Oikeudellinen huomautus

Henkilötietojen suoja: Yleiset tiedot

Kun käyttäjä lähettää sähköpostiviestin johonkin sivuston asiointiosoitteeseen, henkilötietoja kerätään ainoastaan siinä määrin kuin on tarpeen vastaamisen kannalta.

Jos käyttäjällä on kysymyksiä tai hän haluaa valittaa sähköpostiviestien ja henkilötietojen käsittelystä, ne voi liittää viestiin.

Lisätietoja tästä käsittelystä on tietosuojaselosteessa osoitteessa op.europa.eu/fi/web/about-us/legal-notices/helpdesk.

Tarkempia tietoja henkilötietojen suojasta seuraavien käsittelytoimien yhteydessä

• TED-verkkosivuston käyttäjien rekisteröinti ja
• TED-ilmoitukset

on jäljempänä olevissa osioissa.

Henkilötietojen suoja: TED-verkkosivuston käyttäjien rekisteröinti

Johdanto

Euroopan komissio (jäljempänä ’komissio’) on sitoutunut suojaamaan henkilötietoja ja kunnioittamaan yksityisyyden suojaa. Kerätessään ja käsitellessään henkilötietoja komissio noudattaa 23.10.2018 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2018/1725 luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta (sekä asetuksen (EY) N:o 45/2001 kumoamisesta).

Tässä tietosuojaselosteessa selitetään, miksi ja miten henkilötietoja kerätään, käsitellään ja käytetään ja miten ne suojataan. Lisäksi siinä kuvataan palvelun käyttäjien oikeudet henkilötietojensa suhteen. Selosteessa on myös vastaavan rekisterinpitäjän, komission tietosuojavastaavan ja Euroopan tietosuojavaltuutetun yhteystiedot.

Seuraavassa esitetyt tiedot koskevat Euroopan unionin julkaisutoimiston C.3-yksikön (TED-tietokanta ja EU:n julkiset hankinnat) suorittamaa tietojenkäsittelyä TED-verkkosivuston käyttäjien rekisteröinnin yhteydessä.

Miksi ja miten henkilötietoja käsitellään?

Tietojen käsittelyn tarkoitus: Julkaisutoimiston C.3-yksikkö (TED-tietokanta ja EU:n julkiset hankinnat) kerää ja käyttää henkilötietoja, kun käyttäjä rekisteröityy TED-sivustolle (Tenders Electronic Daily, ted.europa.eu), jotta tämä voi käyttää seuraavia lisätoimintoja:

• pääsy TEDin kaikkeen sisältöön, mukaan lukien arkisto
• omien hakuprofiilien luonti
• hakuprofiileja vastaavien sähköpostihälytysten tilaaminen
• RSS-syötteiden luonti verkkosivuja ja RSS-lukijoita varten
• mahdollisuus ilmoitusten konekäännöksiin.

Euroopan unionin julkaisutoimisto käsittelee tietoja myös erilaisten kilpailujen yhteydessä.

Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon, kuten profilointiin.

Millä oikeudellisilla perusteilla henkilötietoja käsitellään?

Henkilötietoja käsitellään, koska:

• käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai unionin toimielimelle tai muulle unionin elimelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi;
• käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi;
• käyttäjä on antanut tiedot käyttäjäprofiilin luonnin tai kilpailuun osallistumisen yhteydessä, jolloin hän on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn näihin tarkoituksiin.

Käsittelyn muut oikeusperustat:

• Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU, Euratom) 2018/1046, annettu 18 päivänä heinäkuuta 2018, unionin yleiseen talousarvioon sovellettavista varainhoitosäännöistä
• Komission täytäntöönpanoasetus (EU) 2015/1986, annettu 11 päivänä marraskuuta 2015, vakiolomakkeiden vahvistamisesta julkisiin hankintamenettelyihin liittyvien ilmoitusten julkaisemista varten
• Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi 2014/23/EU, annettu 26 päivänä helmikuuta 2014, käyttöoikeussopimusten tekemisestä
• Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi 2014/24/EU, annettu 26 päivänä helmikuuta 2014, julkisista hankinnoista
• Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi 2014/25/EU, annettu 26 päivänä helmikuuta 2014, vesi- ja energiahuollon sekä liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista
• Euroopan parlamentin, neuvoston, komission, yhteisöjen tuomioistuimen, tilintarkastustuomioistuimen, Euroopan talous- ja sosiaalikomitean ja alueiden komitean päätös 2009/496/EY, Euratom, tehty 26 päivänä kesäkuuta 2009, Euroopan unionin julkaisutoimiston organisaatiosta ja toiminnasta.

