Diensten - 444090-2018

11/10/2018    S196    - - Diensten - Aankondiging in geval van vrijwillige transparantie vooraf - Gunning van een opdracht zonder voorafgaande bekendmaking 

Denemarken-Aarhus: IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning

2018/S 196-444090

Aankondiging in geval van vrijwillige transparantie vooraf

Diensten

Legal Basis:

Richtlijn 2014/24/EU

Afdeling I: Aanbestedende dienst/instantie

I.1)Naam en adressen
Aarhus Kommune
Rådhuspladsen 2
Aarhus
8000
Denemarken
Contactpersoon: Jens Bolwig
Telefoon: +45 29208425
E-mail: jbol@aarhus.dk
NUTS-code: DK042

Internetadres(sen):

Hoofdadres: http://www.aarhus.dk/

I.4)Soort aanbestedende dienst
Regionale of plaatselijke instantie
I.5)Hoofdactiviteit
Algemene overheidsdiensten

Afdeling II: Voorwerp

II.1)Omvang van de aanbesteding
II.1.1)Benaming:

Indkøb af videosystemet "Min Video"

II.1.2)CPV-code hoofdcategorie
72000000
II.1.3)Type opdracht
Diensten
II.1.4)Korte beschrijving:

”Min Video” - en sikker mobilbaseret optage- og visningsløsning af fortroligt vejlednings- og dokumentationsmateriale til brug af og i Aarhus Kommune.

Løsningen skal være en socialfaglig arbejdsvejledning i en mobilbaseret kontekst:

— Udvikling og tilpasning af mobile-apps og opsætning af serverdrift, der kan understøtte løsningen,

— Håndtering af data både i applikationerne og på server skal håndteres som personhenførbart og fortroligt materiale og foregå i overensstemmelse med de gældende danske dataregler og persondataforordningen,

— Kontrakten vedrører optagelse og visning af primært fortrolige faglige vejleder- og dokumentationsmateriale internt i Aarhus Kommune,

— Kontrakten har til formål at sikre bedre håndtering og lokal vejledning i arbejdet med handicappede, demente og borgere i det socialpædagogiske fagområde,

— Udover understøttelse af en bedre lokalpraksis for ovennævnte, skal løsningen bidrage til borgernes aktuelle handleplaner og sagsbehandling.

II.1.6)Inlichtingen over percelen
Verdeling in percelen: neen
II.1.7)Totale waarde van de aanbesteding (exclusief btw)
Waarde zonder btw: 1 458 700.00 DKK
II.2)Beschrijving
II.2.1)Benaming:
II.2.2)Aanvullende CPV-code(s)
32000000
II.2.3)Plaats van uitvoering
NUTS-code: DK042
Voornaamste plaats van uitvoering:

Aarhus Kommune.

II.2.4)Beschrijving van de aanbesteding:

”Min Video” er et velfærdsteknologisk udviklingsprojekt, hvis primære formål er, at afprøve videovejledning som arbejdsredskab i så mange faglige sammenhænge, som muligt i reelle arbejdskontekster som pilotdrift gennem et år.

Materialet der skal håndteres digitalt i løsningen er af meget fortrolig og personhenførbar karakter (fortrolige samtaler, private plejesituationer mv.). Det er derfor meget vigtigt for Aarhus Kommune at sikre følgende elementer integreret og varetaget i løsningen:

(a) Intet produceret materiale kan tilgås efter brug af løsningen på lokale medier (mobiltelefoner, IPads mv.), og produceret materiale skal slettes fuldstændigt efter det er gemt på den sikre tilknyttede dataplatform.

(b) Al brugeraktivitet skal være logget i løsningen, så aktiviteten kan traces og følges løbende.

(c) Leverandøren skal have erfaring med håndtering og være godkendt til opbevaring/lagring af større video-og lydfiler af den ovenfor beskrevne type.

(d) Det skal være muligt, for godkendte/autoriserede private borgere og andre relevante tilknyttede personer, der ikke er medarbejdere i Aarhus Kommune, at kunne tilgå materialet i løsningen. Tilgangen forudsætter som anført en forudgående godkendelse og er dermed under forudsætning af et udtrykkeligt samtykke/autorisation fra den aktuelle berørte borger/Aarhus Kommune og styret autorisationsopsætning, håndteret af Aarhus Kommunes sikkerhedsorganisation til relevant materiale.

Da en stor del af optagelserne foregår sammen med de berørte borgere, både i faglige plejesituationer eller som led i en borgerdialog, er sikkerheden for succesfulde optagelser vigtig. Optagelserne skal være egnet til efterfølgende brug.

Det anførte medfører, at der er følgende krav til løsningens kvalitet og mobilitet:

(a) Optagelserne skal kunne have en varighed i et spænd fra 2 minutter og op til 2 timer.

