V průběhu celé doby trvání řízení je zakázán kontakt mezi agenturou EMSA a uchazeči, nenastanou-li výjimečné okolnosti, a i tehdy pouze za následujících podmínek:
a) Před konečnou lhůtou pro podání nabídek:
— na žádost uchazeče může EMSA poskytnout další informace, ovšem výhradně za účelem ujasnění obsahu zadávací dokumentace.
Veškeré žádosti o dodatečné informace musí být předkládány v písemné formě a zasílány prostřednictvím platformy elektronického zadávání zakázek (e-tendering) na internetové adrese http://simap.ted.europa.eu/ ve vyhrazeném oddíle příslušného zadávacího řízení.
EMSA nemá povinnost odpovědět na žádosti o další informace, které budou podány méně než 6 pracovních dnů před lhůtou pro podání nabídek.
— EMSA může z vlastní iniciativy informovat zainteresované strany o možných chybách, nepřesnostech, neúplnostech nebo jakýchkoliv dalších úřednických pochybeních v zadávací dokumentaci.
— Jakékoli dodatečné informace, včetně informací uvedených výše, budou zveřejněny ve vyhrazeném oddíle zadávacího řízení prostřednictvím platformy elektronického zadávání zakázek (e-tendering) na internetové adrese http://simap.ted.europa.eu/. Tento příslušný oddíl internetové stránky bude pravidelně aktualizován a je tedy na odpovědnosti uchazečů se na něj v průběhu období nabídkového řízení pravidelně vracet a čerpat informace z provedených aktualizací a úprav.
b) Po otevření nabídek:
— v případě, že budou zapotřebí vysvětlení nebo bude nutno opravit zjevné úřednické chyby v nabídce, může se EMSA na uchazeče obrátit za předpokladu, že se v důsledku provedených změn nezmění podmínky nabídky.