Lisäksi sovelletaan alakohtaista lainsäädäntöä.

Mitä henkilötietoja kerätään ja käsitellään?

C.3-yksikkö (TED-tietokanta ja EU:n julkiset hankinnat) kerää seuraavat henkilötietojen ryhmät voidakseen suorittaa tietojenkäsittelytehtävänsä:

Pakolliset tiedot:

• sähköpostiosoite
• maa
• ensisijainen kieli.

Valinnaiset tiedot: etu- ja sukunimi, elämänkertatiedot, paikkakunta.

Miten kauan henkilötietoja säilytetään?

C.3-yksikkö (TED-tietokanta ja EU:n julkiset hankinnat) säilyttää henkilötietoja ainoastaan niin pitkään kuin on tarpeen, jotta se voi täyttää niiden keräämisen ja käsittelyn tarkoituksen, ts. niin pitkään kuin palvelua käytetään. Jos tiliä ei käytetä kolmeen kuukauteen, käyttäjälle lähetetään viesti, jossa kerrotaan, että tili poistetaan, jos sitä ei käytetä seuraavien 30 päivän aikana. Jos tiliä ei käytetä näiden 30 päivän aikana, tili poistetaan automaattisesti.

Kilpailujen osalta henkilötiedot poistetaan 6 kuukauden kuluttua kilpailun päättymisestä, paitsi jos käyttäjä on kilpailun voittajien joukossa. Tässä tapauksessa tiedot voidaan näyttää TED-sivustolla tai muilla EU:n verkkosivustoilla.

Miten henkilötiedot suojataan?

Kaikki sähköisessä muodossa olevat henkilökohtaiset tiedot (sähköpostiviestit, asiakirjat, tietokannat, verkkoon ladatut tiedot yms.) tallennetaan Euroopan komission tai sen toimeksisaajien palvelimille. Kaikessa tietojen käsittelyssä sovelletaan 10.1.2017 annettua komission päätöstä (EU, Euratom) 2017/46, joka koskee viestintä- ja tietojärjestelmien turvallisuutta Euroopan komissiossa.

Kun komission toimeksisaajat käsittelevät tietoja komission lukuun, niiden on noudatettava erityistä sopimuslauseketta sekä salassapitovelvoitteita, jotka johtuvat yleisestä tietosuoja-asetuksesta (EU) 2016/679.

Komissio suojaa henkilötietoja monenlaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Teknisillä toimenpiteillä pyritään varmistamaan verkkoturvallisuus ja pienentämään tietojen häviämisen, muuttamisen ja luvattoman käytön riskiä. Toimenpiteissä otetaan huomioon henkilötietojen käsittelystä johtuvat riskit ja käsiteltävien tietojen luonne. Hallinnollisilla toimenpiteillä varmistetaan, että pääsy henkilötietoihin on vain valtuutetuilla henkilöillä, joilla on perusteltu tarve saada tiedot käsittelyä varten.

Kenellä on pääsy henkilötietoihin ja kenelle tietoja luovutetaan?

Henkilötietoihin voivat tutustua niiden käsittelystä vastaavat komission työntekijät sekä – tiedonsaantitarpeen perusteella – muut valtuutetut työntekijät, mukaan lukien toimeksisaajan työntekijät. Kyseisen henkilöstön on noudatettava luottamuksellisuutta koskevien henkilöstösääntöjen mukaisia sopimuksia ja tarvittaessa myös muita lakisääteisiä salassapitosopimuksia.

Tietojen käsittelyyn osallistuva toimeksisaaja: ARHS Spikeseed S.A., 13, Boulevard du Jazz, 4370 Belvaux, Luxembourg, contract AO 10818 (maaliskuuhun 2027 saakka).

