforbrug.
Kunden ønsker med denne mekanisme at sikre, at Leverandøren har sit primære fokus på levering og drift af Video4-løsningen, og at Leverandøren ikke bruger væsentlige ressourcer på at sætte sig ind i og stå på mål for Video3-løsningen, der er under udfasning.