(b) Løsningen skal kunne anvendes uafhængigt af, om lokalt er netværksdækning. Løsningen skal således have samme funktionalitet, uanset om der er netværk hos den enkelte borger.

(c) Der lægges vægt på, at løsningen er sikret i forhold til afprøvning og modenhed. For at minimere projektets- og kommunens risici, lægges der således vægt på, at dele eller hele produktet er afprøvet eller taget i brug i andre sammenlignelige sammenhænge.

(d) Endelig skal leverandøren påtage sig ansvaret for levering af en samlet løsning til Aarhus Kommune. (Det er således væsentligt for Aarhus Kommune, at der kun vil være én kontaktflade i forhold til samarbejdet og leverancen).

Der lægges vægt på, at leverandøren har følgende elementer opfyldt som grundlag for, at der opnås sikkerhed for leverancen i kontraktens løbetid:

(a) Leverandøren har den fornødne erfaring og bemanding til, at levere en samlet løsning,

(b) Leverandøren kan dokumentere at have lavet lignende løsninger til andre kunder,

(c) Leverandøren skal kunne etablere og idriftsætte løsningen til levering indenfor 6 måneder fra kontraktindgåelsen.

II.2.5)Gunningscriteria
Prijs
II.2.11)Inlichtingen over opties
Opties: ja
Beschrijving van opties:

Forlængelse af kontrakten i 2 x 1 år.

II.2.13)Inlichtingen over middelen van de Europese Unie
De aanbesteding houdt verband met een project en/of een programma dat met middelen van de EU wordt gefinancierd: neen
II.2.14)Nadere inlichtingen

Afdeling IV: Procedure

IV.1)Beschrijving
IV.1.1)Type procedure
Gunning van een opdracht zonder voorafgaande bekendmaking van een oproep tot mededinging in het Publicatieblad van de Europese Unie in onderstaande gevallen
  • De aanbesteding valt buiten het toepassingsgebied van de richtlijn
Verklaring:

Forud for iværksættelse af tilbudsindhentning, foretog Aarhus Kommune en vurdering af kontraktens ydelse og kontraktværdien.

Vurderingen blev foretaget på baggrund af en markedsundersøgelse med indhentelse af oplysninger om mulige løsninger og priser fra 4 leverandører af IT-tjenesteydelser.

Vurderingen viste en forventet gennemsnitlig pris på 1 000 000 DKK for kontraktens ordinære periode og en samlet kontraktværdi inklusiv optionen på forlængelse i 2 gange 1 år på i alt 1 854 700 DKK ekskl. moms.

Kontraktens værdi sammenholdt med kontraktens genstand, som Aarhus Kommune anså for ikke at have grænseoverskridende interesse førte til en vurdering af, at kontrakten ikke var omfattet af udbudsdirektivet eller udbudsloven. Kontraktens værdi blev således vurderet til at ligge undertærskelværdien for tjenesteydelseskontrakter i udbudsloven.

Det er Aarhus Kommunes vurdering, at kontrakten ikke er omfattet af udbudslovens afsnit II eller III, idet Aarhus Kommune forud for iværksættelse af tilbudsindhentningen har foretaget en fyldestgørende vurdering af kontraktværdien, som har vist at kontraktværdien ligger under tærskelværdien i udbudsloven, da priserne i markedsundersøgelsen lå under tærskelværdien.

På den baggrund blev kontrakten derfor vurderet til ikke at være omfattet af reglerne i udbudslovens afsnit IIeller III, og derfor ikke udbudspligtig. Aarhus Kommune iværksatte derfor en tilbudsindhentning efter udbudslovens § 193, med indhentelse af tilbud på kontrakten. Den indkomne pris bekræftede markedsundersøgelsen, idet kontraktsummen lyder på 854 000 DKK ekskl. moms og samlet inklusiv optioner på 1 458 700 DKK ekskl. moms.

IV.1.3)Inlichtingen over de raamovereenkomst
IV.1.8)Inlichtingen over de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA)
De opdracht valt onder de GPA: neen
IV.2)Administratieve inlichtingen
IV.2.1)Eerdere bekendmaking betreffende deze procedure

Afdeling V: Gunning van een opdracht/concessieovereenkomst

Benaming:

Indkøb af "Min Video"

V.2)Gunning van een opdracht/concessieovereenkomst
V.2.1)Datum van de beslissing tot gunning van de opdracht:
09/10/2018
V.2.2)Inlichtingen over inschrijvingen
De opdracht is gegund aan een groep ondernemers: neen
V.2.3)Naam en adres van de contractant/concessiehouder
NNTV ApS
25491475
Filmbyen 14
Hvidovre
2650
Denemarken
Telefoon: +45 33141514
E-mail: nntv@nntv.dk
NUTS-code: DK02
De contractant/concessiehouder wordt een mkb-bedrijf: ja
V.2.4)Inlichtingen over de waarde van de opdracht/het perceel/de concessieovereenkomst (exclusief btw)
Aanvankelijk geraamde totale waarde van de opdracht/het perceel/de concessieovereenkomst: 1 200 000.00 DKK
Totale waarde van de opdracht/het perceel/de concessie: 1 458 700.00 DKK
V.2.5)Inlichtingen over uitbesteding