Mitkä ovat rekisteröidyn oikeudet ja miten niitä käytetään?

Rekisteröidyllä on asetuksen (EU) 2018/1725 III luvussa (14–25 artikla) säädetyt erityiset oikeudet, joihin kuuluvat etenkin oikeus saada pääsy henkilötietoihin, saada ne oikaistua tai poistettua sekä oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä. Lisäksi rekisteröidyllä on tietyin edellytyksin oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä sekä oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, joka suoritetaan lainmukaisesti 5 artiklan 1 kohdan a alakohdan nojalla.

Rekisteröity on suostunut antamaan henkilötietonsa julkaisutoimiston C.3-yksikölle (TED-tietokanta ja EU:n julkiset hankinnat) niiden käsittelyä varten. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle. Suostumuksen peruminen ei poista perumista edeltävän tietojen käsittelyn laillisuutta.

Näitä oikeuksia on mahdollista käyttää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tai riitatapauksissa tietosuojavastaavaan. Tarvittaessa voi kääntyä myös Euroopan tietosuojavaltuutetun puoleen. Yhteystiedot annetaan osiossa ”Henkilötietojen suoja: Yhteystiedot”.

Yhteen tai useampaan käsittelytoimeen liittyvässä oikeuksien käyttämistä koskevassa pyynnössä rekisteröidyn tulee antaa toimien kuvaus (eli rekisteriviite tai -viitteet jäljempänä kohdassa ”Lisätietoja” täsmennetyllä tavalla).

Lisätietoja

Komission tietosuojavastaava ylläpitää julkista rekisteriä kaikista komission suorittamista henkilötietojen käsittelytoimista, jotka on dokumentoitu ja joista on tehty ilmoitus tietosuojavastaavalle. Rekisteriin voi tutustua osoitteessa ec.europa.eu/dpo-register.

Tämä nimenomainen käsittelytoimi on kirjattu tietosuojavastaavan julkiseen rekisteriin seuraavalla viitteellä: DPR-EC-00452.

Henkilötietojen suoja: TEDin ilmoitukset

Johdanto

Euroopan komissio (jäljempänä ’komissio’) on sitoutunut suojaamaan henkilötietoja ja kunnioittamaan yksityisyyden suojaa. Kerätessään ja käsitellessään henkilötietoja komissio noudattaa 23.10.2018 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2018/1725 luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta (sekä asetuksen (EY) N:o 45/2001 kumoamisesta).

Tässä tietosuojaselosteessa selitetään, miksi ja miten henkilötietoja kerätään, käsitellään ja käytetään ja miten ne suojataan. Lisäksi siinä kuvataan palvelun käyttäjien oikeudet henkilötietojensa suhteen. Selosteessa on myös vastaavan rekisterinpitäjän, komission tietosuojavastaavan ja Euroopan tietosuojavaltuutetun yhteystiedot.

Seuraavassa esitetyt tiedot koskevat Euroopan unionin julkaisutoimiston C.3-yksikön (TED-tietokanta ja EU:n julkiset hankinnat) suorittamaa tietojenkäsittelytehtävää "TEDin ilmoitukset".

Miksi ja miten henkilötietoja käsitellään?

Tietojen käsittelyn tarkoitus: Julkaisutoimiston C.3-yksikkö (TED-tietokanta ja EU:n julkiset hankinnat) kerää ja käyttää henkilötietoja julkaistessaan hankintaviranomaisten (Euroopan unionin toimielimet, laitokset ja virastot, EU:n jäsenvaltioiden ja joissakin tapauksissa kolmansien maiden viranomaiset) tarjouskilpailuja, joissa on viranomaisten yhteystiedot, sekä ilmoituksia tarjouskilpailujen voittajista, joissa on voittajien yhteystiedot, Tenders Electronic Daily -verkkosivustolla (ted.europa.eu). Nämä hankintaviranomaisten ja tarjouskilpailujen voittajien yhteystiedot ovat edellytys julkisia hankintoja koskevien menettelyjen asianmukaiselle hoitamiselle. Joissakin tapauksissa ne sisältävät henkilötietoja. TED-palvelu käyttää yhteystietoja tarpeen mukaan myös viestintään hankintaviranomaisten kanssa ja lähettääkseen niille linkit julkaistuihin ilmoituksiin todisteeksi niiden julkaisemisesta.

Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon, kuten profilointiin.

Millä oikeudellisilla perusteilla henkilötietoja käsitellään?

Henkilötietoja käsitellään, koska:

• käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai unionin toimielimelle tai muulle unionin elimelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi; ja
• käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Käsittelyn muut oikeusperustat:

• Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU, Euratom) 2018/1046, annettu 18 päivänä heinäkuuta 2018, unionin yleiseen talousarvioon sovellettavista varainhoitosäännöistä
• Komission täytäntöönpanoasetus (EU) 2019/1780, annettu 23 päivänä syyskuuta 2019, vakiolomakkeiden vahvistamisesta julkisiin hankintoihin liittyvien ilmoitusten julkaisemista varten ja täytäntöönpanoasetuksen (EU) 2015/1986 kumoamisesta (sähköiset lomakkeet)
• Komission täytäntöönpanoasetus (EU) 2015/1986, annettu 11 päivänä marraskuuta 2015, vakiolomakkeiden vahvistamisesta julkisiin hankintamenettelyihin liittyvien ilmoitusten julkaisemista varten
• Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi 2014/23/EU, annettu 26 päivänä helmikuuta 2014, käyttöoikeussopimusten tekemisestä
• Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi 2014/24/EU, annettu 26 päivänä helmikuuta 2014, julkisista hankinnoista
• Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi 2014/25/EU, annettu 26 päivänä helmikuuta 2014, vesi- ja energiahuollon sekä liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista
• Euroopan parlamentin, neuvoston, komission, yhteisöjen tuomioistuimen, tilintarkastustuomioistuimen, Euroopan talous- ja sosiaalikomitean ja alueiden komitean päätös 2009/496/EY, Euratom, tehty 26 päivänä kesäkuuta 2009, Euroopan unionin julkaisutoimiston organisaatiosta ja toiminnasta.

Lisäksi sovelletaan alakohtaista lainsäädäntöä.

Mitä henkilötietoja kerätään ja käsitellään?

Julkaisutoimiston C.3-yksikkö (TED-tietokanta ja EU:n julkiset hankinnat) voi kerätä seuraavia henkilötietojen ryhmiä voidakseen suorittaa tietojenkäsittelytehtävänsä:

Hankintailmoitukset:

• yhteyshenkilö (henkilön ammattinimike tai etunimi ja sukunimi)
• työosoite
• työsähköpostiosoite
• ammattimainen verkkosivusto
• työpuhelinnumero
• työfaksinumero
• suunnittelukilpailun valintalautakunnan jäsenen tai osallistujan nimi.

Jälki-ilmoitukset:

• tarjoajan tai sopimuspuolen nimi (organisaatio tai fyysinen henkilö)
• yhteyshenkilö (henkilön ammattinimike tai etunimi ja sukunimi)
• työosoite
• työsähköpostiosoite
• ammattimainen verkkosivusto
• työpuhelinnumero
• työfaksinumero.

Miten kauan henkilötietoja säilytetään?

Julkaisutoimiston C.3-yksikkö (TED-tietokanta ja EU:n julkiset hankinnat) säilyttää henkilötietoja ainoastaan niin pitkään kuin on tarpeen, jotta se voi täyttää niiden keräämisen ja käsittelyn tarkoituksen, eli 10 vuoden ajan TED-verkkosivustolla. Sen jälkeen ilmoitukset arkistoidaan historialliseen sisäiseen arkistoon, joka ei ole julkinen.

Miten henkilötiedot suojataan?

Kaikki sähköisessä muodossa olevat henkilökohtaiset tiedot (sähköpostiviestit, asiakirjat, tietokannat, verkkoon ladatut tiedot yms.) tallennetaan Euroopan komission tai sen toimeksisaajien palvelimille. Kaikessa tietojen käsittelyssä sovelletaan 10.1.2017 annettua komission päätöstä (EU, Euratom) 2017/46, joka koskee viestintä- ja tietojärjestelmien turvallisuutta Euroopan komissiossa.