Afdeling VI: Aanvullende inlichtingen

VI.3)Nadere inlichtingen:

”Min Video” er et velfærdsteknologisk udviklingsprojekt, hvis primære formål er, at afprøve videovejledning som arbejdsredskab i så mange faglige sammenhænge, som muligt i reelle arbejdskontekster som pilotdrift gennem et år.

Aarhus Kommune har i sin afklaring af markedet for levering af denne ydelse været i dialog med en række potentielle leverandører. I denne dialog og under vurderingen af de afgivne informationer og priser om markedets grundlag for levering af den anførte ydelse har Aarhus kommune lagt vægt på de ovenfor angivne parametre for kontrakten - kvalitet, sikkerhed i løsningen samt pris. På baggrund af den gennemførte markedsdialog konstaterede Aarhus Kommune, at kontraktens værdi begrænsede sig til 854 000 DKK ekskl. moms for den ordinære kontraktperiode. Ved tillæg af optionen på forlængelse og udvidelse af kontrakten til en sitelicens for yderligere tilkoblede brugere udgør kontraktens værdi udelukkende 1 458 700 DKK ekskl. moms.

Aarhus Kommune har endvidere foretaget en vurdering af kontraktens eventuelle grænseoverskridende interesse og fundet, at kontrakten ikke har grænseoverskridende interesse.

Dette begrundes i følgende:

- Der stilles krav om, at leverandøren skal kunne ydes support på alle tider af døgnet på dansk til slutbrugerne, der befinder sig i Aarhus Kommune,

- Det er et udviklingsprojekt og et produkt der ikke findes på markedet i forvejen. Kontrakten er opbygget med en 2 årig indledende delaftale, med mulighed for forlængelse i 2 gange 1 år.

Med baggrund i løsningens anvendelse til socialfaglig indsats skal al support, sprog og instruktion være dansksproget, for at løsningen fungerer i det tiltænkte anvendelsesområde, hvilket taler imod en klar grænseoverskridende interesse.

Kravene til databehandling og databehandleraftale, samt håndtering af samtykker med borgere i kraft af lovgivningens kompleksitet taler ligeledes imod en klar grænseoverskridende interesse.

Det skal også være muligt, for borgere at se eget materiale i løsningen og derfor skal NemId login være mulig og integreres via Aarhus Kommunes sikkerhedslogin løsning-e-mobility (denne løsning håndterer sikkerhedslogin og logning af brugere der har rollen borger i løsningen).

Sammenfattende og på baggrund af de gennemførte forudgående markedsanalyse, vurdering af kontraktens eventuelle grænseoverskridende interesse mv., som anført ovenfor, er det Aarhus Kommunes vurdering, at kontrakten ikke er udbudspligtig jf. herved udbudslovens § 6, stk. 1, nr. 3 modsætningsvis, da tærskelværdien ikke er overskredet og kontrakten ikke har grænseoverskridende interesse.

VI.4)Beroepsprocedures
VI.4.1)Beroepsinstantie
Klagenævnet for Udbud
Toldboden 2
Viborg
8800
Denemarken
Telefoon: +45 72405600
E-mail: klfu@naevneneshus.dk

Internetadres: https://erhvervsstyrelsen.dk/klagenaevnet-for-udbud

VI.4.2)Voor bemiddelingsprocedures bevoegde instantie
VI.4.3)Beroepsprocedure
Precieze aanduiding van de termijn(en) voor beroepsprocedures:

I tilfælde hvor ordregiveren forud for en kontraktindgåelse har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, hvoraf det fremgår, at ordregiveren agter at indgå kontrakt med en bestemt virksomhed, og denne bekendtgørelse indeholder en begrundelse for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, og når kontrakten ikke er indgået inden udløbet af 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort, skal klage i forbindelse med ordregiverens beslutning om, at ordregiveren har til hensigt at indgå kontrakt med en bestemt virksomhed, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden udløbet af 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Klagen skal vedlægges et klagegebyr på 20 000 DKK.

VI.4.4)Dienst waar inlichtingen over de beroepsprocedures kunnen worden verkregen
Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Carl Jacobsens Vej 35
Valby
2500
Denemarken
Telefoon: +45 41715000
E-mail: kfst@kfst.dk

Internetadres: www.kfst.dk

VI.5)Datum van verzending van deze aankondiging:
09/10/2018