Kun komission toimeksisaajat käsittelevät tietoja komission lukuun, niiden on noudatettava erityistä sopimuslauseketta sekä salassapitovelvoitteita, jotka johtuvat yleisestä tietosuoja-asetuksesta (EU) 2016/679.

Komissio suojaa henkilötietoja monenlaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Teknisillä toimenpiteillä pyritään varmistamaan verkkoturvallisuus ja pienentämään tietojen häviämisen, muuttamisen ja luvattoman käytön riskiä. Toimenpiteissä otetaan huomioon henkilötietojen käsittelystä johtuvat riskit ja käsiteltävien tietojen luonne. Hallinnollisilla toimenpiteillä varmistetaan, että pääsy henkilötietoihin on vain valtuutetuilla henkilöillä, joilla on perusteltu tarve saada tiedot käsittelyä varten.

Kenellä on pääsy henkilötietoihin ja kenelle tietoja luovutetaan?

Henkilötietoihin voivat tutustua niiden käsittelystä vastaavat komission työntekijät sekä – tiedonsaantitarpeen perusteella – muut valtuutetut työntekijät, mukaan lukien toimeksisaajan työntekijät. Kyseisen henkilöstön on noudatettava luottamuksellisuutta koskevien henkilöstösääntöjen mukaisia sopimuksia ja tarvittaessa myös muita lakisääteisiä salassapitosopimuksia.

Mitkä ovat rekisteröidyn oikeudet ja miten niitä käytetään?

Rekisteröidyllä on asetuksen (EU) 2018/1725 III luvussa (14–25 artikla) säädetyt erityiset oikeudet, joihin kuuluvat etenkin oikeus saada pääsy henkilötietoihin, saada ne oikaistua tai poistettua sekä oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä. Lisäksi rekisteröidyllä on tietyin edellytyksin oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä sekä oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, joka suoritetaan lainmukaisesti 5 artiklan 1 kohdan a alakohdan nojalla.

Näitä oikeuksia on mahdollista käyttää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tai riitatapauksissa tietosuojavastaavaan. Tarvittaessa voi kääntyä myös Euroopan tietosuojavaltuutetun puoleen. Yhteystiedot annetaan osiossa ”Henkilötietojen suoja: Yhteystiedot”.

Yhteen tai useampaan käsittelytoimeen liittyvässä oikeuksien käyttämistä koskevassa pyynnössä rekisteröidyn tulee antaa toimien kuvaus (eli rekisteriviite tai -viitteet jäljempänä kohdassa ”Lisätietoja” täsmennetyllä tavalla).

Lisätietoja

Komission tietosuojavastaava ylläpitää julkista rekisteriä kaikista komission suorittamista henkilötietojen käsittelytoimista, jotka on dokumentoitu ja joista on tehty ilmoitus tietosuojavastaavalle. Rekisteriin voi tutustua osoitteessa ec.europa.eu/dpo-register.

Tämä nimenomainen käsittelytoimi on kirjattu tietosuojavastaavan julkiseen rekisteriin seuraavalla viitteellä: DPR-EC-00453.

Henkilötietojen suoja: Yhteystiedot

• Rekisterinpitäjä TED-verkkosivuston käyttäjien rekisteröintiä ja TED-ilmoituksia koskevien käsittelytoimien osalta
  • Jos rekisteröity haluaa käyttää asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisia oikeuksiaan tai hänellä on kysymyksiä, kommentteja tai ongelmia tai jos hän haluaa tehdä valituksen henkilötietojensa keräämisestä ja käytöstä, hän voi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään eli julkaisutoimiston C.3-yksikköön (TED-tietokanta ja EU:n julkiset hankinnat): info@publications.europa.eu.

• Komission tietosuojavastaava
  • Rekisteröity voi ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaan (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) asioissa, jotka liittyvät asetuksen (EU) 2018/1725 mukaiseen henkilötietojen käsittelyyn.

• Euroopan tietosuojavaltuutettu (EDPS)
  • Rekisteröity voi tehdä kantelun Euroopan tietosuojavaltuutetulle (edps@edps.europa.eu), jos hän katsoo, että rekisterinpitäjän suorittama henkilötietojesi käsittely on johtanut asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisten oikeuksien loukkaamiseen.